Prise de référence en recrutement : comment s’y prendre ?

La prise de référence permet à un employeur ou un recruteur d’obtenir des informations sur un candidat pendant le processus de recrutement ou avant de finaliser son embauche. Mais attention, cette démarche doit être menée dans un cadre légal précis, pour éviter de potentielles sanctions. On vous dit tout !

Le cadre légal de la prise de référence

Il est d’abord important de connaître le cadre légal régissant la prise de référence. En effet, cette pratique ne constitue un droit absolu ni pour l’employeur, ni pour le recruteur. Pour respecter la vie privée du candidat et les règles du droit du travail, certaines précautions doivent être prises.

Les limites imposées par la loi

En France, avant de contacter un ancien employeur pour prendre des références, un recruteur doit impérativement obtenir une autorisation écrite du candidat. Selon l’article L. 1221-8 du Code du travail : « Le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. »

De son côté, la Cnil (Commission nationale de l’informatique et des libertés) précise le cadre réglementaire relatif à la collecte de ces informations : « Le recueil de références auprès de l’environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stage, clients, fournisseurs…) est autorisé dès lors que le candidat en a été préalablement informé. »

Un employeur ou un recruteur doit donc obligatoirement obtenir le consentement écrit du candidat avant de contacter ses référents. Sans cette autorisation, la démarche peut être considérée comme illégale.

Le respect de la vie privée et la confidentialité

La collecte d’informations sur un candidat auprès d’anciens employeurs doit être réalisée dans le respect de la vie privée de ce dernier. Selon l’article L. 1221-9 du Code du travail, « aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance ».

Un recruteur ne peut solliciter que des informations à caractère professionnel, telles que la durée ou le type de contrat, la fonction exercée, les missions accomplies ou les résultats obtenus. En aucun cas, il n’est autorisé à demander des données relevant de la vie personnelle du candidat, telles que des éléments sur sa situation familiale, sa santé, ses opinions politiques ou ses convictions religieuses.

Les étapes à suivre pour la prise de référence

Informer et obtenir l’autorisation du candidat

La première étape consiste à informer clairement le candidat des raisons pour lesquelles vous souhaitez contacter ses anciens employeurs, ainsi que de l’usage qui sera fait des informations recueillies.

Le candidat est en droit de refuser cette démarche. S’il donne son accord, vous devrez lui faire signer un formulaire d’autorisation précisant le nom, les fonctions et les coordonnées des personnes contactées, les informations que vous souhaitez vérifier, et la durée de conservation de ces références.

Identifier les référents

Privilégiez des personnes ayant travaillé récemment et directement avec le candidat, car ils pourront apporter des informations précises sur ses qualités et ses compétences professionnelles. Il est aussi conseillé de consulter plusieurs sources pour éviter les biais et confronter différents points de vue.

Un ancien employeur fournissant une référence doit impérativement s’abstenir de divulguer des informations personnelles. Aussi, toute critique négative doit être justifiée, sous peine de sanctions pour diffamation ou diffusion de fausses informations.

Préparer l’entretien de prise de référence

Préparez soigneusement vos questions afin d’obtenir des informations pertinentes. Concentrez-vous sur le poste occupé, les responsabilités, les missions réalisées, les compétences techniques et comportementales requises. Vous pouvez également aborder l’attitude du candidat, sa ponctualité, sa fiabilité, son éthique professionnelle, et son potentiel d’évolution.

Quand contacter les référents ?

Commencez par vous présenter clairement et expliquez le contexte de votre prise de contact. Il est généralement recommandé de procéder à la prise de référence après le premier entretien, en ciblant les candidats les plus prometteurs, pour concentrer vos efforts sur les profils les plus intéressants.

À noter également que la prise de référence n’est pas nécessaire pour tous les postes, au risque de vous faire perdre un temps précieux. Concentrez-vous plutôt sur les postes clés impliquant des responsabilités importantes.

Réaliser l’entretien

Pendant l’échange, restez professionnel et à l’écoute, et n’hésitez pas à solliciter des exemples concrets. Veillez également à bien prendre note des réponses pour pouvoir comparer les différentes références.

Analyser les informations recueillies

Les informations obtenues doivent être analysées dans le cadre global du processus de recrutement. Elles viennent compléter l’entretien avec le candidat et les tests éventuels.

Les types de questions à poser aux référents

Pour tirer le meilleur parti de la prise de référence, voici des exemples de questions à poser aux référents :

Questions sur le poste occupé

• Pouvez-vous confirmer les dates d’emploi du candidat dans votre entreprise ?
• Quelles étaient ses principales missions et responsabilités ?
• Dans quel cadre avez-vous travaillé avec lui ?

Questions sur les compétences techniques

• Comment évalueriez-vous les compétences techniques du candidat ?
• Était-il capable de gérer des projets de façon autonome ?
• Quelle était sa capacité à respecter les délais et les objectifs ?

Questions sur les soft skills

• Comment décririez-vous son comportement en équipe ?
• Était-il capable de gérer les situations de stress ou les conflits ?
• Quelles sont ses principales qualités relationnelles ?

Questions sur les axes d’amélioration

• Quels sont, selon vous, les axes d’amélioration du candidat ?
• Avez-vous constaté des difficultés particulières dans son travail ?

Questions sur la raison du départ

• Recommanderiez-vous ce candidat pour un poste similaire ?

Les erreurs à éviter lors de la prise de référence

Pour que la prise de référence soit réellement utile et conforme, certaines erreurs sont à éviter :

• Ne pas obtenir l’autorisation du candidat : contacter les anciens employeurs ou référents sans le consentement du candidat peut entraîner des poursuites et ternir l’image de votre entreprise ;
• Poser des questions illégales: il est interdit de demander des informations personnelles non liées au poste ;
• Ne pas préparer l’entretien : une prise de référence improvisée peut conduire à des échanges vagues. Pour éviter les digressions et recueillir des informations pertinentes et comparables, il est recommandé de préparer un questionnaire clair et ciblé sur les éléments importants ;
• Se fier à une seule référence ou choisir les mauvais référents : prendre en compte plusieurs références permet de croiser les informations et éviter les biais. Les référents doivent avoir travaillé récemment avec le candidat et connaître ses compétences dans un contexte proche du poste proposé ;
• Omettre de noter les réponses : ne pas consigner les échanges empêche une analyse précise et comparative entre les candidats ;
• Utiliser la prise de références comme unique critère : la décision définitive d’embauche ne doit pas reposer uniquement sur la prise de référence, mais sur un ensemble d’éléments.