7 façons d’améliorer vos parcours d’onboarding grâce à l’IA

Recruter est un art difficile, mais garder ses talents dans l’entreprise au-delà de la période d’essai l’est tout autant. Alors que les salariés qui quittent leur entreprise dans les 45 premiers jours représentent 20% du turnover, un soin particulier doit être apporté au parcours de préboarding et d’onboarding.

Directrice recrutement et marque employeur France chez Forvis Mazars, Charlotte Gouiard en sait quelque chose : « Dans les cabinets d’audit et de conseil, on a cette chance d’avoir une belle visibilité sur nos prévisions de recrutement. Comme le marché est très concurrentiel, il nous arrive de recruter des collaborateurs six mois à un an à l’avance. Le défi est donc d’arriver à maintenir le lien avec eux entre la proposition d’embauche et la prise de poste. L’an dernier, on a eu plus de 17% de désistements après acceptation de l’offre. »

Préboarding : maintenir le lien et projeter dans l’entreprise

Dans ce type de situation, le préboarding doit être au centre de l’attention des recruteurs et des RH. Pour maintenir l’engagement et le lien avec vos futurs collaborateurs, vous pouvez vous appuyer sur des outils IA pour générer des newsletters, comme chez Forvis Mazars : « Nos talents recrutés rejoignent une communauté. Chaque mois, on leur envoie une newsletter avec les nouvelles du cabinet, une sélection de livres blancs qui répondent aux problématiques de leur métier, des événements organisés par le cabinet susceptibles de les intéresser… », détaille Charlotte Gouiard.

Dès l’embauche, l’entreprise donne également accès à une plateforme en ligne d’onboarding, Workelo, directement branchée à son ATS : « La nouvelle recrue peut commencer son parcours d’intégration digital en autonomie, regarder des vidéos, lire des témoignages collaborateurs, avoir accès à son planning des premiers jours. Ça limite le risque de no-show le premier jour », assure la directrice recrutement.

Via un chatbot, les futurs collaborateurs peuvent également poser toutes leurs questions en amont de leur prise de poste : est-ce que je peux parler à mon manager avant mon premier jour ? A quelle heure dois-je me présenter ?

Onboarding : donner toutes les infos et repérer les signes de désengagement

Le nouveau salarié peut également solliciter l’agent IA lors de ses premiers pas dans l’entreprise, pour toute demande RH relative à des informations qui ont été transmises à la personne mais qui n’étaient peut-être pas assez claires ou dont la documentation est difficile à retrouver.

La plateforme d’onboarding permet aux nouveaux arrivants de transmettre tous les documents administratifs nécessaires à leur service RH. « Aujourd’hui, la collecte de données se fait encore souvent à la main dans les services RH, l’IA permet d’identifier ses données plus facilement et de vérifier automatiquement que tous les documents ont bien été transmis, pour faire gagner du temps aux RH et améliorer leur productivité », explique Grégoire Aubert, Key Account Manager chez Workelo.

« Grâce à des outils IA, les équipes RH peuvent également détecter des personnes « en souffrance », qui sont en train de se désengager. A travers une série d’indicateurs, on peut identifier les nouvelles recrues qui ont besoin d’une intervention RH pour venir rassurer, lever des doutes ou apporter des solutions », poursuit l’expert. « La clé, c’est de simplifier le parcours d’intégration sans le déshumaniser. A chaque étape de l’onboarding, il faut toujours laisser la possibilité à « l’onboardé » de poser ses questions à un humain », souligne Pierre Monclos, conférencier et formateur RH et IA.

L’IA peut également être mise à contribution pour créer des livrets d’accueil, par exemple. Elle est notamment très efficace pour décliner un même contenu en plusieurs langues si vous êtes implanté à l’international.

Enfin, l’IA peut vous permettre d’améliorer en continu vos parcours d’intégration en identifiant les contenus qui ont le plus de succès auprès de vos nouvelles recrues (à travers des données telles que les téléchargements de livres blancs, les visionnages de vidéo, les pages les plus consultées d’un site…).

Aux entreprises qui souhaitent se lancer, Charlotte Gouiard conseille ne « pas tout tester en même temps » : « Identifiez un ou deux points de douleur de votre parcours d’onboarding et réfléchissez à comment l’IA peut vous aider sur ces problématiques précises. Il faut y aller étape par étape et itérer pour sans cesse s’améliorer. »