Office Manager, Facility Manager, Culture Manager… que managent-ils exactement ?
Avec la mise en place du télétravail et du flex office et le regain d’intérêt pour les questions liées à la QVT, de nouvelles fonctions sont peu à peu devenues essentielles au sein de l’entreprise.
Les intitulés de postes d’Office Manager fleurissent dans les offres d’emploi depuis quelques années. Mais connaissez-vous véritablement les missions que recouvrent ces métiers et le rôle que ces professionnels jouent dans les entreprises ? On fait le point avec Lia Bazin, Office Manager depuis sept ans, dont trois années à son propre compte.
Pourquoi les entreprises font-elles de plus en plus appel à ce type de profil ?
« Ce métier est très connu aux Etats-Unis depuis plusieurs années, mais ça ne fait que trois ou quatre ans qu’on en parle en France, assure Lia Bazin. Au début, on trouvait des Office Manager exclusivement dans les start-up et le monde de la tech, car ces entreprises ont un enjeu fort de rétention des talents. Mais aujourd’hui, on les trouve dans de nombreux secteurs d’activité.»
« J’ai l’impression que les entreprises françaises s’emparent de plus en plus des sujets de marque employeur et de culture d’entreprise, analyse la jeune Office Manager. La question de la qualité de vie au travail n’a jamais eu autant d’importance que depuis le début de la pandémie ! »
Au fil des confinements, l’Office Manager s’est également saisi de sujets nouveaux comme la mise en place du télétravail ou du flex office.
Quelles sont les missions d’un Office Manager ?
Les missions d’un Office Manager balaient un large éventail de l’onboarding des nouvelles recrues à la gestion de la paie en passant par l’aménagement des bureaux, l’achat de mobilier et de matériel informatique et l’organisation d’événements d’entreprise.
« C’est une fonction très transverse, résume Lia Bazin. Nous sommes la variable d’ajustement de l’entreprise. Nos tâches sont définies par la saisonnalité : en février, la comptabilité au moment de la clôture des comptes, en juin, le séminaire, à chaque fin de mois, la gestion des variables de paie… Ensuite, cela dépend de l’actualité de l’entreprise : si on accueille de nouveaux collaborateurs, je vais m’occuper de leur intégration. Si l’entreprise déménage, l’aménagement des nouveaux bureaux sera ma priorité… »
L’Office Manager est en interaction permanente avec l’équipe de direction, les RH, les recruteurs, le directeur administratif et financier, mais aussi avec l’ensemble des équipes commerciales, notamment pour suivre leurs objectifs et les primes associées.
« On n’est pas là pour intriguer, pour faire de la politique, on doit être neutre, souligne Lia Bazin. On est au courant d’informations sensibles, de type des projets de déménagement, qu’on ne doit pas faire fuiter. C’est un poste qui nécessite une grande réactivité, une capacité à trouver les infos rapidement et de la polyvalence. »
C’est également un métier où le réseau a toute son importance. « Je me suis aperçue qu’on était nombreux à se poser les mêmes questions ? C’est pour cela que j’ai décidé, il y a trois ans, de créer le Club des Office Manager, afin de faire connaître la profession et de mettre en contact les Office Manager entre eux pour capitaliser nos retours d’expérience et nos conseils. Des rencontres régulières nous permettent de sourcer des prestataires car c’est nous qui choisissons la société qui fait le ménage, l’agence qui va organiser les sessions de team building, qui achetons le matériel informatique et le mobilier de bureau. »
Peut-on parler d’un nouveau métier ?
« De mon point de vue, c’est un nouveau métier, car même si les missions ne sont pas nouvelles, la manière de les aborder est différente et les compétences demandées sont nouvelles, argumente la freelance. Gérer de l’administratif, de la RH, gérer un agenda a toujours fait partie du quotidien d’une entreprise mais le faire de manière automatisée, via des logiciels, c’est nouveau ! »
« Nous ne sommes pas au service d’une personne mais de l’ensemble de l’entreprise et on attend de nous que l’on soit très à l’aise avec les outils digitaux, d’avoir une culture de l’optimisation, de la digitalisation des tâches. »
Office Manager, Facility Manager, Culture Manager : quelles différences ?
On trouve les Facility Manager dans les grandes entreprises, qui comptent plus de 200 collaborateurs, ce qui n’est pas forcément le cas des Office Manager. Le Facility Manager ne gère que l’un des pans dont s’occupent les Office Manager, à savoir la gestion des bureaux, leur aménagement, leur maintenance, les réparations.
« L’Office Manager a forcément un peu une casquette de Facility Manager mais est moins spécialisé. Son périmètre inclut également les problématiques RH, l’administratif, l’événementiel, l’animation des équipes… », énumère Lia Bazin.
Un Culture Manager se focalise, quant à lui, sur les sujets liés à la marque employeur et à la rétention de talents, des sujets dont peut également s’emparer l’Office Manager mais qui ne constitue pas l’ensemble de ses missions : « De tous ces métiers, l’Office Manager est sans doute le plus polyvalent ! » conclut Lia Bazin.
Bien s’équiper pour bien recruter
