Comment gérer efficacement les notes de frais de vos employés : conseils pratiques

Les notes de frais sont des dépenses effectuées par un salarié dans le cadre de son travail et qui sont remboursées par l’entreprise. Cependant, leur traitement peut parfois être complexe et générer des fraudes ou des retards de remboursement. Pour vous aider à mieux comprendre les notes de frais, cet article vous propose un mémo pratique pour tout savoir sur ce sujet.

C’est quoi une note de frais ?

La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais qu’il a engagés dans le cadre de son travail. Ces frais peuvent inclure des dépenses de déplacement, de restauration, d’hébergement, d’achat de fournitures, etc.

La note de frais est un outil important, car elle permet de maintenir un bon suivi des dépenses des employés et de s’assurer que les coûts liés aux déplacements professionnels sont correctement comptabilisés et remboursés. Elle est également importante du côté de vos collaborateurs, car elle leur permet d’être remboursés des dépenses engagées dans le cadre de leur travail et de ne pas supporter ces frais eux-mêmes.

En tant que document officiel, la note de frais doit être remplie de manière précise et exhaustive, et doit comporter toutes les informations nécessaires pour permettre à l’employeur de vérifier la réalité et le bien-fondé des dépenses engagées. Elle doit également être accompagnée de justificatifs, tels que des factures ou des tickets de caisse, pour prouver la réalité et le montant des dépenses engagées.

Quels salariés sont concernés ?

Tous les salariés d’une entreprise peuvent être concernés par les notes de frais, à condition qu’ils aient des dépenses professionnelles à engager dans le cadre de leur travail. Cela peut inclure des frais de déplacement, de restauration, d’hébergement, de matériel ou d’autres dépenses nécessaires pour effectuer leur travail.

Il est important de noter que les notes de frais ne doivent pas être confondues avec les avantages en nature, tels que les véhicules de fonction, les logements de fonction ou les repas offerts gratuitement par l’entreprise. Les notes de frais sont des dépenses engagées par les salariés pour lesquelles ils doivent être remboursés par l’employeur.

Nous parlons donc ici de dépenses professionnelles de collaborateurs salariés, les travailleurs indépendants et les entrepreneurs ne peuvent pas bénéficier des notes de frais, car ils sont responsables de leurs propres dépenses professionnelles.

Quels sont les différents types de note de frais ?

Il existe plusieurs natures de dépense, la plus connue étant les frais de déplacement, qui concernent les déplacements professionnels des salariés, tels que les trajets en voiture, en train, en avion ou en taxi. Les frais de péage, de parking et d’hébergement peuvent également être inclus dans cette catégorie. Dans les notes de frais les plus fréquentes, il y a également les frais d’hébergement et de restauration : il s’agit bien évidemment des dépenses liées à l’hébergement des salariés lors de déplacements professionnels, ou encore de frais engagés pour se restaurer lors d’un repas à des fins professionnelles, par exemple. Mais aussi les frais de communication, qui regroupent les frais liés à l’utilisation d’un téléphone portable, d’un ordinateur portable ou d’une tablette dans le cadre professionnel.

Il est important de rappeler que les dépenses doivent être engagées dans le cadre professionnel et doivent être justifiées par des pièces justificatives (factures, tickets de caisse, etc.). Rappelez à vos collaborateurs que le contenu d’une note de frais doit être détaillée avec soin lorsqu’il la soumet. Il doit noter précisément la date de la dépense, le nom du collaborateur qui en est l’auteur, le lieu de la dépense, la description des frais (repas, logement…), les montants engagés et la TVA associée. Pour justifier de tous ces éléments, il doit joindre obligatoirement les factures et les différents justificatifs.

Quand et comment sont remboursées les notes de frais ?

La loi n’impose pas de délai précis pour le remboursement des notes de frais. Dans la pratique, une note de frais est établie à chaque fin de mois. 

D’après les éditions Tissot, notamment spécialiste de l’application en entreprise du droit du travail, puisque certains salariés peuvent tarder à remettre leur note de frais, vous pouvez imposer à vos salariés « de vous remettre leurs notes de frais dans un délai limité. Selon la jurisprudence, si le salarié ne respecte pas ce délai, il n’est pas remboursé ».

Quelles sont les fraudes possibles ?

Bien que la plupart des employés soient honnêtes et transparents lorsqu’ils déclarent leurs notes de frais, il y a malheureusement des fraudes possibles. Selon une enquête de 2021 de l’agence Opinium, pour SAP Concur, seul 1 employé sur 3 ne commettrai jamais de fraude. Cinq comportement frauduleux ont été catégorisés comme les plus courants : les dépenses personnelles d’un repas, les frais kilométriques, les dépenses personnelles de matériel de bureau, les dépenses liées aux boissons alcoolisées non couvertes par la politique de l’entreprise et enfin les factures de téléphone professionnel qui sont arrondies. 

Soyez attentifs aux potentielles fausses factures : certains employés peuvent soumettre des factures falsifiées ou gonflées pour obtenir un remboursement plus élevé. Les employeurs peuvent éviter cela en vérifiant la validité de chaque facture soumise et en comparant les montants déclarés avec les prix du marché. Ou encore aux dépenses qui ne sont pas faites dans le cadre professionnel : certains employés peuvent inclure des dépenses personnelles dans leurs notes de frais, telles que des repas ou des achats non liés à leur travail. Les employeurs peuvent prévenir cela en établissant des politiques claires sur les types de dépenses qui peuvent être remboursées et en exigeant des justificatifs détaillés pour chaque dépense.

En restant vigilants et en appliquant des politiques claires et cohérentes en matière de notes de frais, les employeurs peuvent réduire le risque de fraude et garantir un traitement équitable pour tous les employés.

Quelles bonnes pratiques pour traiter les notes de frais ?

Pour traiter les notes de frais de manière efficace et éviter toute fraude ou erreur, il est recommandé de mettre en place certaines bonnes pratiques. 

Pour éviter toute confusion, il est essentiel d’avoir une politique claire en matière de notes de frais, incluant les types de dépenses acceptables, les limites de remboursement et les procédures de soumission.

Vous pouvez aussi utiliser des outils de gestion des notes de frais pour faciliter le processus de soumission, de vérification et de remboursement des notes de frais. Ces outils automatisent les processus et réduisent les risques d’erreurs ou de fraude.

Il est important de conserver toutes les pièces justificatives et tous les enregistrements de transactions afin de faciliter les vérifications futures. Pensez à la dématérialisation : enregistrez les justificatifs au format PDF et archivez les sur une longue période. 

N’oubliez pas d’équiper vos collaborateurs de moyens de paiement adaptés, et éviter tout mécontentement d’un salarié qui a besoin de générer des montants de frais professionnels élevés. 

S’il existe un bon conseil pour la gestion des notes de frais, c’est l’anticipation. Gérez les notes de frais en temps réel, pour éviter aux équipes de couler sous les justificatifs en fin de mois. En suivant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent gérer efficacement les notes de frais et minimiser les risques d’erreur ou de fraude.