FAQ congés payés : le mémo RH pour répondre à vos collaborateurs

Nombre de jours, date à laquelle les poser, sans solde et anticipés… A l’approche de l’été, on fait le tour de toutes les questions que vos salariés peuvent vous poser au sujet de leurs congés payés. Avec, pour commencer, une mise à jour sur la nouvelle réglementation concernant les congés payés acquis durant un arrêt maladie.

Focus sur la nouvelle loi d’acquisition des congés payés en arrêt maladie

Combien de jours de congés ai-je acquis pendant mon congé maladie ?

Dans le cas d’un arrêt de travail pour maladie ou accident d’origine non professionnelle, le salarié acquiert deux jours ouvrables de congés par mois d’arrêt maladie, depuis le 24 avril 2024.

Dans l’hypothèse d’un arrêt de travail pour maladie professionnelle ou accident du travail, le salarié acquiert, comme c’était le cas avant la promulgation de la nouvelle loi, 2,5 jours ouvrables de congés par mois d’arrêt maladie.

Ai-je une date limite pour poser ces congés ?

Sauf accord de branche ou d’entreprise mieux-disant, un collaborateur qui n’a pas pu poser tous ses congés payés durant la période de référence, parce qu’il était en arrêt maladie, dispose de 15 mois de report. Le début de ce délai est fixé en fonction de la durée de l’arrêt de travail :

• S’il est de moins d’un an, il s’agit de la date où vous avez informé votre collaborateur de ses droits, après sa reprise du travail
• S’il est égal ou supérieur à un an, il s’agit des 15 mois qui suivent la fin de la période au cours de laquelle les congés ont été acquis. Dans le cas où le salarié reprendrait le travail avant la fin de la période de report, cette dernière serait suspendue jusqu’à ce que vous l’informiez de ses droits.

Puis-je acquérir ces congés payés rétroactivement, au titre d’arrêts maladie passés ?

Si la demande concerne des arrêts maladie dans votre entreprise et que le salarié est toujours en poste chez vous, il peut prétendre aux indemnités de congés payés concernant ses périodes d’arrêt maladie des deux dernières années.

En revanche, s’il a changé d’employeur dans l’intervalle, cette rétroactivité s’applique aux arrêts maladie remontant aux trois dernières années.

Les autres questions

A combien de jours de congés payés ai-je droit au cours d’une année ?

Que ce soit dans le secteur privé ou public, tout collaborateur ayant travaillé au moins un mois chez le même employeur a droit à cinq semaines de congés payés par an.

Si votre employeur base sa méthode de calcul sur les jours ouvrables (ceux qui peuvent être légalement travaillés, soit les jours de la semaine du lundi au samedi inclus), un travailleur acquiert 2,5 jours ouvrables de congé par mois, ce qui représente 30 jours ouvrables de congés par an, acquis pendant une période de référence légale qui court du 1^er juin au 31 mai de l’année suivante.

S’il se réfère aux jours ouvrés (c’est-à-dire les jours effectivement travaillés dans une entreprise ou une administration, généralement du lundi au vendredi inclus), un travailleur acquiert 2 jours ouvrés de congés par mois, soit 25 jours de congés par an.

Ce nombre de jours vaut, à la fois, pour les salariés à temps plein et à temps partiel. La convention collective, l’accord de branche, l’accord d’entreprise, le contrat de travail ou les usages peuvent prévoir des jours de congés allant au-delà du nombre légal. Ces textes peuvent aussi faire bénéficier certains collaborateurs de congés supplémentaires selon des critères liés à l’âge, à l’ancienneté ou au handicap.

Quelle différence entre les congés acquis et ceux en cours d’acquisition ?

Les congés acquis sont ceux qui ont été cumulés au cours de la période de référence précédente, par exemple du 1^er juin 2023 au 31 mai 2024. Les congés en cours d’acquisition sont ceux qui concernent la période de référence en cours, ici du 1^er juin 2024 au 31 mai 2025. Ces derniers ne pourront être pris avant le 1^er juin 2025, sauf accord de l’employeur.

Puis-je les poser quand je le souhaite ?

Le congé principal du salarié (le plus long qu’il prend dans l’année) doit être pris entre le 1^er mai et le 31 octobre de la même année (sauf disposition contraire de la convention collective).

Pour les jours restants, c’est à l’employeur de fixer la période de prise des congés et l’ordre de départ en vacances de ses salariés, via un accord d’entreprise ou une convention de branche. S’il veut y déroger, par exemple pour faire face à des circonstances exceptionnelles, il doit modifier les dates et/ou l’ordre de départ au moins un mois avant la date initialement prévue de début de ces congés. Dans tous les cas, c’est l’entreprise qui a le dernier mot en matière de date de congés payés, même si vous êtes tenu de vous justifier si vous opposez un refus à un salarié.

Puis-je avoir les mêmes jours de congé que mon conjoint ou ma conjointe ?

