Sourcer à plusieurs en CVthèque : le mode d’emploi
Si vous êtes plusieurs à travailler en parallèle dans la même CVthèque, comment éviter les doublons et gagner du temps dans vos recherches ? Les conseils de notre expert.
Au beau milieu de votre CVthèque, vous tombez sur le candidat que vous cherchiez depuis plusieurs semaines. Vous rédigez votre message d’approche, vous l’envoyez, avant d’apprendre, deux jours plus tard, que votre collègue l’a déjà contacté la semaine passée. Résultat : gêne en interne, signal brouillé côté candidat.
Quand plusieurs recruteurs travaillent en parallèle dans la même CVthèque, on peut vite se marcher sur les pieds : mêmes profils consultés plusieurs fois, mêmes recherches configurées par chaque recruteur, alertes qui tombent en double. C’est précisément ce que le sourcing collaboratif permet d’éviter. On vous explique comment mutualiser l’effort sans rogner sur l’autonomie de chacun.
Sourcer à plusieurs en CVthèque : quelles difficultés ?
Le sourcing en CVthèque se joue en trois temps : détecter un profil pertinent le plus vite possible, le capter, puis le retenir. C’est sur le premier enjeu que les attentes sont les plus grandes, et que les difficultés se concentrent, quand une équipe travaille sans coordination.
« Jusqu’à présent, dans une large majorité d’entreprises, la recherche en CVthèque était personnelle. Donc, potentiellement, cinq recruteurs pouvaient paramétrer la même recherche cinq fois et passer cinq fois sur le même profil, explique Luck Gentil-Piron, Product Manager chez Hellowork. Nous avons donc cherché à rendre possible la mutualisation des recherches, afin que chaque recruteur puisse voir facilement les profils vus par les autres membres de son équipe et se concentrer sur ceux qui restent à découvrir. »
Bonnes pratiques et outils pour faciliter la collaboration
Une collaboration efficace en CVthèque suppose de s’accorder sur quelques règles communes. En clair, se mettre d’accord sur qui crée la recherche, comment circulent les alertes et ce qu’on fait des profils déjà vus.
Désigner un créateur de recherche et partager celle-ci avec les autres recruteurs
La première question à vous poser : « qui crée la recherche ? » Ce rôle doit revenir à la personne qui connaît le mieux les métiers ciblés. C’est elle qui sera la mieux placée pour choisir les bons filtres dès le départ et qui sera disponible pour les ajuster si les besoins évoluent.
Une fois la recherche créée, le partage avec les collègues est possible directement depuis l’interface de la CVthèque Hellowork : « Le créateur a la main sur la création de la recherche, sur les filtres, la création des alertes. Les participants peuvent retrouver la recherche dans leur accueil, la dupliquer et l’adapter. Par exemple, je peux récupérer une recherche d’un ingénieur cybersécurité dans le secteur Grand Est et la reconfigurer pour la région Occitanie », détaille Luck Gentil-Piron.
Le partage de cette recherche configurée est également très utile pour prendre le relais d’un collègue durant ses congés. Cette fonctionnalité peut répondre aux problématiques d’organisations très différentes : agences d’intérim où plusieurs consultants travaillent sur les mêmes viviers, cabinets de recrutement avec des périmètres régionaux distincts, grandes entreprises où sourceurs et recruteurs interviennent conjointement…
Centraliser les alertes pour éviter les doublons de traitement
Dès que plusieurs recruteurs travaillent sur la même recherche, la question des alertes se pose. Chaque participant peut créer les siennes. Mais sans coordination, le même profil peut atterrir dans plusieurs boîtes mail en même temps.
Pour éviter ça, le créateur de la recherche peut orienter les alertes vers une adresse centralisée, commune à toute l’équipe. « Le principe est simple, résume le Product Manager. La boîte mail fonctionne comme une banette : si le mail a été ouvert par un collègue, on n’a pas besoin de le traiter. »
Gérer la visibilité des profils déjà vus
Quand une équipe avance dans une recherche, savoir quels profils ont déjà été consultés par les collègues évite de repasser sur des candidats déjà traités. Un filtre permet d’exclure ces profils de la vue avec une fenêtre fixée à 30 jours. Passé ce délai, ils réapparaissent.
« Ce masquage n’est pas activé par défaut, car le risque serait trop grand de faire passer le recruteur à côté de certains profils », argumente Luck Gentil-Piron. Un candidat écarté à un moment donné peut redevenir pertinent si le contexte change, le poste évolue ou le délai de recrutement s’allonge. Le démasquage reste possible à tout moment.
Le sourcing collaboratif repose sur deux piliers : choisir les bons outils et s’entendre sur des règles de fonctionnement. C’est ce cadre qui fait la différence entre une équipe qui source ensemble et une équipe qui source en silos. Et qui permet à chaque recruteur de tirer parti du travail des autres, surtout quand un membre de l’équipe est absent.
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