Vérification de références en recrutement : ce que dit la loi

Dans l’arsenal du recruteur, la prise de références occupe une place singulière. Cette étape du processus de recrutement peut faire basculer une décision. Contacter un ancien employeur pour valider le parcours d’un candidat ou croiser les informations recueillies en entretien : la démarche semble relever du bon sens. Elle l’est, à condition de naviguer dans un cadre légal dont les contours méritent d’être connus avec précision.

Car la vérification de références n’est pas un territoire de liberté absolue. Entre le Code du travail, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et les recommandations de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil), l’entreprise qui recrute évolue sur un terrain balisé. Et chaque faux pas l’expose à des sanctions.

Ce que dit la loi sur la prise de références

Le dispositif légal s’articule autour de deux articles du Code du travail :

1. L’article L.1221-8 pose le principe cardinal de transparence : toute personne candidate à un emploi doit être « expressément informée, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard ».
2. L’article L.1221-9 complète l’édifice en stipulant qu’aucune information concernant personnellement un candidat ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance.

La Cnil a précisé ces obligations : « Le recueil de références auprès de l’environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stage, clients, fournisseurs…) est autorisé dès lors que l’intéressé en a été préalablement informé. » Mais l’information seule ne suffit pas. En pratique, vous devez obtenir un consentement écrit avant tout contact avec un ancien employeur.

Une vérification de références conduite à l’insu du candidat constitue une violation caractérisée du Code du travail et du RGPD. En cas de non-respect des règles sur le traitement des données, une entreprise encourt des sanctions qui vont de l’avertissement à une amende dont le plafond est fixé à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial pour les manquements les plus graves. D’éventuelles poursuites devant le conseil des prud’hommes peuvent aussi s’ajouter. L’enjeu dépasse donc la simple conformité administrative.

Quelles informations peut-on légalement collecter ?

L’article L.1221-6 du Code du travail trace une frontière nette : « Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. » Le législateur a voulu protéger la vie privée des candidats, tout en préservant la légitimité de l’évaluation.

Dans ce périmètre, le champ reste vaste. Vous pouvez solliciter des précisions sur la durée et le type de contrat, la fonction exercée, les missions accomplies, les compétences techniques démontrées, les résultats obtenus. L’analyse des soft skills, telle que la capacité à travailler en équipe, la gestion du stress, la fiabilité, l’autonomie, entre également dans le champ autorisé, pourvu que les questions demeurent factuelles. L’expérience passée du candidat, ses points forts comme ses axes de progression, sont autant d’éléments que le référent peut légitimement éclairer.

Certaines questions, en revanche, franchissent une ligne rouge. La Cnil rappelle qu’il est illicite de s’enquérir de la situation familiale du candidat, de son état de santé, de ses opinions politiques, de ses convictions religieuses ou de son appartenance syndicale. De même, exiger la communication de fiches de paie pour vérifier les rémunérations antérieures est prohibé par la loi française. Ces interdits ne souffrent aucune exception.

Formaliser le consentement : une étape non négociable

L’autorisation du candidat doit être recueillie par écrit. Un accord verbal, fût-il enregistré, ne suffit pas à prémunir l’entreprise en cas de contentieux. Dans ce cas précis, le formalisme structure la relation et protège les deux parties.

Le document d’autorisation doit mentionner plusieurs éléments tels que les noms, fonctions et coordonnées des personnes que vous souhaitez contacter, les informations que vous cherchez à vérifier, la finalité du traitement et la durée de conservation des données recueillies. Cette transparence participe d’une relation de confiance avec les candidats, qui apprécient généralement qu’on leur explique le processus, plutôt qu’on leur impose une procédure opaque.

Le candidat conserve le droit de refuser. Ce refus peut tenir à des raisons parfaitement légitimes comme la volonté de préserver la confidentialité de sa recherche d’emploi vis-à-vis de son employeur actuel, des relations dégradées avec un ancien manager, ou le simple souhait de maîtriser les informations communiquées. Dans tous les cas, ce refus ne saurait constituer un motif de rejet de candidature, ce qui serait discriminatoire.

La Cnil recommande de procéder à la vérification de références en ciblant les candidats figurant dans la short list. Cette approche concentre les efforts sur les profils les plus prometteurs, tout en respectant le principe de minimisation des données imposé par le RGPD.

