Recrutement : réussir la préqualification des candidats

Dans le cadre d’un processus de recrutement, la préqualification est souvent le premier contact que le recruteur a avec un candidat. Généralement, il s’agit d’un échange téléphonique, qui dure 10 à 30 minutes, et sert à vérifier trois ou quatre points clés tels que la disponibilité du candidat, les raisons pour lesquelles le poste l’intéresse ou encore ses prétentions salariales.

La préqualification des candidats : une étape essentielle du processus de recrutement

La préqualification intervient après une première sélection des candidatures reçues par le recruteur et avant le premier entretien d’embauche. Son objectif est d’éviter de faire perdre du temps aux candidats et au recruteur, en s’assurant qu’il n’y a pas de points rédhibitoires à la candidature : incompatibilité horaire, distance trop importante par rapport au lieu d’habitation, prétentions salariales en décalage…

Cette conversation téléphonique sert aussi à éclaircir certains points du parcours professionnel du candidat qui resteraient flous après lecture du CV. C’est, enfin, l’occasion pour l’entreprise de se faire une première impression sur la personnalité des candidats et sur leurs sources de motivation.

Les ingrédients d’une préqualification des candidats réussie

Choisir le bon moment

Assurez-vous que le candidat est pleinement disponible pour échanger avec vous lors de cet appel et qu’il se trouve dans de bonnes conditions (au calme, à l’abri d’oreilles indiscrètes…). Pour ce faire, vous pouvez lui envoyer un mail ou un SMS pour lui demander sur quels créneaux vous pouvez le joindre dans le courant de la semaine. Pensez à envoyer à votre candidat un rappel de votre rendez-vous téléphonique la veille de celui-ci afin de limiter les risques de ghosting.

De la même manière, prévoyez de passer votre appel depuis un environnement tranquille, qui vous préserve de toute sollicitation impromptue.

Relire la fiche de poste et le CV juste avant l’appel

Quelques minutes avant de composer le numéro du candidat, relisez son CV ainsi que la fiche du poste à pourvoir. Cela permettra de vous remettre en tête les points sur lesquels vont porter vos questions.

Présenter brièvement l’entreprise et le poste

En préambule, pensez à vous présenter, à rappeler l’entreprise pour laquelle vous travaillez ainsi que l’intitulé et les missions principales du poste à pourvoir. Cette précision peut notamment s’avérer utile si le candidat est engagé dans un autre ou plusieurs autres processus de recrutement en parallèle.

Limiter le nombre de questions

L’idéal est de chercher à recueillir trois à cinq informations essentielles, en fonction des critères les plus importants pour vous. Pour parvenir à vos fins, posez trois à cinq questions telles que :

• Êtes-vous toujours en recherche d’emploi ?
• Quand êtes-vous disponible ?
• Pour quelles raisons avez-vous postulé ?
• Maîtrisez-vous tel logiciel ?
• Parlez-vous couramment l’anglais ?
• Les horaires de travail proposés dans l’offre d’emploi vous conviennent-ils ?
• Quelles sont vos prétentions salariales ?
• Quel rythme de télétravail souhaitez-vous ?
• Seriez-vous prêt à déménager si vous êtes embauché ?

Pratiquer une écoute active

Prêtez une oreille attentive à toutes les informations que vous transmet le candidat et mettez en pratique l’écoute active :

• Laisser le candidat s’exprimer librement sans l’interrompre ;
• Rebondir sur ses propos pour l’inciter à développer un point précis ;
• Reformuler ce qui a été dit pour être certain d’avoir bien compris et permettre au candidat de rectifier certains propos.

Se baser sur la même grille pour tous les candidats à ce poste

Par souci d’égalité de traitement entre les différentes candidatures, référez-vous à la même grille d’entretien pour toutes les personnes qui ont postulé à un poste donné.

Donner des informations sur la suite du process

Avant de raccrocher, vous pouvez informer le candidat du délai de réponse et des issues possibles pour ce recrutement : « Nous vous donnerons des nouvelles sous 48h. Si votre candidature est retenue, nous conviendrons d’un rendez-vous pour un premier entretien. »

Rédiger un compte-rendu d’entretien téléphonique

À partir de vos notes ou de la retranscription de l’échange téléphonique, si celui-ci a été enregistré, listez les points positifs (candidat qui s’est renseigné sur l’entreprise, dynamique, enthousiasme, attentes en phase avec les besoins de l’entreprise…) et les points négatifs (arrogance, nonchalance, réponses évasives, inadéquation des attentes…) qui ressortent de cet entretien de préqualification.

Envoyez ensuite votre bilan au manager pour décider avec lui des suites à donner à cette candidature.

Les erreurs à éviter

Confondre la préqualification avec un entretien d’embauche

En aucun cas ce premier contact téléphonique ne doit avoir pour but d’évaluer les compétences du candidat. Vous aurez l’occasion de le faire lors des prochaines étapes du processus de recrutement si l’échange a été concluant. La préqualification n’est pas un entretien d’embauche !

Prolonger indéfiniment l’appel

Une préqualification téléphonique ne doit pas dépasser une trentaine de minutes sous peine de paraître excessivement longue et de dégrader l’expérience candidat.

Laisser le candidat espérer en vain

Un permis B est essentiel pour occuper le poste ? Si le candidat n’en a pas en sa possession, il est inutile de le laisser espérer. Indiquez-lui dès l’appel que sa candidature ne pourra pas être retenue en raison de l’absence de ce critère indispensable.

Ne pas parler salaire

N’attendez pas la suite du process de recrutement pour parler rémunération. Les entreprises seront d’ailleurs bientôt tenues de publier les salaires sur leurs offres d’emploi, alors pourquoi en faire un mystère ?