Indemnités kilométriques : quelles obligations pour les entreprises ?

Pour tous les déplacements qu’il effectue à des fins professionnelles, avec son véhicule personnel et au bénéfice de son employeur, le salarié a droit au versement d’une indemnité kilométrique qui couvre l’ensemble des frais engagés qu’il peut justifier. L’indemnité kilométrique vise à compenser l’utilisation de son propre moyen de transport pour des missions liées à celle de l’entreprise et réalisées durant ses heures de travail. Le remboursement de ces indemnités kilométriques, qui sont assimilées à des frais professionnels, est strictement encadré par la loi : des obligations s’imposent tant au salarié qu’à l’employeur.

Indemnité kilométrique : qu’est-ce que c’est ?

L’indemnité kilométrique consiste en le remboursement par l’entreprise des frais de transport et de fonctionnement du véhicule personnel d’un salarié mobilisé à des fins professionnelles. Elle concerne uniquement les déplacements effectués dans l’exercice de son activité au bénéfice de l’employeur, durant ses heures de travail et à bord de son propre véhicule (voiture, deux-roues ou vélo).

Indemnité kilométrique : que dit la loi ?

Dans l’Article 4 de l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, la loi indique que les dépenses engagées par un salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle doivent obligatoirement être compensées par l’entreprise qui l’emploie.

Cependant, pour obtenir le remboursement des indemnités kilométriques par son employeur, un certain nombre de conditions doivent être remplies par le salarié :

• Le véhicule utilisé dans le cadre de ces déplacements doit être la propriété ou la copropriété du salarié ou d’un membre de son foyer fiscal ou être loué par ce dernier, et donc ne pas être immatriculé au nom de la société ;
• Les motifs des différents déplacements doivent revêtir un caractère strictement professionnel et avoir été effectués au bénéfice de l’entreprise ;
• Les déplacements doivent avoir été réalisés pendant les heures de travail du salarié, pour une mission à effectuer en dehors de son lieu de travail habituel ou pour un rendez-vous client à honorer par exemple.

Seules les dépenses engagées pouvant être justifiées par le salarié seront remboursées. Ainsi, le salarié doit être en mesure de présenter une preuve de ses dépenses telle qu’une facture, un ticket de péage ou un ticket de carte bleue pour faire sa demande de remboursement. L’absence de justificatifs permettant d’établir l’existence, l’importance et la nature des frais engagés n’ouvrira pas au versement d’indemnités kilométriques.

À noter, les trajets réalisés entre le domicile du salarié et son lieu de travail n’entrent pas dans le calcul des indemnités kilométriques. Le coût de ces trajets peut néanmoins être pris en charge partiellement ou totalement par l’employeur, s’il en prend la décision unilatérale ou si un accord collectif d’entreprise le stipule. Cette disposition revêt un caractère non obligatoire et est également soumise au respect de certaines conditions. Si l’employeur l’adopte, il doit par exemple l’appliquer à l’ensemble des salariés, indifféremment de leur statut, de leur contrat ou de leur niveau de rémunération.

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques se calculent sur la base de la distance parcourue par le salarié avec son véhicule personnel, ainsi que sur son modèle et sa puissance fiscale exprimée en CV. Elles sont fixées et remboursées selon les barèmes officiels publiés chaque année par l’administration fiscale, qui intègrent l’ensemble des frais suivants au titre de l’amortissement du véhicule :

• Achat + frais liés à l’achat du véhicule (intérêts d’emprunt) ;
• Entretien ;
• Réparations ;
• Carburant ;
• Assurance ;
• Carte grise ;
• Contrôle technique.

À titre d’exemple, un salarié propriétaire d’un véhicule d’une puissance fiscale de 5 CV ayant parcouru 6 500 km pour ses déplacements professionnels peut faire l’état d’un montant de frais réels égal à : (4 500 km x 0,357) + 1 395 = 3 001,5 €. Pour faciliter le calcul, il existe un simulateur officiel pour estimer le montant de ses indemnités kilométriques.

Comment rembourser les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques sont remboursés par l’employeur au moment du versement du salaire dans la majorité des cas, à condition de pouvoir justifier chaque déplacement avec :

• Sa date ;
• Son motif ;
• La distance totale parcourue ;
• La puissance fiscale du véhicule ;
• Le montant total calculé d’après le barème en vigueur.

En apportant ces informations à son employeur, le salarié peut prétendre au versement d’une indemnité égale au montant du barème kilométrique applicable en fonction de la distance parcourue et de la puissance fiscale du véhicule retenue par le barème. Les sommes remboursées par l’employeur doivent impérativement apparaître sur les fiches de paie du salarié et être ajoutées au salaire déclaré lors de déclaration de revenus de ce dernier. Le montant remboursé ne sera soumis à aucun prélèvement social ou fiscal pour le salarié, car il sera directement intégré dans ses charges

Existe-t-il un plafond de remboursement des frais kilométriques ?

Le remboursement des frais kilométriques est strictement encadré par des barèmes officiels révisés et publiés chaque année par l’administration fiscale et ne peut donc pas excéder les montants fixés. Il existe six barèmes kilométriques différents, applicables en fonction du type de véhicule utilisé par le salarié pour ses déplacements professionnels (voiture, deux-roues et cyclomoteur). À savoir que depuis 2021, le montant des frais de déplacement calculés à partir de ces barèmes kilométriques est systématiquement majoré de 20 % dans le cas de l’utilisation d’un véhicule électrique.

Quel est le délai maximum de remboursement des frais kilométriques ?

Selon l’article L3245-1 du Code du travail, un salarié dispose d’un délai de 3 ans maximum pour réclamer le remboursement d’une note de frais à son employeur et donc pour demander le versement d’une indemnité kilométrique au titre des frais professionnels qu’il a engagés au bénéfice de l’entreprise. De son côté, l’employeur dispose également d’un délai de 3 ans suite à la demande d’un salarié pour effectuer le remboursement de ses notes de frais. Mais dans la pratique, les entreprises remboursent ce type de frais dans des délais bien plus rapides, généralement sous 30 jours après la présentation des justificatifs.