Comment calculer une prime de licenciement : le guide pour les RH

Vous envisagez de licencier un salarié et vous vous demandez s’il a droit à une indemnité de licenciement ? Vous ne savez pas comment la calculer, quels contrats sont concernés, quels types de licenciement existent et quelle procédure suivre ? Vous ne connaissez pas les risques auxquels vous vous exposez en cas de non-respect du cadre légal ? On vous explique tout dans cet article !

Les types de contrats concernés par le licenciement

L’indemnité de licenciement concerne uniquement les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI). Un salarié en contrat à durée déterminée (CDD) n’y a donc pas droit. En revanche, en cas de rupture anticipée de son contrat (hors faute grave ou lourde), vous devrez lui verser des dommages et intérêts au moins équivalents aux salaires qu’il aurait perçus jusqu’à la fin initiale de son contrat. Il en va de même si la rupture est liée à un cas de force majeure.

Les différents types de licenciement

En tant qu’employeur, vous devez impérativement justifier d’une cause réelle et sérieuse pour licencier un salarié en CDI. À défaut, le licenciement risque d’être requalifié en licenciement abusif par le conseil de prud’hommes.

Pour qu’un licenciement repose sur une cause « réelle et sérieuse », celle-ci doit être fondée sur des faits réels, précis, concrets, avérés et suffisamment importants pour justifier la rupture du contrat de travail, notamment s’ils perturbent le bon fonctionnement de l’entreprise. Il existe différentes raisons possibles pour licencier un salarié :

1.      Licenciement pour motif personnel

Le licenciement pour motif personnel repose sur des raisons qui sont directement liées au salarié. Il regroupe deux branches :

• Le licenciement non-disciplinaire basé sur des causes telles que :
  • L’insuffisance professionnelle
  • L’insuffisance de résultat
  • La maladie conduisant à un dysfonctionnement de l’entreprise
  • L’inaptitude déclarée par le médecin du travail
  • Plus rarement, lorsque la vie privée du salarié trouble le bon fonctionnement de l’entreprise.
• Le licenciement disciplinaire pour faute simple, grave ou lourde :
  • Licenciement pour faute simple : un licenciement pour faute simple correspond à un manquement léger aux obligations du salarié, tel que des retards répétés, quelques absences injustifiées ou un non-respect régulier des consignes de travail. Bien que la faute simple puisse justifier un licenciement, elle n’entraîne pas de sanctions disciplinaires sévères. Le salarié conserve son droit au préavis ainsi qu’à l’indemnité de licenciement.
  • Licenciement pour faute grave : le licenciement pour faute grave est lié à des comportements particulièrement graves de la part du salarié. Par exemple : des absences injustifiées à répétition, des vols dans l’entreprise, un état d’ivresse sur les heures de travail, des insubordinations majeures ou des violences ou des négligences qui portent atteinte à la sécurité des autres employés ou à l’entreprise. En résumé, il s’agit d’une situation où le salarié manque à ses obligations envers son employeur, et dont l’attitude rend impossible son maintien dans l’entreprise, même le temps du préavis. Le salarié perd donc son droit à indemnité de licenciement. Il est très important de disposer d’une preuve solide et d’avoir suivi la procédure disciplinaire adéquate avant de procéder à ce type de licenciement, afin d’éviter des poursuites pour licenciement abusif.
  • Licenciement pour faute lourde : la faute lourde résulte d’un acte volontaire du salarié, généralement avec l’intention de nuire à l’entreprise (sabotage, dégradations, violences, détournement de clientèle, divulgation d’informations confidentielles…). Elle constitue le niveau de faute le plus grave. Le salarié n’effectue pas son préavis et perd son droit aux indemnités de licenciement. Là encore, ce type de licenciement doit être justifié par des faits irréfutables, et l’employeur doit avoir mis en place une procédure de sanction disciplinaire stricte.

2.      Licenciement pour motif économique

Le licenciement économique se produit en cas de difficultés économiques de l’entreprise, de nécessité de réorganiser les services ou de fermeture d’un site. Pour opter pour ce type de licenciement, les employeurs doivent non seulement prouver une cause réelle et sérieuse, mais également que la situation économique de l’entreprise justifie cette mesure. Cela peut inclure :

• Des difficultés économiques, par exemple une baisse de commandes, du chiffre d’affaires, une perte d’exploitation, une dégradation de la trésorerie…
• Des mutations technologiques conduisant à une suppression ou une transformation de l’emploi ou à une modification du contrat de travail refusée par le salarié
• Une réorganisation nécessaire à la sauvegarde de sa compétitivité
• Une cessation définitive de son activité.

Avant tout licenciement, l’employeur a l’obligation de mettre en place des mesures de prévention et d’accompagnement des salariés ou encore de proposer un reclassement interne à ses salariés.

