RH : comment annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur

Vous avez recruté un nouveau talent et vous l’avez informé de son jour d’arrivée dans l’entreprise ? Ce n’est pas tout, il vous faut maintenant annoncer sa venue aux autres salariés. Mais comment procéder : un mail, un point formel, un déjeuner ? Voici quelques conseils pour préparer le jour J !

Pourquoi est-ce important de prendre le soin d’annoncer la venue d’un nouveau salarié ?

Elément essentiel de l’onboarding, l’annonce de l’arrivée d’un nouveau salarié n’est pas toujours faite dans les règles de l’art. Pourquoi faut-il prendre le soin de présenter le futur collaborateur en amont de son arrivée à votre service voire à l’ensemble de votre entreprise ?

Pour s’assurer que son poste de travail est prêt en temps et en heure

Simple mais logique ! Cette communication annonçant sa venue permettra d’effectuer les démarches nécessaires avant l’arrivée du salarié pour éviter qu’il manque de quoi que ce soit (bureau, chaise, matériel informatique…) lors de sa première journée et pour faire en sorte qu’il se sente immédiatement à l’aise.

Pour que ses pairs lui réservent le meilleur accueil possible

Des gens au fait de l’arrivée d’un nouveau collègue de travail se montreront certainement plus chaleureux et bienveillants que des gens qui n’ont pas été mis au courant. Une embauche cachée jusqu’au jour J à ceux qui côtoieront ce salarié au quotidien peut être source de rivalités ou de jalousies, notamment si le poste était brigué en interne par quelqu’un d’autre. La transparence est donc de mise !
Cela permettra également aux salariés d’organiser leur emploi du temps afin d’être disponibles pour le former en fonction de ses besoins.

Pour faciliter l’intégration du nouveau salarié

Selon une étude de la Harvard Business Review, 20% des salariés quittent leur employeur dans les 45 jours qui suivent leur prise de poste. D’où l’importance d’anticiper avec soin l’arrivée du collaborateur dans l’entreprise.
Si le collaborateur se sent attendu, est salué par son prénom lors de son arrivée, reçoit un accueil souriant, sa phase d’intégration démarrera sous les meilleurs auspices !

Quand annoncer l’arrivée d’un nouveau salarié ?

Choisissez le bon timing : n’attendez pas trop longtemps après que le salarié ait accepté votre proposition d’embauche. Le responsable ne doit pas donner le sentiment à son équipe qu’il lui cache une information. En revanche, mieux vaut éviter les périodes de forte charge de travail ou de stress où les collaborateurs seront peu disponibles.

Quels canaux de communication ?

Une réunion avec les futurs collègues

Dès la promesse d’embauche signée, le manager peut organiser un brief pour expliquer quel sera précisément le rôle de ce nouveau salarié et la raison pour laquelle il a été recruté. Dans le cadre d’une petite entreprise, cette annonce peut être faite par le dirigeant, lui-même, ou un membre du service RH.

Un déjeuner

Si vous trouvez la première option un peu trop solennelle, vous pouvez aussi en parler lors d’un déjeuner : un moment idéal pour prendre le temps de répondre à toutes les questions.

Un mail ou un post sur un réseau social interne

Vous pouvez envoyer un mail aux membres de votre service ou bien à l’ensemble de vos salariés. Vous pouvez également faire le choix de publier un post sur le réseau social d’entreprise annonçant brièvement cette arrivée.

Organiser un événement de pré-boarding

Enfin, il peut être judicieux de planifier un événement de pré-boarding, moins officiel que le premier jour, pour que le nouveau salarié rencontre ses futurs collègues. Qu’il s’agisse d’un repas au restaurant, d’un afterwork ou d’un pique-nique où chacun apporte sa spécialité culinaire, ce moment de convivialité détendu sera certainement apprécié par le salarié.

Si cet événement se déroule au sein de vos locaux, il sera l’occasion pour le nouvel arrivant de se familiariser avec les bureaux et, sans doute, de moins appréhender le premier jour de travail effectif chez son nouvel employeur.

Quels renseignements donner sur le nouveau salarié ?

Parmi les éléments incontournables à mentionner : son nom et son prénom, le jour de son arrivée, le poste qu’il occupera, le service qu’il rejoindra, ses missions principales et les personnes et services avec lesquels il sera amené à travailler.

Vous pouvez également mentionner la dernière fonction qu’il a occupée et le dernier employeur chez lequel il a travaillé.

Vous pouvez aussi enrichir le trombinoscope numérique de l’ensemble des membres du personnel de l’entreprise avec un portrait du nouveau.

Dernier conseil : vous pouvez mettre à profit les informations contenues dans la section « centres d’intérêt » de son CV pour le présenter sous un angle plus personnel.

Quel accueil le jour J ?

Pensez à impliquer tous les futurs collègues dans cette phase d’onboarding : le premier jour doit être une journée de découverte mutuelle. Ménagez plusieurs points de rencontre à géométrie variable : un café d’accueil, un point en one-to-one avec le manager, une réunion avec les RH, un déjeuner avec les membres des autres services avec lesquels la personne sera amenée à échanger régulièrement…

Vous pouvez également faire le choix de désigner un mentor, une personne référente qui accompagnera les premiers pas du nouvel arrivant dans l’entreprise et pourra répondre à toutes ses questions.

