7 réflexes à adopter pour un offboarding réussi

En miroir de l’onboarding, qui est l’art de bien accueillir ses nouveaux collaborateurs, l’offboarding est celui de savoir leur dire au revoir. « Les entreprises ont pleinement investi le sujet de l’onboarding, elles construisent des parcours d’intégration de plus en plus complets, mènent des enquêtes pour recueillir l’avis de leurs nouvelles recrues sur leurs premiers jours. En revanche, beaucoup négligent l’offboarding, constate Jenny Gaultier, co-fondatrice et directrice générale du Mercato de l’emploi, premier réseau national de recruteurs indépendants. Or, tous les efforts investis dans l’onboarding ne servent à rien s’ils ne sont pas couplés avec une vraie politique d’offboarding. In fine, c’est la manière dont s’est fait leur départ que les collaborateurs retiendront ! »

Une bonne impression, aussi excellente soit-elle, ne résiste pas à un départ jugé décevant, qui peut avoir une influence désastreuse sur la réputation de l’entreprise. « Pour une entreprise comme pour un restaurant, on laisse plus souvent un avis quand on n’est pas satisfait », constate Jenny Gaultier.

Selon elle, la crise sanitaire a eu cette vertu de montrer qu’une bonne entreprise est avant tout celle qui prend soin de ses collaborateurs, de A à Z : « Celles qui rencontrent actuellement le plus de difficultés à recruter sont celles qui jouissent d’une mauvaise réputation véhiculée par leurs anciens salariés. Une image est très difficile à construire mais extrêmement facile à déconstruire. »

La manière dont vos collaborateurs sont accompagnés vers la sortie est également un message fort adressé au reste de vos équipes. « Si l’offboarding se fait dans la souffrance, les autres collaborateurs se diront certainement : ‘’je ne veux pas que cela m’arrive !’’ Ce comportement cassera quelque chose dans leur engagement, leur attachement à l’entreprise, leur confiance dans le management. »

Pour éviter d’en arriver là, voici quelques conseils pour soigner l’offboarding de vos salariés.

Communiquer sur les raisons du départ

Lors d’un départ, la transparence et la communication sont les maître-mots : « Une fois que vous avez échangé avec le collaborateur sur les raisons de son départ, il faut en faire part au reste de l’équipe. Quitter une entreprise n’est pas un moment agréable pour un salarié, qui appréhende la manière dont ce départ va être perçu par ses collègues. Le préavis peut durer plusieurs semaines, il faut veiller à ce que ces derniers jours se déroulent au mieux en communiquant bien à chaque étape. L’ensemble de l’équipe doit également être informée de la date effective du départ. »

Construire une feuille de route

Au même titre qu’on construit un parcours d’onboarding et un plan de formation à l’arrivée, il faut préparer une feuille de route avec les grandes étapes du départ : la date limite de récupération du matériel, la clôture de l’état financier du collaborateur, les documents à lui remettre en fin de contrat, le remboursement des frais. « On doit pouvoir réutiliser ce document à chaque offboarding, c’est un process à industrialiser pour se dégager du temps pour le volet humain, la communication et l’échange », fait valoir Jenny Gaultier.

Anticiper la passation

Si cela est possible et que l’entreprise a eu le temps de recruter un successeur, il est bon de prévoir quelques semaines ou mois pour effectuer la passation. Ce passage de témoin permettra à la nouvelle recrue de prendre plus facilement le relais sur les différents dossiers en cours.

« Si le successeur n’a pas encore été trouvé, il faut prendre le temps de voir comment les tâches peuvent être réparties temporairement entre les autres membres de l’équipe, conseille la directrice générale du Mercato de l’Emploi. Il n’y a rien de pire que de s’apercevoir, au moment où la personne est partie, qu’il y a une rupture de performance pour l’entreprise ! »

Veiller à ce que le manager soit présent le dernier jour

Autre symbole qui a son importance : faites en sorte que son manager soit là pour lui dire au revoir et, éventuellement, l’accompagner pour faire le tour des équipes. « On me demande parfois : ‘’si ce n’est pas moi qui ai choisi de partir, est-ce que je peux quand même faire un pot de départ ?’’ Je pense que c’est bien de pouvoir le faire si on en ressent le besoin. Un bon compromis dans ce cas de figure est de l’organiser en-dehors de l’entreprise. Quelles que soient les circonstances du départ, l’employeur doit laisser la porte ouverte pour que le collaborateur puisse dire au revoir à ses collègues, organiser un pot, envoyer un mail collectif, en fonction de ses souhaits. »

Recueillir les ressentis des différents acteurs

« Au bout de quelques semaines, vous pouvez sonder le collaborateur pour savoir comment il a vécu ce départ, mais aussi récolter le feedback des autres membres de l’équipe pour voir comment ils l’ont perçu pour adapter la stratégie d’offboarding si nécessaire. »

Garder contact avec l’ancien collaborateur

Jenny Gaultier préconise ensuite de maintenir le lien avec l’ancienne recrue par le biais des réseaux sociaux. « Vous pouvez le féliciter lorsqu’il trouve un nouveau poste ou le recommander si vous avez apprécié son travail. »

Garder contact permet aussi de se ménager la possibilité d’un recrutement boomerang, cette pratique qui consiste à réembaucher un salarié, au terme d’une parenthèse dans une autre entreprise ou d’une expérience entrepreneuriale, par exemple.

Savoir se séparer d’un collaborateur qu’on apprécie

« Être un bon manager, c’est aussi parfois savoir se séparer d’un bon collaborateur, affirme Jenny Gaultier. Par exemple, si votre service évolue, que l’équipe grandit et qu’il faut nommer un responsable de pôle, vous n’allez pas forcément nommer manager un membre de l’équipe actuelle. Si la personne ne dispose pas des compétences managériales adéquates et qu’elle ne veut pas rester au sein de l’équipe si elle n’obtient pas la promotion, mieux vaut se séparer d’elle. Quitte à recroiser sa route par la suite ! »