Staffing : 5 conseils pour en tirer le meilleur parti au quotidien

Alors que les compétences deviennent de plus en plus vite obsolètes, les RH ont un rôle de premier ordre à jouer pour anticiper les évolutions des métiers, développer les compétences de leurs collaborateurs et ajuster leurs projets de recrutement ou de recours à des ressources externes. Chaque projet nécessite une allocation précise des compétences et construire une stratégie efficace de staffing est le meilleur moyen de relever ce challenge.

Qu’est-ce que le staffing ?

Sa traduction littérale est « dotation en personnel ». Appliqué au secteur des ressources humaines, le staffing désigne la gestion proactive et stratégique des effectifs pour répondre aux besoins opérationnels de l’entreprise. Concrètement, il s’agit pour l’employeur d’identifier, de mobiliser et d’allouer les bonnes compétences au bon endroit et au bon moment, afin d’accompagner la croissance de l’entreprise, ses projets spécifiques ou encore les périodes de transition.

Pour tout projet ou mission, les personnes chargées des ressources humaines doivent se demander quels collaborateurs disposent des compétences pour remplir ces tâches, ceux qui sont en mesure d’absorber cette charge de travail et qui sont disponibles. Si ce n’est pas le cas, l’entreprise devra probablement recourir à des profils de travailleurs temporaires, à des consultants externes ou à des intérimaires.

Quelles différences avec la gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) ?

Très opérationnel, le staffing se concentre principalement sur l’affectation des collaborateurs à des missions de court à moyen terme. La gestion des emplois et des parcours professionnels est, quant à elle, un outil stratégique de planification à plus long terme, en vue de répondre à l’évolution des métiers et des besoins en compétences. Elle vise à anticiper les transformations, à sécuriser les parcours professionnels et à assurer la cohérence entre les aspirations des collaborateurs et les besoins de l’entreprise. Ces deux outils de planification sont donc complémentaires et doivent être pilotés de manière coordonnée pour optimiser la performance de l’entreprise et la montée en compétences des salariés.

Comment optimiser vos pratiques de staffing ? Voici quelques conseils.

1.    Mettre en place un calendrier de staffing

Un pic d’activité prévu dans les prochains mois ? Un nouveau logiciel à déployer dans les équipes ? Une salariée en congé maternité à remplacer ? Notez ces informations sur un calendrier de staffing que vous mettrez à jour au fil de l’eau pour être bien certain d’anticiper les recrutements nécessaires, de planifier d’éventuelles mobilités internes ou formations, ou encore de recourir à des ressources externes. Ce document vous permettra d’avoir une belle visibilité sur les prochaines échéances et d’éviter les situations de baisse de productivité, d’accroissement des délais ou de surcharge de travail.

2.    S’appuyer sur les données de vos logiciels RH

Pour gagner du temps, rien de tel que d’exploiter les données présentes dans vos outils RH et recrutement : ATS, SIRH, plateformes de staffing. Celles-ci vous permettront en clin d’œil de scanner les compétences disponibles, de suivre les affectations en temps réel et de détecter les besoins non couverts pour ajuster votre stratégie de staffing.

3.    Communiquer régulièrement avec les managers opérationnels

Travailler en étroite collaboration avec les managers de proximité est une autre condition sine qua non de réussite de votre stratégie de staffing. Organisez des points réguliers avec eux afin de répondre de manière réactive à leurs besoins : anticipent-ils un accroissement d’activité ? Ont-ils besoin de nouvelles compétences pour démarrer de nouveaux projets ? Les profils affectés à telle ou telle mission leur conviennent-ils ?

4.    Soigner vos plans de mobilité interne et de formation continue

Le recrutement ne doit pas être la seule réponse aux besoins en compétences : les plans de mobilité interne et de formation continue sont au cœur de la démarche de staffing. Car s’appuyer uniquement sur des recrutements externes pour combler les besoins en compétences expose l’entreprise à des délais longs, à des coûts élevés et à une moindre fidélisation. A l’inverse, en bâtissant une véritable culture de mobilité interne et un plan de montée de compétences des collaborateurs, vous répondez non seulement plus rapidement aux divers besoins, mais vous renforcez aussi l’engagement de vos collaborateurs en leur offrant de belles perspectives d’évolution.

