10 astuces de recruteurs pour répondre à tous vos candidats
Parce qu’une réponse, quelle qu’elle soit, sera toujours mieux reçue par le candidat qu’un silence du recruteur.
Manque de temps, montagne de candidatures reçues, crainte de détériorer l’image de l’entreprise… Les recruteurs ont pléthore de raisons de ne pas répondre aux candidats qu’ils ne retiennent pas. Et pourtant, cette réponse est un élément capital d’une expérience de recrutement réussie : 93% des candidats disent attendre un retour lorsqu’ils ne sont pas retenus*. Alors, comment faire pour ne pas générer de frustration, voire de ressentiment chez le candidat, et soigner la réputation de votre entreprise, sans perdre un temps fou ? Nous sommes allés demander à plusieurs recruteurs leurs meilleurs astuces pour répondre à 100% des candidatures !
1. Centralisez toutes les candidatures dans un ATS
« C’est le b.a.-ba et pourtant, en 2025, toutes les entreprises ne disposent pas d’un outil de gestion des candidatures », constate Charlène Hemery, fondatrice et présidente de Talent Catcher. Si vous en utilisez, encore faut-il qu’il soit bien paramétré pour éviter que certaines candidatures ne se perdent dans la nature : « Bien configurer son ATS permet de ne pas perdre le fil, assure Marie-Sophie Zambeaux, fondatrice de ReThink RH. Mieux vaut peu de statuts, mais des statuts clairs et bien utilisés (nouveau, préqualification, 1er entretien…). Ensuite, il faut que chaque statut déclenche une action de suivi automatique : mail, tag, relance…). »
2. Créez des messages de réponse pour chaque motif de refus
« J’ai bien conscience que l’on ne peut pas encore répondre individuellement à des milliers de candidats (et encore j’ai bon espoir que l’IA nous permette d’atteindre cet eldorado !). Néanmoins, on peut se créer une base d’une vingtaine de messages de réponse dans laquelle on pioche pour répondre à tous », conseille Charlène Hémery.
Même stratégie du côté de Nicolas Tourneur, DRH à temps partagé et consultant RH : « Avec l’aide de ChatGPT, j’ai créé une quinzaine de messages de réponses qui ressemblent à ma tonalité de discours et s’adaptent à presque toutes les situations ! »
« Plutôt que d’envoyer le même message à tous les candidats non retenus, prévoyez des trames spécifiques : manque d’expérience, écart de diplôme, pas le bon secteur, développe Marie-Sophie Zambeaux. Une phrase adaptée, même générique, est toujours mieux qu’un refus impersonnel. »
Le contenu du message doit aussi être adapté en fonction de l’avancement dans le processus de recrutement : « Dans 95% des cas, les scénarios sont les mêmes et un template fait l’affaire : refus post-CV, pré-qualification téléphonique ou post-entretien, relance, retour positif, liste Clément Lemainque, fondateur de The HR Nerd. Une fois que vous avez rédigé ces mails-types, vous irez bien plus vite si vous classez les candidats en fonction du template à envoyer. Comme ça, vous pourrez envoyer vos retours par vague. »
3. Automatisez tout ce que vous pouvez
« Pour faire des réponses de qualité à absolument toutes les personnes qui candidatent ou me contactent sur les réseaux sociaux, j’ai installé le plugin TextBlaze. Il me permet de charger en un clic l’un de mes messages prédéfinis dans la conversation LinkedIn ou dans mon ATS », explique Nicolas Tourneur.
4. …mais personnalisez davantage les retours aux candidats avec lesquels vous avez échangé à l’oral
Si une réponse automatique suffira à un candidat qui n’est pas retenu au début du process de recrutement, elle paraîtra peut-être froide et distante si vous avez eu le candidat au téléphone ou si vous l’avez rencontré physiquement. Dans ces cas, « vous pouvez partir d’un template et ajouter de la personnalisation en détaillant davantage les raisons du refus ou en donnant un ou deux conseils au candidat, par exemple », recommande Clément Lemainque.
