Le solde de tout compte : un point clé de la fin de contrat

Le solde de tout compte est un document qui permet de solder les comptes entre un employeur et un salarié à la fin du contrat de travail. Il est donc essentiel de savoir quelles sont les sommes à y faire figurer, comment les calculer. Mais également quand remettre le document au salarié.

Qu’est-ce qu’un solde de tout compte ?

Le solde de tout compte est un document remis par l’employeur, au salarié, lors de la fin de son contrat de travail. Il récapitule l’ensemble des sommes dues au salarié, à la fin de son contrat, ainsi que les différentes retenues éventuelles qui ont été effectuées sur son salaire. Le solde de tout compte permet donc de régler définitivement les relations financières entre l’employeur et le salarié à l’issue du contrat de travail.

Le solde de tout compte doit être établi en double exemplaire, et l’un des deux exemplaires doit être remis au salarié en main propre contre un reçu. En cas de refus de signature par le salarié, il est important de noter que le solde de tout compte est tout de même valable, mais il est préférable de trouver un terrain d’entente avec le salarié pour éviter tout litige ultérieur.

Quels éléments doivent être inscrits sur le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte est une somme d’argent versée au salarié à la fin de son contrat de travail. Il comprend plusieurs sommes qui lui sont dues, et qui doivent être détaillées dans un document écrit. Voici les principales sommes qui doivent figurer sur le solde de tout compte :
Le salaire correspondant à la période travaillée depuis le dernier paiement jusqu’à la fin du contrat.

• Les éventuelles heures supplémentaires effectuées, majorées selon les situations.
• Les congés payés acquis et non pris.
• L’indemnité compensatrice de préavis, si le salarié n’a pas effectué son préavis.
• L’indemnité compensatrice de congés payés, si le salarié n’a pas pu prendre tous ses congés.
• L’indemnité de licenciement, si elle est prévue par la convention collective ou le contrat de travail.

Il est important de noter que cette liste n’est pas exhaustive et que d’autres sommes peuvent être ajoutées en fonction de la convention collective ou du contrat de travail : en résumé, le solde de tout compte reprend les sommes dues au salarié, c’est-a-dire, les salaires, primes, indemnités, etc.

Pensez aussi à indiquer la mention selon laquelle le reçu pour solde de tout compte est établi en double exemplaire.

À quel moment remettre le reçu ?

Le solde de tout compte doit être remis au salarié lors de la fin de son contrat de travail. Mais la date de remise dépend de si votre salarié effectue un préavis ou non. Si c’est le cas, vous remettez l’un des deux exemplaires du reçu pour solde de tout compte à la fin du préavis. “En cas de dispense du préavis, votre employeur peut vous remettre le reçu le jour de votre départ physique de l’entreprise, sans attendre la fin du préavis initialement prévu”, explique le Service-Public.fr. Par exemple, le salarié est dispensé d’effectuer son préavis qui devait avoir lieu du 1 au 31 octobre, vous pouvez lui remettre le reçu le 30 septembre.

Dans les deux cas, c’est à vous de prévenir votre collaborateur que le document est prêt à être remis.

Le salarié peut-il contester le montant du solde de tout compte ?

Le salarié peut contester le montant du solde de tout compte s’il estime que certaines sommes n’ont pas été correctement prises en compte ou si des retenues ont été effectuées de manière abusive. En tant qu’employeur vous pouvez également revenir sur les sommes versées en cas d’erreur. Le délai pour contester ces sommes dépend de la signature ou non du reçu par le salarié.

Si votre collaborateur a signé le document, il dispose de six mois (à compter de la date de signature) pour contester le reçu pour solde de tout compte. La contestation doit vous être adressée par lettre recommandée, avec les motifs de la contestation et les sommes concernées (arriéré de salaire ou indemnités de congés payés, par exemple).

Dans le cas où le document n’aurait pas été signé, le service public explique qu’une contestation peut être envoyée au conseil des prud’hommes. Dans un délai de un an “si le montant concerne la rupture du contrat de travail (exemple : indemnité de licenciement)”. Dans un délai de deux ans, s’il s’agit d’un litige “intervenu pendant l’exécution du contrat de travail (exemple : non-paiement de frais professionnels)”. Et enfin, dans un délai de trois ans, “pour tout ce qui relève des salaires”.

De votre côté, vous disposez de trois ans pour réclamer de potentielles sommes versées en trop.

Il est donc important de s’assurer que toutes les sommes dues ont été correctement calculées et mentionnées sur le solde de tout compte, pour éviter toute contestation ultérieure.