Recrutement : comment réussir son préboarding

Entre le moment où un candidat accepte votre offre et son arrivée dans l’entreprise, vous pouvez rencontrer bon nombre de rebondissements. Penser le préboarding et comprendre son importance, c’est déjà prendre la bonne direction pour créer un lien avec votre futur collaborateur. Qu’en est-il chez Max Digital Services, M comme Mutuelle et Kiloutou ?

Frédérique Meingan est Happiness Officer chez Max Digital Services

Inès Nebot est Responsable ressources humaines chez M comme Mutuelle

« Nous préparons l’arrivée de nos futurs collaborateurs longtemps à l’avance. Prise de contact avec les différents services, préparation du matériel informatique et bureautique, ouverture des accès aux outils, planification des immersions dans les différents services. Nous leur envoyons un mail avec un guide de bienvenue 15 jours avant leur arrivée dans lequel nous reprenons les essentiels à connaitre sur l’entreprise. Pour commencer : Qu’est-ce qu’une mutuelle ?

Nous les informons sur les évènements qui vont rythmer leur quotidien chez M comme Mutuelle, les infos pratico-pratiques comme les chèques déjeuner, les horaires, le mode de management… ainsi que le déroulement de leur intégration les premiers jours.

Chaque nouvel arrivant doit se sentir à l’aise le jour de son arrivée et doit avoir la sensation de faire déjà partie de l’entreprise. C’est pour cette raison que nous essayons également d’ajouter au Kit, une photo des membres de leur future équipe.

Le jour J, nous accordons la même importance à la phase d’onboarding, on n’a jamais une seconde chance de faire une première bonne impression ».

Benoit Pacceu est Directeur développement RH chez Kiloutou

« Chez Kiloutou, le préboarding devient un incontournable et un outil d’intégration puissant et enthousiasmant. Il démarre dès que le candidat nous dit « oui » et nous confirme son envie de nous rejoindre. Cette période d’attente est essentielle pour nous car nous avons toujours un risque potentiel de perdre le candidat soit parce qu’il a une meilleure proposition, soit parce que son entreprise actuelle cherche à le retenir. Nous recrutons sur des métiers en tension et sommes confrontés à ce que l’on appelle la guerre des talents ! 

Il est important de créer du lien dès le début avec nos nouvelles recrues par des échanges informels et réguliers. Au-delà des interactions liées au contrat de travail, la mutuelle, … nous invitons nos futurs collaborateurs à entrer très vite dans l’univers Kiloutou. Le but ? Les projeter dans notre ambiance de travail, les intégrer à leur équipe et surtout les fidéliser. 

Durant cette phase de préboarding, le manager et la future recrue utilisent une plateforme « Hey team » pour créer du lien et développer le sentiment d’appartenance. Le nouvel équipier accède à du contenu sur la société, des vidéos, des photos, les organigrammes opérationnels ou fonctionnels, la parole du président. Le manager peut même le convier à des événements, des barbecues et lui transmettre son parcours d’intégration.  

Le préboarding est donc bien un enjeu majeur pour faciliter l’intégration d’un nouvel équipier. Le jour de son arrivée, il se sent alors plus à l’aise pour intégrer son nouvel environnement de travail. Comme le dit un adage : “On n’a pas l’occasion de faire deux fois une bonne première impression !” et pour Kiloutou, ce préboarding est aussi une illustration de l’attachement que nous avons pour les valeurs humaines ».