Procédure de licenciement pour motif personnel : les obligations de l’employeur

Lorsqu’un employeur souhaite licencier un salarié, il doit respecter une procédure précise, qu’il s’agisse d’un licenciement pour motif disciplinaire ou non.

1.      La convocation à l’entretien préalable et respect d’un délai

Avant toute décision de licenciement, l’employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable. Cette convocation est envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge.

La convocation doit préciser clairement :

• L’objet de l’entretien
• La date, l’heure et le lieu de l’échange
• La possibilité pour le salarié d’être assisté par un collègue, un conseiller ou un représentant du personnel, si l’entreprise en dispose.

Une fois la convocation réceptionnée par le salarié, l’employeur a l’obligation de respecter un délai d’au minimum cinq jours ouvrables avant l’entretien.

À noter que dans le cas d’une faute grave ou lourde, l’employeur peut décider de mettre à pied le salarié le temps de la procédure et doit en informer ce dernier à l’oral ou à l’écrit.

2.      L’entretien préalable

Une fois le délai écoulé, l’entretien préalable peut avoir lieu à la date, l’heure et le lieu indiqués dans la convocation.

L’employeur ou son représentant reçoit alors le salarié, ainsi que la personne l’accompagnant si nécessaire, afin de lui exposer les motifs de la décision envisagée et de recueillir ses explications.

Il est important de noter que le salarié n’est pas tenu d’assister à cet entretien. Son absence ne peut pas lui être reprochée, mais elle n’empêche pas l’employeur de poursuivre la procédure.

3.      Rédaction et envoi de la lettre de licenciement

Si telle est sa décision finale, l’employeur a l’obligation de rédiger un courrier précisant le motif du licenciement. La lettre doit être signée par l’employeur ou son représentant, avant d’être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’adresse postale du salarié, et passé un délai de deux jours ouvrables suivant l’entretien.

Lorsqu’il s’agit d’un motif non disciplinaire, aucun délai maximum légal n’est imposé à l’employeur pour l’envoi de la lettre. En revanche, en cas de motif disciplinaire, l’employeur dispose d’un délai maximum d’un mois après l’entretien pour l’envoyer.

4.      Précision du motif de licenciement

Après réception de la lettre de licenciement, l’employeur ou le salarié peuvent demander une précision du motif du licenciement dans un délai maximum de 15 jours.

Pour cela, le salarié doit adresser sa demande par lettre recommandée avec accusé de réception (RAR) ou la remettre en main propre contre récépissé. L’employeur dispose alors de 15 jours à compter de la demande pour apporter d’éventuelles modifications, qu’il doit notifier par RAR ou remise contre récépissé.

5.      Délai de préavis

Selon le motif du licenciement, le salarié peut être tenu d’effectuer un préavis ou en être dispensé :

• Motif non disciplinaire : le préavis commence à la réception de la lettre de licenciement. Toutefois, le salarié peut en être dispensé dans certains cas, notamment sur décision de l’employeur, en cas de licenciement pour inaptitude, de force majeure ou d’impossibilité d’exécuter le préavis.
• Motif disciplinaire :
  • Faute simple : le préavis débute à la réception de la lettre de licenciement, sauf en cas de dispense de l’employeur ou d’impossibilité pour le salarié de l’effectuer.
  • Faute grave ou lourde : aucun préavis n’est effectué et le contrat prend fin immédiatement à la notification du licenciement.

Sauf en cas de faute grave ou lourde, le salarié licencié bénéficie d’un préavis dont la durée dépend de son ancienneté et des dispositions de la convention collective. L’employeur doit veiller à son respect.

Calcul de l’indemnité légale de licenciement

L’employeur est tenu de verser une indemnité de licenciement à tous les salariés, sauf en cas de faute grave ou lourde si aucune disposition conventionnelle, contractuelle ou usuelle ne l’exige.

Une seconde condition sine qua non s’applique : pour y prétendre, le salarié doit justifier d’au moins 8 mois d’ancienneté ininterrompus au sein de l’entreprise. L’ancienneté est calculée à partir du premier jour travaillé jusqu’à la date d’envoi de la lettre de licenciement.

Le montant de l’indemnité varie en fonction du salaire brut de référence et de l’ancienneté du salarié.

Calculer le salaire brut de référence du salarié

Le calcul du salaire brut de référence repose sur deux méthodes, l’employeur étant tenu de choisir la plus avantageuse pour le salarié :

• La moyenne des 12 derniers mois précédant le licenciement
• La moyenne des 3 derniers mois, en intégrant les primes et gratifications. Si le salarié a perçu une prime annuelle, celle-ci doit être proratisée en fonction du temps de travail effectué sur cette période.

