Onboarding à distance : retours d’expérience et bonnes pratiques à conserver !

Certaines entreprises n’ont pas attendu pour onboarder leurs salariés à distance : chez Zapier notamment, l’onboarding se fait systématiquement à distance puisque tous les salariés sont en télétravail et que l’entreprise de Wade Foster n’a pas de bureaux. Pour d’autres, le confinement a permis de challenger les process existants et de se rendre compte des points forts ou d’éventuels trous dans la raquette. Et dans tous les cas, de constater qu’onboarder à distance, c’est possible ! Planète Oui et Colonies, deux startups qui ont compris tous les enjeux de cette étape du recrutement nous racontent leur expérience.

Des temps d’échange formels et informels plus cadencés

Chez Planète Oui, ce sont quatre nouvelles recrues qui ont fait leurs premiers jours à distance pendant le confinement. L’onboarding tel qu’il existait n’a pas connu une révolution, mais une adaptation, comme l’explique Benjamin Dahon, le CTO de la startup : « Chez nous, les nouveaux collaborateurs ont une présentation de tous les métiers, chaque direction présente ses attributions et son fonctionnement. On a conservé le même process pendant le confinement, en l’adaptant en remote. On a aussi créé de nouveaux temps d’échange, avec notamment un rendez-vous informel chaque matin qui vise à reproduire le café de la salle de pause. Pour les nouveaux arrivants, c’est un temps convivial et en petit comité, contrairement à la visio de présentation qui peut être plus impressionnante pour certaines personnes. »

Le rythme des réunions d’équipe a été revu : « On les faisait auparavant toutes les deux semaines, on les a ensuite faites toutes les semaines, avec un format adapté, plus dynamique. On a aussi mis en place pendant le confinement, dès le démarrage, une plateforme qui s’appelle Remo et qui permet d’ouvrir des « tables » de 6 personnes. Une table a été laissée ouverte 24/24 pendant deux mois, pour éviter la fragmentation entre les équipes. »

Un socle commun pour créer du lien et une dynamique de promo

Arrivée chez Colonies quatre mois avant le confinement au poste de HR Head, Olivia de Vial a remis à plat tous les process sur la partie recrutement et onboarding : « l’objectif était d’avoir un socle commun pour l’ensemble des onboardés, de créer du lien entre les équipes et une dynamique commune. Au moment du confinement, je venais de recruter mon office manager et on était au tout début de la refonte du processus de onboarding, on n’avait pas encore pu le tester sur des gens en physique. La première fois qu’on l’a testé, c’était sur des gens en remote, un challenge plutôt intéressant, donc. D’autant que tout s’est super bien passé et qu’on a eu de très bons retours sur ce premier onboarding Colonies. »

Le socle commun d’onboarding chez Colonies se déroule sur les deux premiers jours, qui sont extrêmement processés et normés : « les nouveaux collaborateurs se sentent pris par la main pendant deux journées entières. Deux demi-journées sont consacrées à la partie organisation (RH, tools et politique d’entreprise) avec l’office manager et les deux autres demi-journées, ils partent avec leur buddy, qui est leur parrain. On a réintégré les fondateurs à l’onboarding et on a aussi mis en place pendant le confinement un rendez-vous qu’on va garder, qu’on a appelé « meet the founder » et qui permet aux nouveaux d’avoir un échange avec un des fondateurs tous les trois à six mois, durant lequel ils peuvent poser toutes leurs questions « sans filtre ».  On a remarqué que plus on est nombreux, plus l’information est diluée et certaines personnalités plus timides vont avoir du mal à poser leurs questions en groupe, elle seront plus à l’aise dans le format « meet the founder ». On a aussi lancé une newsletter interne, envoyée toutes les deux semaines, dans laquelle on présente les nouveaux. On recueille ensuite leurs témoignages au bout d’un à trois mois pour l’inclure également dans cette newsletter. C’est un premier test, on verra ce que ça donne. »

Le parrainage, des atouts démultipliés quand l’onboarding se fait à distance

Chez Planète Oui, la promo de nouvelles recrues du confinement était composée des profils différents, avec des séniorités différentes et des parcours différents, mais le fait d’avoir mis en place un système de parrainage a permis d’en tenir compte dès leur arrivée : « Le nouveau collaborateur a un rapport privilégié avec son parrain, hors contexte hiérarchique. On utilisait déjà le parrainage au niveau de la société, pour le parcours de découverte et au sein des équipes et fin février, on avait décidé de le mettre en place au niveau des équipes, ce que le confinement a fortement accéléré. Pour nous, ça avait déjà du sens hors confinement, mais ça en a pris d’autant plus dans ce contexte particulier. Aujourd’hui, on a gardé ce qui a été mis en place dans les grandes lignes et on continue à le tester et à l’adapter. »

Au sein de Colonies, le parrain est une personne de l’équipe du nouvel arrivant : « cette personne est en charge de l’accompagnement sur la partie métier avec la présentation des interlocuteurs, celle des outils et projets propres à leur métier et la montée en compétences sur les premières semaines et les premiers mois. A distance, on a demandé aux managers de jouer un peu ce rôle de buddy. Maintenant, on est en train d’identifier les personnes les plus pertinentes pour le job – parce que pour moi, c’est un vrai job – et de voir comment récompenser les personnes qui le font bien. On a aussi créé un kit « buddy » pour les accompagner dans ce rôle-là. »

L’onboarding à distance en 5 points

• les entreprises les plus capables de le réussir à distance sont celles qui sont déjà vigilantes sur cette étape du process de recrutement,
• les équipes ont à leur disposition tous les outils nécessaires à la collaboration à distance, c’est l’organisation et l’humain qui font la différence,
• l’onboarding à distance nécessite une attention accrue à la variété des besoins des nouveaux arrivants selon leur profil,
• le parrainage répond particulièrement bien aux enjeux spécifiques d’une arrivée dans l’entreprise sans rencontre physique,
• l’onboarding est indissociable de la culture de l’entreprise, mais lier l’expérience d’onboarding également à l’expertise permet de rendre cette expérience unique (Chez Colonies, les équipes testent les maisons qui seront mises en location pendant deux jours, en intégrant à chaque session un nouveau collaborateur).