Heures supplémentaires : toutes les infos RH à connaître pour 2023

Lorsqu’un collaborateur dépasse le temps hebdomadaire de travail fixé, les heures travaillées en plus sont catégorisées comme une heure dite supplémentaire. Quels sont les avantages des heures supplémentaires pour le collaborateur ? Qui peut les solliciter : le salarié ou l’employeur ? Comment sont-elles compensées ? Qu’est-ce que cela implique sur un plan fiscal ? Tour d’horizon de cet élément largement utilisé en entreprise.

Heures supplémentaires : de quoi parle-t-on exactement ?

Comme le précise le ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, « toute heure de travail effectuée au-delà de la durée légale hebdomadaire fixée à 35 h (ou de la durée considérée comme équivalente), est comptabilisée comme une heure supplémentaire ». Si tous les salariés du secteur privé peuvent effectuer des heures supplémentaires, notez tout de même deux exceptions : le salarié en forfait annuel en jours et le cadre dirigeant de l’entreprise.

Ces heures doivent être réalisées à la demande de l’employeur. Mais il faut souligner qu’un salarie peut refuser ces heures supplémentaires « en cas d’abus de droit, par exemple dans le cas où l’employeur n’en a pas informé le salarié assez tôt », comme le précise le ministère.

Par ailleurs, si un collaborateur vous informe d’un pic d’activité inhabituel, mais que vous ne mettez rien en place pour le décharger, « les heures supplémentaires effectuées par le salarié lui seront donc dues. »

Cadre et limites des heures supplémentaires

Évidemment, l’utilisation des heures supplémentaires ne se fait pas de manière illimitée. Elles sont comptabilisées dans la durée de travail maximum par semaine, et ne doivent donc pas excéder :

• 10 h par jour
• 48 h par semaine (sauf dans ces circonstances exceptionnelles ou ce plafond peut être porté à 60h)
• 44 h par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives

En dehors de ces limites, il existe également un « contingent annuel d’heures supplémentaires », qui est fixé par « la convention ou l’accord collectif de l’entreprise ». Sans accord ou convention, il est fixé par défaut à 220 heures par an et par collaborateur.

Lorsque des heures supplémentaires sont effectuées dans « un contexte d’urgence, ou lorsqu’une exécution immédiate est nécessaire (organisation de mesure de sauvetage, intervention avant un accident imminent, réparation nécessaire sur les installations ou le bâtiment, etc.) », dans ce cas, les heures effectuées supplémentaires ne peuvent pas être comptabilisées dans le contingent annuel.

Quelques détails d’un point de vue financier et fiscal : quelles exonérations ?

Les heures supplémentaires sont une charge de travail additionnelle et ne sont donc pas rémunérées de la même manière qu’une heure traditionnelle. Un accord collectif d’entreprise ou une convention fixe le taux de majoration de ces heures, qui est au minimum de 10 %. Dans le cas où il n’y aurait pas d’accord collectif d’entreprise, les taux de majorations sont fixés à « 25 % pour les huit premières heures supplémentaires travaillées dans la même semaine (pour une durée légale du travail de 35 h, de la 36e à la 43e heure) ». Et « 50 % pour les heures suivantes ». Le site du service public indique également que « les heures supplémentaires effectuées en 2022 sont exonérées de l’impôt sur le revenu dans une limite de 7 500 € par an. Les heures supplémentaires au-delà de ce plafond seront soumises à l’impôt ».

Du côté des services de ressources humaines et de l’employeur, un décret du 1er décembre 2022 vient apporter une nouvelle règle d’exonération des cotisations patronales. La réduction concerne les heures supplémentaires, mais aussi les jours de repos auxquels renonce un salarié relevant d’une convention de forfait en jour en contrepartie d’une rémunération majorée, au-delà de la limite de 218 jours. « Les entreprises de 20 à moins de 250 salariés peuvent bénéficier d’une déduction forfaitaire des cotisations patronales au titre des heures supplémentaires effectuées depuis le 1er octobre 2022. Le montant de cette déduction est fixé à 0,50 € par heure supplémentaire ». Attention : « Les heures complémentaires effectuées par les salariés à temps partiel sont exclues de la déduction forfaitaire patronale », rappelle l’URSSAF.

Aller plus loin : le repos compensateur et la contrepartie obligatoire en repos

Il existe une autre manière de « rémunérer » les heures supplémentaires : le repos compensateur et la contrepartie en repos.

Le repos compensateur remplace la totalité ou seulement une partie des heures supplémentaires par, comme son nom l’indique, un repos compensateur. Il est défini par convention ou accord. Le site du service public explique : « la durée de ce repos est alors équivalente à la rémunération majorée. Par exemple, une heure supplémentaire payée à un taux majoré de 50 % donne lieu à un repos compensateur équivalent (soit 1 h 30). »

La contrepartie obligatoire en repos (aussi appelé COR) s’applique « en plus des majorations salariales et du repos compensateur ». Si aucun accord collectif ne définit cette contrepartie obligatoire, « la COR est fixée à 50 % des heures supplémentaires accomplies au-delà du contingent annuel pour les entreprises de 20 salariés au plus » ou « à 100 % de ces mêmes heures pour les entreprises de plus de 20 salariés ».

Cas spécifique : les heures supplémentaires et le télétravail

Le nombre d’heures supplémentaires non rémunérées a augmenté depuis la généralisation du télétravail. Et d’après le site Figaro Emploi, qui s’appuie sur l’enquête intitulée «People at Work 2022 : l’étude Workforce View» publiée par ADP, « plus de trois-quarts des télétravailleurs déclarent effectuer des heures supplémentaires non rémunérées… Ils donneraient ainsi en moyenne à leurs employeurs l’équivalent de 7,65 heures supplémentaires non rémunérées effectuées sur leur temps libre chaque semaine, comparée à la moyenne de 4,3 heures pour ceux qui exercent sur site ».

Or, un télétravailleur bénéficie des mêmes droits qu’un travailleur « sur site », et doit donc bénéficier d’une rémunération adéquate, ou des compensations équivalentes, lorsqu’il effectue des heures supplémentaires.

Finalement, les heures supplémentaires sont très utiles, pour faire face à la fluctuation des activités de l’entreprise. Il faudra cependant, en tant que service de ressources humaines faire attention à prévenir les salaries en avance. En gardant en tête que chaque heure supplémentaire, donne droit  à une rémunération plus avantageuse pour le salarié ou à un repos compensateur équivalent à la majoration. Mais aussi être alerte sur la comptabilisation de ces heures, pour s’assurer qu’elles ne dépassent pas le contingent annuel fixe.