10 questions à vous poser pour organiser une réunion efficace (et supprimer les réunions inutiles)

« Je ne sais pas ce que je fais là », « Cette réunion n’a servi à rien », « On a parlé de tout sauf du sujet à l’ordre du jour » : voici quelques-uns des reproches les plus fréquemment formulés à l’issue d’une réunion.

Dans son livre*, Louis Vareille donne des pistes pour soigner ce mal qui touche de nombreuses entreprises : la réunionite, qu’il définit comme une « maladie collective dont le symptôme principal est l’organisation désordonnée et compulsive de réunions ». Quel remède à cela ? Il suffit de se poser les bonnes questions.

1. Quel est l’objectif de la réunion ?

Afin de répondre correctement à cette question, l’auteur invite les organisateurs d’une réunion à se demander : « Qu’est-ce qui me fera dire que le temps que nous allons consacrer à cette réunion d’information aura été bien utilisé ? »

Cela évite notamment de confondre objectifs et sujets de la réunion : « Discuter des salaires est un sujet. Avoir défini le niveau moyen d’augmentation de la masse salariale pour l’année à venir est un objectif », illustre Louis Vareille.

Cet objectif doit être formulé le plus en amont possible du rendez-vous et être inscrit à l’ordre du jour afin que tous les participants en soient informés. Seule exception : lors de réunions de crise, non anticipées, l’objectif sera présenté au début de la discussion.

2. Qui y participe ?

De manière assez logique, plus on est de participants en réunion, moins on décide et moins on produit. Par conséquent, invitez des personnes dont la présence est absolument nécessaire à l’accomplissement de l’objectif que vous vous êtes fixé.

Le nombre de participants à la réunion dépend de l’objectif poursuivi. Selon un article de la Harvard Business Review, il faut convier au maximum 8 collaborateurs pour une réunion entraînant une prise de décision, 18 pour une discussion devant générer des idées et 1 800 pour une rencontre visant à partager une information.

Pour gérer la frustration ou ménager les egos des personnes qui n’ont pas été conviées à la réunion, l’auteur conseille de communiquer ouvertement sur la tenue des réunions, de solliciter des contributions des équipes, en amont, et de tenir informées les personnes concernées par le sujet de la réunion en leur envoyant un compte-rendu.

3. Que faut-il préparer ?

Le meilleur moyen pour donner envie aux participants de venir à la réunion et de la préparer est de présenter les différents sujets et objectifs de celle-ci dans un ordre du jour. Une bonne méthode est de les lister sous forme de questions : « Comment faire pour rattraper le retard de 5% pris au premier semestre ? », « quelle augmentation de budget consacrer à la formation des managers l’an prochain ? »

L’organisateur peut aussi envoyer, au préalable, des documents (compte-rendu de la précédente réunion, graphiques, données…). L’astuce du fondateur d’Amazon, Jeff Bezos : faire tenir en 6 pages (au plus) le contenu de la réunion (schémas inclus) et consacrer les vingt premières minutes à la lecture silencieuse du document avant d’ouvrir la discussion.

Celui qui anime la réunion doit aussi assurer la préparation logistique et technologique : connexion, matériel mis à disposition, pour rendre la réunion plus fluide.

4. Comment débuter ?

Rien de plus improductif qu’une réunion où les participants s’ennuient ! Pour que chacun se sente embarqué dès le départ, l’animateur peut faire un tour de table après avoir rappelé l’objectif de la réunion et son heure de fin.

Pour les réunions où les participants ne se connaissent pas, une présentation rapide de chaque personne s’impose. D’autres options existent pour les points récurrents : « quel mot décrit le mieux votre état d’esprit aujourd’hui ? », « quel est votre niveau d’énergie actuel sur une échelle de 1 à 10 ? » …

5. Comment faire participer tout le monde ?

L’animateur doit veiller à ce que toutes les personnes présentes contribuent à l’échange. Si vous avez bien choisi les participants, il y a fort à parier que chacun a un avis sur la question. Or, certains collaborateurs seront peut-être moins à l’aise pour s’imposer à l’oral face à des personnalités plus extraverties. Vous pouvez alors varier les outils et les formats pour recueillir tous les points de vue : ateliers en petits groupes, passage par l’écrit, outils de sondage ou de chat pour les réunions à distance…

Pour éviter la cacophonie, il peut être utile d’instaurer des règles : ne pas interrompre les collègues, s’écouter, fixer un ordre de parole ou un temps de parole… Vous pouvez aussi impliquer diversement vos collègues en leur attribuant un rôle : scribe, maître du temps…

6. Que décidons-nous ?

La décision peut prendre différentes formes :

• Le résultat d’un choix entre plusieurs options : un visuel pour un plan de communication, un lieu pour un séminaire…
• Un plan d’action : personne à contacter, programme de formation à enclencher, dossier à monter…
• Une non-décision ou une décision partielle et les actions à mettre en œuvre pour lever les doutes, demander davantage d’informations…

7. Qui fait quoi pour quand ?

Louis Vareille préconise d’envoyer, peu de temps après, un relevé de décision concis aux participants. Celui-ci listera les missions qui incombent à chacun ainsi qu’une deadline pour les mener à bien. Ainsi, les participants auront le sentiment que la réunion a été fructueuse.

8. Qu’avons-nous pensé de la réunion ?

La question peut être posée à l’issue de toute réunion pour l’évaluer. Cela permet de recueillir une dernière fois le point de vue de tous les collaborateurs et d’identifier les axes d’amélioration. Les approches agiles ont adopté une méthode pour recueillir ce feedback : le ROTI (Return On time Invested) : chaque participant note de 1 (inutile) à 5 (excellente) la réunion et commente ensuite son choix en moins de trente seconde.

9. Que puis-je faire pour influencer la réunion ?

Si l’objectif manque de clarté, que vous ne comprenez pas ce que l’organisateur attend de vous, ou que vous manquez d’une information, n’hésitez pas à poser la question : « Qu’attends-tu de moi pendant cette réunion ? », « Je ne connais pas tout le monde, peut-on faire un tour de table ? », « On peut se redire ce qu’on a décidé ? »

« L’expérience montre que ces pichenettes, données de manière bienveillante et subtile, peuvent transformer une réunion mal ficelée, voire vous valoir des commentaires intéressants (soutien, soulagement, gratitude), plus tard », explique l’auteur.

10. Avons-nous vraiment besoin d’une réunion ?

Alors qu’aujourd’hui, en entreprise, une majorité de sujets sont débattus lors de réunions, qu’elles soient en présentiel, à distance ou hybride, Louis Vareille invite à s’interroger sur la pertinence de prendre certaines décisions de manière asynchrone.

C’est ce qu’a décidé la start-up Alan, qui a supprimé toutes ses réunions et utilise une application collaborative pour communiquer. Selon son CEO, cette option radicale offre plusieurs avantages : la préservation du travail des équipes, qui ne sont pas interrompues sans cesse par des réunions, une clarification des questions posées par écrit, la contribution d’un plus grand nombre de personnes, l’archivage qui offre une plus grande transparence. Si cette formule ne conviendra certainement pas à toutes les entreprises, la question de savoir si tel sujet peut être tranché hors réunion mérite d’être posée partout et à tout moment ! Faites le test !

*La Réunionite ça suffit ! de Louis Vareille, éd. Eyrolles, 166p., 15€