Réunions inutiles : quand leur multiplication fait perdre de l’argent aux entreprises
La prolifération des réunions inutiles a un impact évident sur la productivité de vos collaborateurs mais représente également un coût non négligeable pour l’entreprise.
Vous aussi vous avez déjà eu le sentiment que vous n’aviez rien à faire à cette réunion ? Ou bien cette impression de ne pas connaître son but réel ? Vous êtes loin d’être les seuls, si l’on en croit les résultats d’une récente étude américaine* : en moyenne, les salariés interrogés estiment passer un tiers de leur temps de travail en réunion et considèrent qu’ils pourraient facilement se passer de 30% d’entre elles, d’après une enquête menée par l’entreprise Otter.ai en partenariat avec le professeur Steven Rogelberg de l’UNC Charlotte.
Six heures par semaine gaspillées
Sur une semaine-type de 50 heures de travail, les collaborateurs passent environ 18 heures en réunion. Cela signifie donc qu’ils considèrent gaspiller 6 heures de leur temps par semaine, à cause de réunions non pertinentes à leur yeux. Sans surprise, le nombre de réunions augmente avec le niveau de responsabilités, les managers passant, en effet, 22 heures sur 50 en réunion.
Les réunions que les salariés estiment pouvoir manquer, sous réserve qu’ils soient informés des décisions prises durant celles-ci, sont majoritairement celles organisées par un manager d’une autre équipe que la leur.
Des impacts psychologiques et financiers
Cet excès de réunions chronophages suscite de l’ennui et de la frustration chez les employés, dont 70% reconnaissent qu’ils mènent de front d’autres tâches pendant ce temps. En outre, il affecte leur productivité et mine leur motivation et leur engagement au travail. Pourtant, ils ne déclinent les invitations aux réunions que rarement (dans 14% des cas). Pourquoi ? Avant tout par crainte d’offenser ou d’énerver l’organisateur de la réunion et par peur que leurs collègues estiment qu’ils ne sont pas assez investis dans leur travail.
Cette boulimie de réunions a également un impact néfaste sur les finances de l’entreprise. En rapportant le ratio du temps de travail consacré aux réunions à ce que coûte le salarié à l’entreprise, l’enquête impute à ces réunions inutiles 2,5 millions de dollars de perte par an, pour une entreprise de 100 collaborateurs. Un chiffre qui dépasse même les 100 millions de dollars par an pour les entreprises de 5 000 salariés.
Du bon usage des réunions
Comment, dès lors, parvenir à réduire le temps passé en réunion au strict nécessaire, en ne conviant que les personnes-clés tout en faisant circuler l’information à toutes les personnes concernées par le sujet ? D’abord en adaptant le discours managérial et en ouvrant la porte à la possibilité qu’un employé puisse ne pas assister à une réunion si sa présence n’est pas essentielle ou s’il doit prioriser une tâche plus importante.
Un bon réflexe à avoir est également de systématiser les comptes-rendus de réunion reprenant les informations principales : décisions prises, dates et deadlines, actions à mettre en place. Et de les partager au plus tard un jour après la réunion aux personnes concernées. La mise en forme des notes demandera, certes, un peu plus de temps au secrétaire de la réunion, mais un document, parcouru en 5 minutes par 10 personnes, n’est-il pas plus rentable que de bloquer deux heures dans l’agenda de ces mêmes dix collaborateurs ? Faites le calcul.
Enfin, il est possible de ne convier certains collaborateurs que pour une partie de la réunion et de les laisser ensuite quitter le groupe pour vaquer à d’autres activités.
Le meilleur remède à la réunionite aigüe ? Vous poser ces dix questions avant toute planification d’une réunion !
*Enquête menée auprès de 632 employés américains de 20 secteurs d’activité différents, au cours de l’été 2022.
Bien s’équiper pour bien recruter