Carina Almeida

RPO Project Director chez Solantis

« À titre personnel, je suis plutôt pour la prise de référence, à condition qu’elle s’inscrive dans le cadre juridique et éthique. Je la vois comme un complément d’information : elle m’aide, ainsi que les managers avec lesquels je travaille, à nous assurer de la bonne adéquation entre un candidat et un poste. La prise de références permet de lever un doute, comme sur une capacité à manager une grande équipe par exemple. En revanche, si je décide d’en faire une, je la fais pour tous les candidats en short list sur le poste, par souci d’équité. »

Les étapes à suivre pour réussir sa prise de références

Conduire une prise de références dans les règles suppose une méthodologie rigoureuse. Voici le cheminement à suivre pour sécuriser cette phase du recrutement.

Étape 1 : identifier le bon moment dans le processus

La prise de références intervient généralement dans une phase avancée du processus, lorsque vous avez sélectionné les candidats les plus prometteurs. Concentrez vos efforts sur les deux ou trois profils encore en lice pour le poste.

Étape 2 : informer le candidat et recueillir son consentement écrit

Avant tout contact avec un ancien employeur, vous devez obtenir une autorisation formelle. Vous expliquez clairement au candidat pourquoi vous souhaitez procéder à cette vérification, quelles informations vous cherchez à confirmer et comment les données recueillies seront utilisées.

Pour sécuriser la procédure, vous devez faire signer au candidat un formulaire d’autorisation. Sans consentement écrit, le prise de références est illégale.

Étape 3 : choisir les bons référents

Privilégiez des personnes ayant travaillé récemment et directement avec le candidat. Un supérieur hiérarchique direct apportera un éclairage sur les compétences professionnelles, la capacité à atteindre des objectifs et l’attitude au travail. Un ancien collègue pourra témoigner des qualités relationnelles et de l’intégration dans une équipe. Vous pouvez demander au candidat de vous fournir au moins deux contacts. Cette pluralité permet de croiser les points de vue et d’objectiver votre analyse. Évitez également de contacter l’employeur actuel, si le candidat ne l’a pas encore informé de sa recherche. La discrétion fait partie des règles du jeu.

Étape 4 : préparer l’entretien téléphonique

Une relecture du CV du candidat et de la fiche du poste à pourvoir permet de cibler les points importants. Vous pouvez lister les compétences clés que vous souhaitez vérifier, les interrogations soulevées lors des entretiens, les éléments d’expérience à confirmer. L’élaboration d’une grille de questions structurée et identique pour tous les référents contactés facilite la comparaison des réponses. Cette rigueur méthodologique renforce la fiabilité du processus.

Étape 5 : conduire l’échange avec professionnalisme

Pensez à vous présenter, à expliquer le contexte du recrutement et le poste concerné. Il est préférable de poser des questions ouvertes, qui appellent des réponses développées plutôt que des confirmations par « oui » ou « non ». De plus, n’hésitez pas à demander des exemples concrets pour illustrer les compétences évoquées.

Enfin, prenez des notes. Elles constitueront la trace de votre vérification et pourront être consultées par le candidat s’il exerce son droit d’accès.

L’astuce de l’experte

« Il faut être le plus factuel et le plus concret possible. Je fais systématiquement une trame : je pose quatre ou cinq questions maximum, pour vérifier une ou deux compétences clés recherchées, et je demande toujours des exemples. Je finis toujours par : “Avez-vous des éléments à ajouter ?” La réponse est généralement très intéressante parce que le contact aborde des points auxquels je n’aurais pas forcément pensé et qui ne sont parfois pas tant des détails que ça. » Carina Almeida, RPO Project Director chez Solantis

Étape 6 : analyser et documenter les informations recueillies

Une fois les échanges terminés, vous pourrez procéder à une analyse croisée des retours. Il peut être utile d’identifier les convergences et les éventuelles divergences entre les témoignages, puis de mettre en perspective ces informations avec les éléments recueillis lors des entretiens et des tests d’évaluation. La rédaction d’un compte rendu synthétique facilite la prise de décision. Ce type de document gagne à rester factuel et à ne contenir que des éléments en lien avec les compétences professionnelles requises pour le poste.

Les questions à poser, et celles à proscrire

La qualité de l’évaluation dépend largement de la préparation de l’échange avec le référent. Privilégiez les questions ouvertes, factuelles, qui permettent une analyse objective, sans orienter les réponses. Le piège serait de chercher confirmation de vos intuitions plutôt que d’ouvrir le champ des possibles.

