Comment faire un retour personnalisé à un candidat rapidement
Si vous êtes bien outillé, faire un retour à tous vos candidats n’est pas si chronophage qu’il n’y paraît. A vous de jouer !
Hyper-sollicités par des volumes de candidatures croissants, les recruteurs n’ont que peu de temps à allouer aux retours aux candidats. Pourtant, prendre quelques instants pour envoyer un mail de réponse peut faire toute la différence. 93% des candidats interrogés dans le cadre de la dernière enquête Hellowork* jugent important à très important de recevoir une réponse à leur candidature. Or, la moitié d’entre eux dit avoir rarement voire jamais de nouvelles lorsqu’ils postulent à une offre d’emploi.
« Un humain qui a pris le temps de considérer sa candidature »
« Mieux vaut un retour générique qu’aucune réponse, mais c’est encore mieux si ce message est personnalisé et argumenté, explique Vincent de Veyrac, Product Manager chez Hellowork. En recevant ce type de mail, le candidat se dit que c’est un humain qui lui répond et qu’il a pris le temps de considérer sa candidature. »
Prendre ces quelques minutes pour adapter sa réponse au profil du candidat et au contexte du recrutement sera toujours un pari gagnant. Si le candidat est finalement recruté, le fait qu’il ait vécu une bonne expérience de recrutement facilitera incontestablement son onboarding. « S’il est refusé, il appréciera de savoir pourquoi et de recevoir des conseils sur comment améliorer sa candidature », explique Vincent de Veyrac. Soigner votre message de refus vous sera également profitable si vous envisagez de garder ce candidat en vivier : « Il sera d’autant plus réceptif si vous le recontactez à l’avenir pour lui proposer un autre poste. Et il pourra même promouvoir votre entreprise auprès de son réseau si son expérience a été positive », fait valoir le Product Manager.
Des messages prédéfinis pour chaque cas de figure
Si les recruteurs n’ont, en grande majorité, pas matériellement le temps de répondre individuellement à tous les candidats, ils peuvent néanmoins se reposer sur plusieurs outils pour se faciliter la tâche. A commencer par des templates de messages, qui peuvent être directement intégrés à votre ATS. Sur Buddi by hellowork par exemple, il vous suffit de remplir le motif de refus (poste déjà pourvu, manque d’expérience…) pour avoir un premier message que le recruteur peut ensuite personnaliser.
« Parmi les détails qui peuvent faire la différence par rapport à une réponse automatisée générique, le recruteur peut ajouter le prénom du candidat, préciser les arguments qui ont conduit à son refus et évoquer au moins un point fort du candidat et un axe d’amélioration pour ses futures candidatures », détaille Vincent de Veyrac.
Avec l’IA, un contenu sur-mesure pour le candidat
L’IA permet d’aller encore plus loin dans la personnalisation. L’ATS Buddi permet de générer rapidement un message personnalisé à partir du CV du candidat, de l’offre d’emploi et de quelques mots-clés fournis par le recruteur. Par exemple, si vous indiquez : « Refus manque d’expérience, ne pas se décourager, revoir mise en page du CV », l’IA vous propose en quelques secondes ce mail :
« Bonjour Léo,
Nous vous remercions pour l’intérêt que vous avez porté à Hellowork et au poste de Key Account Manager.
Après examen attentif de votre candidature, nous avons décidé de ne pas donner suite à votre dossier. Votre parcours est intéressant, mais nous recherchons pour ce poste un profil disposant d’une expérience commerciale plus importante.
Ne vous découragez pas pour autant : continuez à développer vos compétences et à enrichir vos expériences. Nous vous conseillons également de retravailler la mise en page de votre CV afin d’en faciliter la lecture et de mieux mettre en valeur vos réalisations.
Nous vous souhaitons une belle réussite dans la suite de vos projets professionnels.
Bien cordialement,
L’équipe de recrutement
HELLOWORK »
Le recruteur a ensuite la main pour modifier, adapter, ajouter ce qu’il souhaite à ce premier jet. « Le temps gagné grâce à l’IA est ainsi réinvesti au service de la qualité de la relation avec le candidat », conclut Vincent de Veyrac.
*Enquête réalisée auprès de 2 247 candidats et 489 recruteurs, du 7 avril au 21 mai 2025.
Bien s’équiper pour bien recruter