« Vous pouvez aussi apporter de la « valeur » ajoutée dans votre refus : quelques lignes de feedback constructif ou une ressource (webinaire, article, formation gratuite) pour transformer un « non » en expérience positive », suggère Charlène Hémery.
5. Bloquez des créneaux de réponse dans votre agenda
Recruteuse chez Hellowork, Bleuenn Passelande dédie des créneaux aux retours au candidats dans son agenda, chaque semaine : « Le vendredi après-midi, je vérifie l’ensemble de mon ATS pour m’assurer que j’ai traité et répondu à l’ensemble des candidatures reçues. »
Charlène Hémery est aussi le genre de personnes à « prendre rendez-vous avec [elle]-même » : « Lorsque j’étais recruteuse, je planifiais un créneau de 30 minutes, tous les deux jours, pour répondre de manière réactive aux candidats. »
6. Faites une liste de candidats en attente de retour
Vous avez un doute sur un candidat ? Vous souhaitez rééchanger à son sujet avec le hiring manager ? Bleuenn Passelande conseille de faire une liste pour ne pas les oublier : « J’ai une to do list avec les candidatures que je mets de côté. C’est généralement pour prendre le temps de réfléchir, de faire le point avec le manager ou alors de choisir les bons mots à utiliser pour le retour. »
7. Donnez des nouvelles…même si vous n’en avez pas !
Un manager est en vacances ou bien tellement débordé que vous n’arrivez pas à lui demander ses disponibilités pour un entretien ? Vous avez d’autres candidats que vous souhaitez rencontrer avant d’apporter une réponse aux autres ? « Si vous devez faire patienter un candidat, c’est une bonne raison de lui écrire, estime Clément Lemainque. Ce qu’un candidat redoute le plus, c’est d’être ignoré. Donc, vous pouvez lui dire que vous n’avez pas de nouvelles, pour telle ou telle raison, et que vous revenez vers lui dans une semaine. Les candidats sont généralement compréhensifs ! »
8. Soyez transparent et honnête
De manière générale, jouer la carte de l’honnêteté sera toujours gagnant, même si vous commettez une erreur. « Ça nous arrive à tous d’oublier de répondre à quelqu’un, d’envoyer un message au mauvais candidat parce qu’on n’a fait un copier/coller trop rapide, témoigne Clément Lemainque. Plutôt que d’ignorer la personne, il vaut mieux reconnaître son erreur et présenter ses excuses. Croyez-moi, les gens sont bien plus sympas quand on s’excuse ! »
Marie-Sophie Zambeaux invite, elle aussi, à la transparence : « Ne promettez jamais ce que vous ne tiendrez pas. Mieux vaut dire que vous ne pourrez pas faire un retour personnalisé à chacun que de laisser les candidats sans réponse. La transparence crée plus de confiance que les formules automatiques. »
9. Débriefez les entretiens à chaud avec le manager
« On s’engage à faire un retour en 48h aux candidats rencontrés en entretien. Mais pour assurer un retour rapide, il faut que les process internes le permettent. Pour que la décision de faire un retour positif ou négatif soit prise rapidement, l’idéal est de débriefer l’entretien à chaud avec le manager », avance Claire L’Hostis, responsable recrutement chez Hellowork.
10. Fixez-vous un objectif de réponse à 100% des candidats, et suivez-le !
Pour finir, intégrez le taux de réponse aux candidats à vos KPI de recrutement : « Faire des retours ne doit pas être une option. Pourquoi ne pas en faire un indicateur de suivi en équipe, comme le délai de recrutement ou le taux de conversion ? », conclut Marie-Sophie Zambeaux.
*enquête réalisée du 7 avril au 21 mai 2025, auprès de 2 247 candidats inscris sur Hellowork.com.
Bien s’équiper pour bien recruter