Calculer l’ancienneté du salarié

L’ancienneté du salarié est calculée de son premier jour de travail jusqu’au dernier jour de son préavis. En cas d’année incomplète, l’indemnité doit être calculée au prorata du temps de présence.

Ancienneté inférieure à 10 ans

L’indemnité de licenciement ne peut pas être inférieure à ¼ de mois de salaire par année d’ancienneté.

Exemple : un salarié a travaillé 5 ans et 8 mois dans votre entreprise. Son salaire de référence est de 2 400€. Le calcul de l’indemnité est le suivant : (2 400 x ¼ x 5) + (2 400 x ¼ x (8/12) = 3 400€.

Si un salarié a successivement travaillé à temps plein puis à temps partiel, ou inversement, l’indemnité de licenciement doit être calculée au prorata de chaque période.

Exemple : un salarié a travaillé 3 ans à temps plein puis 2 ans à temps partiel. Son salaire de référence à mi-temps est de 1  200 €, soit 2 400 € à temps plein. Le calcul de l’indemnité est le suivant : (2 400 x ¼ x 3) + (1 200 x ¼ x 2) = 2 400€.

Attention cependant, si un salarié est licencié pendant un congé parental à temps partiel, l’indemnité doit être calculée sur les revenus qu’il percevait à temps plein.

Ancienneté supérieure à 10 ans

Lorsque l’ancienneté d’un salarié dépasse 10 années, l’indemnité doit être égale à :

• ¼ de son salaire de référence pour les 10 premières années
• 1/3 de son salaire de référence pour les années suivantes.

Exemple : un salarié a travaillé 13 ans dans votre entreprise. Son salaire de référence est de 2 600€. Le calcul de l’indemnité est le suivant : (2 600 x ¼ x 10) + (2 600 x 1/3 x 3) = 9 100€.

La même logique s’applique aux passages de temps plein à temps partiel (et inversement), ainsi qu’aux périodes de congé parental.

Les indemnités conventionnelles

Certaines conventions collectives ou accords d’entreprise peuvent prévoir des indemnités de licenciement plus élevées que l’indemnité légale. En tant qu’employeur, vous devez toujours vérifier les dispositions prévues dans les accords applicables à votre entreprise.

Les risques juridiques liés à un licenciement mal exécuté

Un licenciement mal géré peut entraîner de lourdes conséquences pour l’employeur. Si la procédure n’est pas respectée, le salarié peut saisir le tribunal et demander des indemnités pour licenciement abusif. Il est donc essentiel de respecter scrupuleusement les règles du Code du travail, les conventions collectives, et les procédures internes pour minimiser les risques de contentieux.

Les conséquences d’un licenciement abusif peuvent être particulièrement coûteuses : indemnités compensatrices, dommages et intérêts pour préjudice moral ou encore réintégration du salarié dans l’entreprise.

En résumé :

• Conditions d’éligibilité à l’indemnité de licenciement :
  • Concernent uniquement les salariés en CDI
  • Le salarié doit avoir au moins 8 mois d’ancienneté ininterrompue dans l’entreprise.
• Types de licenciement :
  • Pour être justifié, un licenciement doit s’appuyer sur une cause « réelle et sérieuse », être précis, concret et avéré
  • Licenciement pour motif personnel : faute (simple, grave, lourde), insuffisance professionnelle, de résultat, maladie, inaptitude…
  • Licenciement pour motif économique : difficultés économiques, mutations technologiques, réorganisation, cessation définitive.
• Procédure de licenciement :
  • Convocation à l’entretien préalable et respect d’un délai : envoi de la convocation puis respect d’un délai de 5 jours ouvrables minimum avant l’entretien
  • Entretien préalable : l’employeur expose les motifs, le salarié peut être assisté
  • Rédaction et envoi de la lettre de licenciement : l’employeur envoie la lettre après au minimum de 2 jours ouvrables suivant l’entretien
  • Délai de préavis : selon le motif, le salarié effectue un préavis ou en est dispensé (sauf faute grave/lourde).
• Calcul de l’indemnité légale de licenciement :
  • L’indemnité varie selon l’ancienneté et le salaire brut de référence
  • Ancienneté inférieure à 10 ans : ¼ de mois de salaire par année d’ancienneté
  • Ancienneté supérieure à 10 ans : ¼ de mois de salaire pour les 10 premières années, puis 1/3 de mois pour les années suivantes.
• Indemnités conventionnelles :
  • Certaines conventions collectives ou accords d’entreprise peuvent prévoir des indemnités plus élevées que l’indemnité légale.
• Risques juridiques :
  • Le non-respect de la procédure peut conduire à une requalification du licenciement en un licenciement abusif
  • Les conséquences peuvent inclure des indemnités compensatrices, des dommages et intérêts pour préjudice moral, voire la réintégration du salarié.