Note de débours : le mémo pour tout comprendre

La note de débours est utilisée par les indépendants pour se faire rembourser les frais qu’ils ont avancés pour le compte d’un client dans le cadre d’une prestation de service ou d’une vente de biens. La note de débours ne doit pas être confondue avec la note de frais, qui fonctionne de façon très différente tant d’un point de vue comptable que fiscal.

Qu’est-ce qu’une note de débours ?

Une note de débours est un récapitulatif des frais professionnels engagés par un prestataire pour le compte et dans l’intérêt d’une entreprise tierce, hors coût de la prestation. Dans le processus de facturation d’une vente ou d’une prestation, ce document permet de déclarer les sommes avancées par le prestataire, afin qu’elles le lui soient remboursées. Cette avance de trésorerie conduit à la facturation de frais de débours, dont le montant TTC devra être remboursé par le client. L’avantage de la note de débours, c’est que le remboursement n’est pas comptabilisé dans le chiffre d’affaires du prestataire et qu’il n’aura donc pas à payer des charges sociales. La note de débours ne représente donc pas une charge comptable, mais doit néanmoins impérativement être déclarée auprès de l’administration fiscale.

Quelle est la différence entre une note de débours et une note de frais ?

Une note de débours retrace l’ensemble des sommes engagées par un prestataire au nom d’un client dans le cadre d’une prestation, tandis que la note de frais est établie par un salarié ou un chef d’entreprise pour obtenir le remboursement de sommes avancées dans l’intérêt de son entreprise. La note de frais est au nom de l’acheteur puis refacturée à l’entreprise ; la note de débours en revanche, est au nom du client à qui l’achat est destiné. En effet, le remboursement ne peut être effectué que si celle-ci est au nom du prestataire. Avec une note de frais, il est possible de récupérer la TVA ou encore d’appliquer une marge lors de sa refacturation. Ce n’est pas du tout le cas de la note de débours, qui ne peut être remboursée qu’au centime près du montant total de l’achat. Enfin, le traitement comptable et fiscal est différent pour la note de débours et pour la note de frais.

Qui peut utiliser les notes de débours ?

Les notes de débours sont utiles aux travailleurs indépendants amenés à avancer des frais dans le cadre de transactions avec leurs clients. Elles permettent de facturer ces dépenses au nom du client afin de ne pas gonfler le chiffre d’affaires de sa propre entreprise. Car avec sa comptabilité simplifiée, la micro-entreprise ne permet pas de déduire ses dépenses professionnelles de son chiffre d’affaires. Or, les cotisations sont calculées sur la base de ce chiffre d’affaires. D’où l’intérêt de ne pas l’augmenter pour éviter de payer plus de cotisations, alors que les notes de débours sont exonérées.

Quels peuvent être les frais de débours ?

Les frais de débours peuvent être des frais postaux, des frais liés à l’achat ou à la location de marchandises ou de matières premières ou encore des frais de déplacement (sauf frais kilométriques). Le prestataire doit impérativement s’assurer d’obtenir l’accord écrit de son client, afin de garder une preuve de sa demande d’achat mentionnant le budget alloué en cas de contestation de remboursement du client. Comme le contrat de prestation, cet accord doit impérativement être signé par les deux parties.

Comment établir une note de débours ?

La note de débours doit être établie en respectant quelques règles afin d’être valable sur le plan comptable. Elle doit notamment faire figurer :

• Coordonnées du prestataire ;
• Coordonnées du client ;
• Date d’achat ;
• Détail des frais ;
• Total TTC des frais ;
• Détail de la prestation ;
• Tarif de la prestation ;
• Délais de règlement ;
• Modalités de paiement.

La note de débours peut être présentée sous la forme d’un tableau à intégrer sur sa facture, avec une distinction claire des frais relatifs à la prestation ou à la vente des frais de la note de débours. Une copie des justificatifs des dépenses engagées doit impérativement être jointe à la facture. Le prestataire doit veiller à conserver les originaux, afin d’éviter de se voir imposer sur ces frais en cas de contrôle fiscal.

Faut-il payer la TVA pour une note de débours émise ?

Lorsqu’un prestataire effectue une avance de trésorerie pour effectuer une dépense pour le compte de son client, il paye systématiquement la TVA au moment de l’achat. Et pour se faire rembourser, il doit impérativement faire établir la facture au nom de son client. C’est donc ce dernier qui pourra récupérer la TVA et non le prestataire.