Comment s’assurer de recevoir des candidatures qualifiées via un programme de cooptation ?

19% : c’est le taux moyen d’embauche des candidats remontés par la solution digitale de cooptation Basile, « ce qui signifie qu’un recruteur n’aura qu’à éplucher cinq CV pour recruter une personne, résume César Recher co-fondateur de la solution. Même s’il ne faut pas oublier qu’une politique de recrutement efficace associe plusieurs moyens de sourcing complémentaires : jobboards, sites carrières, cabinets de recrutement, cooptation. Car il y a des recrutements que vous ne ferez pas via la cooptation et des recrutements que vous ne ferez pas via un jobboard. »

La cooptation permet, en particulier, de sourcer des profils pénuriques, qui ne sont pas en recherche active d’emploi. « Le meilleur moyen de toucher ces candidats en poste, très sollicités par les recruteurs et les chasseurs de tête, c’est qu’un copain ou un ancien collègue leur dise : ‘’Tu sais, je pense que tu te plairais dans ma boîte : il y a de supers projets, une ambiance au top, on est bien payés’’ », témoigne César.

Pourquoi les candidatures recommandées par un collaborateur sont-elles souvent plus qualifiées que la moyenne ? Tout d’abord parce qu’un coopteur recommande rarement un candidat en qui il n’a pas confiance : « Personne n’a envie de passer auprès d’un recruteur ou de son manager pour celui qui lui a présenté un profil catastrophique ! » Au-delà de la volonté de transmettre une bonne candidature, le collaborateur dispose d’une double connaissance dont ne bénéficie aucun recruteur ni chasseur de têtes : celle du poste et celle du candidat. Il connaît à la fois les hard skills et les soft skills requises pour le poste et l’ambiance de l’entreprise, mais aussi les compétences techniques et la personnalité du candidat. Ce qui en fait le mieux placé pour savoir si les deux sont compatibles.

Vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté afin d’optimiser la qualité de vos recrutements par cooptation ? Suivez ces quatre conseils !

Animez votre programme de cooptation à travers des actions de communication

Faire vivre votre programme de cooptation nécessite de mettre en place un plan de communication, qui ne sera pas le même en fonction de votre degré de maturité sur le sujet.

Evangéliser les novices

Si le concept est nouveau pour vous, vous devrez d’abord faire preuve de pédagogie auprès de vos équipes : « Dans certains secteurs d’activité, comme le BTP, une large majorité de collaborateurs n’a jamais entendu parler de la cooptation, explique César. Il faut donc commencer par évangéliser les salariés : qu’est-ce que la cooptation ? Quels sont les avantages pour eux (possibilité de travailler avec un ami, d’aider un ami à trouver du travail, de gagner une récompense) ? Pour l’entreprise (faciliter des recrutements compliqués, recevoir des candidatures qualifiées…) ? »

Inutile, en revanche, de revenir aux basiques si vous pratiquez la cooptation depuis dix ans !

Communiquer régulièrement sur les offres d’emploi à pourvoir

Quel que soit votre historique en matière de cooptation, l’étape incontournable de tout plan de communication est d’informer régulièrement vos collaborateurs des offres d’emploi à pourvoir. « L’idéal est de partager avec eux une sélection de cinq ou six nouvelles offres, à intervalle régulier, par exemple tous les quinze jours », conseille César. Une communication à personnaliser en fonction du profil du collaborateur : « L’algorithme de matching de Basile permet de flécher des offres susceptibles d’intéresser le réseau du salarié en question. Si vous êtes recruteur chez Carrefour, vous n’allez pas demander à un caissier basé à Metz s’il connaît un Data Scientist qui pourrait travailler au siège de Massy ! »

Informer les collaborateurs de votre actualité de recrutement

Deux à trois fois par an, en fonction de l’actualité de recrutement, vous pouvez organiser des challenges de cooptation à l’échelle de l’entreprise. Une communication globale qui a du sens si vous avez de forts enjeux sur la recherche de profils pénuriques, comme des commerciaux ou des professionnels IT. Le principe ? Associer l’ensemble des collaborateurs pour participer à cet effort collectif sur un temps restreint, avec des primes ou des lots exceptionnels à la clef.

Quels canaux de communication privilégier ?

Lorsque les collaborateurs disposent d’une adresse mail professionnelle et passent une grande partie de leurs journées devant l’ordinateur, le co-fondateur de Basile recommande de privilégier le mail.

Mais, si les collaborateurs sont sur le terrain et, à plus forte raison, s’ils n’ont pas d’adresse mail professionnelle, il est important de déployer un dispositif de communication offline : affiches, flyers, cartes de visite, livrets d’accueil, comprenant des QR codes. En les scannant, les salariés peuvent télécharger l’application du programme de cooptation sur leur téléphone pour être informés en temps réel des offres d’emploi en ligne via des notifications. Dans cette communication de terrain, les managers de proximité ont un rôle prépondérant à jouer, il faut donc les impliquer tôt dans votre stratégie afin qu’ils puissent répondre aux questions de leur équipe.

Donnez aux nouveaux collaborateurs le réflexe de la cooptation

Vous avez tout intérêt à communiquer sur votre programme de cooptation dès la phase d’onboarding de vos nouvelles recrues. « Le sujet a toute sa place dans un point RH où sont présentés les congés payés, les tickets resto, la participation de l’entreprise aux abonnements de transport etc. car la cooptation est perçue comme un avantage par les collaborateurs », détaille le co-fondateur de Basile. Selon lui, il est important d’embarquer rapidement les nouveaux collaborateurs, dont le réseau tout frais constitue une ressource précieuse pour les recruteurs.

Demandez au coopteur les bonnes informations en fonction de vos objectifs de recrutement

Un excellent moyen de maximiser la qualité des candidatures cooptées est de s’interroger sur les informations pertinentes à demander au coopteur sur le portail de cooptation. Elles dépendent de vos objectifs de recrutement :

• Si vous souhaitez recevoir un maximum de CV, le formulaire à renseigner par le coopteur doit aller à l’essentiel : prénom, nom, email et à la rigueur le CV du candidat.
• A l’extrême inverse, si votre marque employeur très forte et que vous passez un temps fou à trier les CV reçus pour sortir du lot des candidats de qualité, il faut étoffer votre formulaire. En demandant, par exemple, au coopteur comment il connaît la personne recommandée (professionnellement, personnellement ou via un tiers), pourquoi il la recommande, quelles sont ses qualités.

« La majorité des entreprises optent pour un formulaire à mi-chemin entre ces deux extrêmes », explique César.

Expliquez en toute transparence pourquoi un candidat coopté n’a pas été retenu

Manque d’expérience, absence d’une compétence clé, personnalité incompatible avec le reste de l’équipe, prétentions salariales trop élevées… quelle que soit la raison du refus, soyez transparent avec le coopteur pour ne pas doucher ses futurs élans de cooptation : « Notre solution envoie automatiquement un feedback au coopteur en expliquant que le candidat a été reçu en entretien et que sa candidature a été rejetée pour tel ou tel motif. Avec une fonctionnalité qui permet au coopteur de contacter le recruteur s’il souhaite avoir plus de détails sur la cause du refus. »

Retrouvez toutes les informations pour faire de votre programme de cooptation un succès dans le guide Basile !