Les questions autorisées :

• Pouvez-vous confirmer les dates de collaboration et le poste occupé ?
• Quelles étaient les principales responsabilités confiées à cette personne ?
• Comment évalueriez-vous sa maîtrise des compétences techniques requises ?
• Était-il capable de gérer les situations de stress ou les conflits ?
• Quels sont, selon vous, les axes d’amélioration du candidat ?
• Recommanderiez-vous ce candidat pour un poste similaire dans votre entreprise ?

Les questions interdites :

• Le candidat a-t-il des enfants ou prévoit-il d’en avoir ?
• A-t-il connu des arrêts maladie fréquents ?
• Quelle est sa situation matrimoniale ?
• Quelles sont ses opinions politiques ou sa religion ?
• Quel était son salaire exact ?

Les erreurs fréquentes à éviter :

Se fier à une seule référence expose à des biais considérables. Un ancien manager désireux de se débarrasser d’un collaborateur pourrait livrer une appréciation artificiellement positive. Inversement, un conflit interpersonnel passé risque de générer des retours injustement négatifs.

Il est donc conseillé de multiplier les sources, deux interlocuteurs au minimum, pour croiser les points de vue et objectiver votre analyse.

Comment exploiter les références sans discriminer ?

Les données collectées lors de la prise de références constituent des données personnelles. Leur traitement obéit aux mêmes règles que l’ensemble du dossier de candidature : finalité déterminée, conservation limitée, sécurité. L’entreprise qui recrute est responsable du traitement, au sens de la réglementation européenne, avec les obligations que cela implique.

La Cnil fixe la durée maximale de conservation à deux ans, après le dernier contact avec le candidat non retenu. Au-delà, vous devez obtenir un nouveau consentement explicite ou procéder à la suppression des données. Les notes prises lors des échanges avec les référents, les comptes rendus d’entretien, les grilles d’évaluation : tout doit être supprimé ou anonymisé à l’expiration de ce délai.

L’utilisation des références dans la décision d’embauche appelle également à la mesure. Ces informations viennent compléter, mais jamais remplacer les éléments recueillis lors des entretiens et des éventuels tests d’évaluation des compétences. Une référence négative isolée ne saurait justifier à elle seule l’élimination d’un candidat, surtout si elle contredit les autres éléments du dossier. Le processus de recrutement gagne en robustesse lorsqu’il croise plusieurs sources d’information plutôt que de s’arc-bouter sur un seul témoignage.

Enfin, le candidat dispose d’un droit d’accès aux informations le concernant. Sur simple demande, vous devez lui communiquer les données collectées, y compris les notes prises lors des échanges avec ses référents. Cette exigence de transparence renforce la nécessité d’une documentation rigoureuse. Ce que vous écrivez, le candidat peut le lire.

FAQ

Un recruteur peut-il contacter un employeur actuel sans prévenir le candidat ?

Non, c’est formellement interdit. Le Code du travail impose une information préalable et l’obtention d’un consentement écrit avant tout contact avec un référent, y compris l’employeur actuel. Une prise de références effectuée à l’insu du candidat constitue une collecte déloyale de données, sanctionnable devant les prud’hommes et la Cnil.

Que faire si un ancien employeur fournit de fausses informations ?

La personne qui communique des informations mensongères ou diffamatoires engage sa responsabilité civile et pénale. Le candidat lésé peut engager une action en diffamation et demander réparation du préjudice subi. Conservez toute trace écrite des propos tenus et sollicitez l’avis d’un avocat spécialisé en droit du travail.

Combien de temps un recruteur peut-il conserver ces références ?

La Cnil recommande une durée maximale de deux ans après le dernier contact avec le candidat non retenu. Passé ce délai, les données doivent être supprimées ou anonymisées, sauf consentement explicite à une conservation prolongée pour intégrer un vivier de talents.

La prise de références est-elle obligatoire pour tous les postes ?

Aucune disposition légale n’impose cette étape du processus de recrutement. Elle reste facultative et gagne à être réservée aux postes où elle apporte une réelle valeur ajoutée, notamment ceux impliquant des responsabilités managériales ou des compétences professionnelles spécifiques difficiles à évaluer en entretien.