5.    Arbitrer judicieusement entre staffing interne et staffing externe

Dans certaines situations, capitaliser sur ses talents internes ne suffit pas toujours à répondre à des besoins éphémères, spécifiques ou urgents. Dans un environnement compétitif, les entreprises performantes sont celles qui sauront tirer parti d’une stratégie de staffing équilibrée entre ressources internes et externes. Lors du lancement d’un projet complexe, recourir à des ressources externes peut permettre d’apporter rapidement des expertises pointues indispensables au succès. Faire appel à une ressource externe peut notamment être une bonne idée :

• pour répondre à un besoin ponctuel ou saisonnier ;
• en cas de croissance rapide ou de projets spécifiques ;
• pour pallier une absence ou un turnover important ;
• lors d’une transformation digitale ou organisationnelle ;
• pour tester de nouveaux profils avant embauche définitive.

Pour ce faire, vous pouvez solliciter, en fonction des profils recherchés, des freelances, des agences d’intérim, des ESN ou des cabinets spécialisés.

Staffing : quels bénéfices pour les entreprises ?

Réactivité et flexibilité

Pour les équipes RH, le staffing représente un levier essentiel pour optimiser la gestion des talents, en garantissant que les compétences clés soient disponibles sans surcharger les ressources internes. C’est un outil stratégique pour adapter en permanence les ressources humaines aux besoins opérationnels, tout en favorisant l’agilité et la performance de l’organisation. Les entreprises qui adoptent une gestion proactive du staffing gagnent en agilité, ce qui leur permet de mieux s’adapter aux fluctuations du marché et aux évolutions technologiques.

Réduction des coûts et des délais

Une stratégie de staffing bien pensée permet à l’entreprise d’optimiser à la fois ses coûts de recrutement, ses coûts liés à la formation et ses coûts liés au turnover. Elle permet également d’anticiper les besoins en recrutement, réduisant ainsi les délais associés à la recherche de nouveaux talents.

Amélioration de la productivité et des performances

Ajuster le nombre et la qualification de vos collaborateurs à vos enjeux du moment permet d’éviter la surcharge de travail et l’épuisement d’équipes qui seraient en sous-effectif et de gagner en productivité. Un pari gagnant pour l’entreprise qui n’en sera que plus performante !

Accès rapide à des compétences spécifiques

En ayant recours à des partenaires externes, vous sourcerez plus facilement des personnes pour répondre à des besoins ponctuels et spécifiques. Par exemple, si vous souhaitez développer une application mobile utilisant l’intelligence artificielle, mais que vos équipes n’ont pas encore un niveau suffisant un machine learning et en traitement du langage naturel pour délivrer le projet dans le délai imparti, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée en IA pour identifier des Data Scientists qui pourraient répondre à vos besoins.

Renforcement de l’engagement des collaborateurs

En investissant dans le développement des compétences de vos collaborateurs, vous renforcez leur engagement, leur motivation et leur lien de confiance vis-à-vis de votre entreprise.

Et quels avantages pour les collaborateurs ?

Une stratégie de staffing optimisée profite également aux collaborateurs de l’entreprise à plusieurs niveaux.

Opportunités d’évolution et de montée en compétences

Elle démontre que l’entreprise se soucie d’attribuer à ses salariés des missions au plus proche de leurs appétences et de leurs objectifs de carrière, et les accompagne pour maintenir leur employabilité face à l’évolution de leur métier. De plus, lorsqu’elle est bien communiquée, cette stratégie ouvre des perspectives d’évolution claire pour permettre aux collaborateurs de se projeter dans l’entreprise sur le long terme.

Amélioration de la qualité de vie au travail

Parce qu’il permet de prévenir la surcharge de travail et les déséquilibres dans les équipes, un staffing équilibré préserve une bonne qualité de vie au travail.

Passerelles vers des CDI possibles

Enfin, cette stratégie globale peut également présenter des opportunités professionnelles intéressantes pour des intérimaires ou des freelances qui peuvent se voir proposer un poste en interne à l’issue de leur mission.