Et après ?

Pour que l’intégration du nouveau salarié se fasse dans les meilleures conditions, son responsable doit se montrer très disponible dans les mois suivant son arrivée. Cette phase d’onboarding est clé pour instaurer une relation de confiance et poser les bases solides d’une collaboration de travail réussie. En parallèle, le collaborateur devra également prendre ses marques dans l’équipe et dans l’entreprise, ce qui fait beaucoup de nouveautés à assimiler. Pour accompagner cette période intense de changements, les RH peuvent organiser des points réguliers durant la période d’essai et à l’issue de celle-ci pour vérifier que la personne s’acclimate bien et lever ses éventuelles difficultés.

Les erreurs à éviter

Omettre d’informer suffisamment tôt

Vous aviez prévu de le faire plus tôt, mais les tâches urgentes se sont accumulées. Résultat, vous n’avez pu prévenir le responsable et le service que trois jours avant l’arrivée de la nouvelle Product Manager. Or, il se trouve que la moitié de l’équipe sera en formation ce jour-là, que le manager avait posé sa journée et que le matériel informatique de la future collaboratrice n’est pas prêt. Prévenir dès que possible, c’est permettre à tous d’anticiper pour éviter les mauvaises surprises.

Oublier de rappeler la date à l’équipe la semaine qui précède

Vous avez peut-être annoncé la nouvelle aux membres de votre service il y a deux, trois ou quatre mois. Pensez donc à leur rappeler l’arrivée du nouveau quelques jours avant. Dans l’idéal, indiquez dans leur agenda la date et l’heure d’arrivée du nouveau collègue. Cela leur permettra d’anticiper s’ils doivent se rendre disponibles pour partager un café ou un déjeuner avec lui ou pour lui présenter leur activité.

Négliger l’aspect humain et relationnel

Présenter le parcours professionnel du futur salarié ou de la future salariée ainsi que les compétences qu’il ou elle pourra mettre à contribution au sein de l’équipe, c’est bien. Mais il ne faut pas oublier que cette nouvelle recrue est quelqu’un qui passera plusieurs heures par jour avec ses collègues. Ne négligez donc pas le volet humain des présentations : qu’est-ce que vous avez pu déceler de sa personnalité en entretien, pourquoi est-elle motivée par la fonction, quels sont ces centres d’intérêt…

Ce qu’il faut retenir

• Préparer l’arrivée en amont : annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur permet de s’assurer que tout le matériel nécessaire sera disponible à temps : ordinateur, accès aux logiciels, badge, mobilier…
• Informer les autres salariés suffisamment tôt : en communiquant dès que possible, vous favorisez un accueil bienveillant et évitez les malentendus. Une communication transparente limite les tensions et encourage l’adhésion collective.
• Choisir le bon moment pour communiquer : mieux vaut éviter un mail ou une réunion annonçant une arrivée pendant une période de surcharge ou de tension interne. Il est important que les collaborateurs soient disponibles et réceptifs pour accueillir le nouveau dans de bonnes conditions. Privilégiez un moment où chacun peut se projeter dans cette intégration.
• Varier les formats de communication : cette communication peut prendre différentes formes (brief en petit comité, déjeuner convivial, mail interne ou publication sur le réseau social d’entreprise). Choisissez un canal adapté à votre culture d’entreprise pour que les informations circulent efficacement et que chacun se sente impliqué.
• Humaniser la présentation : ne vous limitez pas aux informations classiques (nom, date d’arrivée, missions). Parlez aussi de ce qui rend cette recrue unique : centres d’intérêt, motivation pour rejoindre l’organisation, traits de personnalité repérés en entretien… Cela permet aux autres de créer plus facilement du lien dès le départ.
• Organiser un moment informel avant le jour J : un déjeuner, un afterwork ou une visite des locaux avant la prise de fonction peut faciliter les premiers échanges. Cela donne l’occasion au nouveau de rencontrer ses collègues dans un cadre détendu, de poser des questions informelles et de se familiariser avec l’environnement.
• Structurer l’accueil le premier jour: la première journée doit être pensée comme un parcours de découverte. Prévoyez différents temps : café d’accueil, rencontre avec les RH, échanges avec les collaborateurs proches, présentation des services avec lesquels la personne travaillera, déjeuner partagé… Cela permet de poser des bases solides pour la suite.
• Désigner un référent ou mentor : le parrainage par une personne volontaire et bien informée est une bonne pratique. Ce référent devient le point de contact privilégié pour répondre aux interrogations du nouvel arrivant, l’aider à comprendre les codes de l’entreprise et faciliter son intégration au quotidien.
• Maintenir un suivi dans les semaines qui suivent : l’intégration ne s’arrête pas au premier jour. Un accompagnement régulier, notamment pendant la période d’essai, permet de vérifier que tout se passe bien, d’identifier d’éventuels freins à l’adaptation, et d’ajuster le parcours si besoin.