Flex office : est-ce la fin des bureaux attitrés ?

Le bureau : cet espace à soi qui en dit long sur vous. Désordre total, espace méticuleusement ordonné ou bazar organisé. Jolis carnets, mug fantaisie, stylos en pagaille, plante, photos ou dessins de vos enfants. Ce micro-univers qui vous ressemble et qui marque votre territoire au sein de l’entreprise a-t-il vécu ?

C’est ce que peut laisser penser la montée en puissance du flex office, qui consiste à ne plus attribuer de bureau à chaque collaborateur de l’entreprise, à laisser chacun s’installer là où il le souhaite lorsqu’il travaille sur site et à consigner ses affaires personnelles dans un casier. Une pratique qui vient des Etats-Unis et qui s’est développée en France à l’heure du télétravail et de la désertion des bureaux.

55% des entreprises prêtes à adopter le flex office

Une étude menée auprès de 3 978 professionnels par Deskeo, premier opérateur français de bureaux flexibles, révèle que 55% des entreprises interrogées sont prêtes à se convertir à cette nouvelle mode. En 2020, elles n’étaient que 16% à avoir adopté cette organisation. Plusieurs grands groupes, à l’image de Suez ou de la Société générale, ont déjà franchi le pas.

Les principaux arguments des entreprises abandonnant le bureau attitré ? Une réduction des coûts, une meilleure expérience humaine pour les salariés, un réaménagement de l’espace (avec plus de salles de réunion ou de lieux de convivialité), une amélioration de la communication entre les services, un atout pour l’attractivité de la marque employeur et la location de locaux plus petits mais mieux localisés.

L’étude pointe aussi du doigt que seul un tiers des entreprises ayant déjà mis en place les bureaux flexibles tirent un bilan positif de cette expérience. Les autres considèrent que la transition a été plus compliquée à vivre pour les équipes. Certains salariés se sont plaint de la dépersonnalisation qu’induit ce fonctionnement. Preuve que le 100% flex office ne sera sans doute pas généralisé demain.

Comment réussir votre passage au flex office ?

Si vous souhaitez, vous aussi, mettre en place le flex office dans votre entreprise, il faut procéder par étape et accompagner vos collaborateurs dans cette transition. Voici quelques conseils pour un changement en douceur.

Déterminer votre taux de flex office

Il s’agit du ratio entre le nombre de postes de travail et le nombre de collaborateurs de votre entreprise. Ce taux vous permettra de déterminer le nombre de bureaux dont vous avez effectivement besoin et d’optimiser vos espaces de travail. Doivent également être pris en compte les différents horaires de vos collaborateurs, le nombre de jours de télétravail de chacun par semaine, mais aussi les personnes que vous pouvez accueillir occasionnellement pour travailler dans vos locaux.

Informer et concerter vos collaborateurs

Faites part à vos équipes de votre souhait d’expérimenter le flex office en leur présentant les avantages de cette organisation : échanges facilités entre les différentes équipes, plus grande égalité entre les collaborateurs, moins de routine au travail… Vous pouvez organiser à cet effet des réunions d’information et des sessions de formation. Demandez leur avis en lançant un sondage en interne et proposez une phase de test à l’issue de laquelle vous recueillerez leurs impressions.

Procéder par étapes

Passer au 100% flex office du jour au lendemain est utopique et risque de déplaire à vos salariés. Pourquoi ne pas d’abord tester ce mode d’organisation au sein d’une équipe pilote qui se prête de bonne grâce à l’exercice ? Rien de tel que le retour d’expérience de leurs pairs pour convaincre d’autres collaborateurs !

Proposer un équipement adapté

Veillez à fournir un ordinateur portable léger voire un smartphone à chaque salarié pour qu’il puisse adopter un mode de travail nomade. Prêtez également attention à la qualité de la connexion internet depuis tous les postes et à la mise en place d’un outil de réservation des salles pour une réunion ou un appel téléphonique. Enfin, intégrez à votre réflexion les postes spécifiquement adaptés pour certains collaborateurs, comme ceux en situation de handicap.

Embarquer les dirigeants

Vecteur de collaboration et d’horizontalité, le flex office n’a aucun sens s’il ne vaut que pour une partie des salariés. La direction et les managers doivent également jouer le jeu et s’installer au gré des places disponibles, sous peine de créer un sentiment d’iniquité parmi leur équipe.

Compenser la perte d’appropriation de l’espace par les salariés

Comme le souligne la chercheuse, Delphine Minchella, dans un article publié sur Harvard business review France, le flex office peut susciter chez les salariés un sentiment de dépossession qu’il faut prendre en compte. « Cette organisation spatiale paraît occulter un point important : l’appropriation de l’espace par les salariés. Les recherches ont pourtant démontré l’incidence que cette appropriation avait sur le sentiment d’appartenance organisationnelle, et par-là même, sur la motivation de chacun. Or, l’appropriation ne se résume pas uniquement à la fréquentation, même très régulière, d’un endroit particulier : elle passe aussi – et surtout – par la territorialisation de son espace à soi ». 

Vous pouvez compenser cela par la création d’espaces où vos collaborateurs se sentiront bien (lieux de détente, salles pour s’isoler lors d’appels téléphoniques, salles de réunion…) et où ils pourront s’exprimer (tableaux d’affichage ou lieu d’équipe à customiser).

Maintenant que vous avez connaissance de tous ces éléments, à vous de trancher : flex ou pas flex ?