Si la compagne ou le compagnon de votre collaborateur travaille dans la même entreprise que lui ou elle, vous êtes tenu de leur garantir ce droit à un congé simultané. En revanche, s’il ou elle travaille pour une autre société, vous n’y êtes pas contraint, même si un employeur doit tenir compte de la situation familiale de son salarié lorsqu’il valide ses congés.

En tant que parent, suis-je prioritaire pour poser mes congés durant les vacances scolaires ?

Non. Le Code du travail précise que « la période de prise des congés et l’ordre de départ des salariés pendant cette période sont fixés par un accord d’entreprise, une convention ou un accord de branche ». Faute de texte, c’est à l’employeur de trancher en fonction de l’ancienneté du salarié et de sa situation familiale.

Y a-t-il une durée minimale pour le congé principal ?

La loi stipule que le congé principal doit durer au moins 12 jours ouvrables consécutifs (ou 10 jours ouvrés). Il doit, en outre, être pris entre le 1er mai et le 31 octobre de la même année.

Puis-je prendre mes cinq semaines d’un coup ?

En principe, le congé principal du salarié ne peut pas excéder 24 jours ouvrables consécutifs (4 semaines). Néanmoins, des dérogations peuvent être accordées par l’employeur, si, par exemple, le collaborateur veut rendre visite à sa famille qui vit dans un pays lointain ou s’il compte, au sein de son foyer, une personne en situation de handicap ou de perte d’autonomie.

Comment fonctionnent les congés fractionnés ?

Vos salariés peuvent bénéficier d’un à deux jours de congé supplémentaires par an, dans le cadre du dispositif du fractionnement. Ils y sont éligibles si :

• Ils ont acquis au moins 15 jours de CP
• Ils ont posé au moins douze jours de congés consécutifs entre le 1^er mai et le 31 octobre
• Il leur reste un reliquat minimum de 3 CP sur leurs 24 jours de congé (soit la durée maximale pour un congé principal).

Dans le détail, votre collaborateur bénéficiera, au 31 octobre, d’un jour de congé payé supplémentaire s’il remplit les conditions ci-dessus et a un reliquat de 3 à 5 jours de congé principal. Et de deux jours supplémentaires s’il lui reste 6 jours ou plus à poser.

A titre d’exemple, un salarié qui aura posé 14 jours de vacances en juillet, puis 4 en août, aura, au 31 octobre, un reliquat de 6 jours de congés payés sur les 24 de son congé principal et pourra bénéficier de deux jours de congés payés supplémentaires.

Que faire si je n’ai pas posé tous mes congés avant la fin de la période de référence ?

Ils sont généralement perdus. Sauf si vos salariés se trouvent dans l’une de ces situations :

• Si leur temps de travail est annualisé : ils pourront alors poser leurs congés jusqu’au 31 décembre de l’année en cours
• S’ils sont au forfait jour : ils auront également la possibilité de poser leurs congés jusqu’au 31 décembre.
• S’ils ont pris un congé sabbatique ou un congé pour création d’entreprise : il leur sera alors permis de reporter leur 5^e semaine de congés payés au cours des six prochaines années
• S’ils disposent d’un compte épargne temps : ils peuvent y déposer leur 5^e semaine de congés payés
• S’ils n’ont pas pu les prendre en raison d’une absence contrainte : arrêt maladie, congé maternité…
• Si vous le leur demandez, sous réserve d’obtenir leur accord.
• Si un accord d’entreprise ou un usage autorise le report de congés payés

Comment sont rémunérés les congés payés ?

Pendant sa période de congés payés, le salarié perçoit des indemnités. Celles-ci peuvent être calculées de deux manières :

• Soit elles correspondent au dixième de sa rémunération brute sur la période de référence, du 1^er juin au 31 mai de l’année suivante
• Soit leur montant est égal à la rémunération que le collaborateur aurait touché s’il avait continué à travailler.

A la suite de ces calculs, c’est le résultat le plus favorable au salarié qui s’applique.

Dans quel cas ai-je droit à une indemnité compensatrice de congés payés ?

L’indemnité compensatrice de congés payés est versée si le salarié n’a pas pu exercer ses droits en matière de congés, du fait d’une rupture du contrat de travail, d’une fin de CDD ou de contrat d’intérim. Le montant de cette indemnité équivaut alors à l’indemnité correspondant au solde de CP du collaborateur au moment de son départ de l’entreprise.

Quelle différence entre les congés anticipés et les congés sans solde ?

Un collaborateur a le droit de poser des congés payés, par anticipation, s’il ne dispose pas d’un solde suffisant de congés acquis. Ceux-ci seront indemnisés de la même manière que des congés payés classiques. L’employeur est cependant en droit de refuser sa demande en motivant sa réponse.

Le salarié peut aussi poser des congés sans solde qui ne seront, dans ce cas, pas rémunérés.

Puis-je poser des congés alors que ça ne fait pas un an que je travaille dans mon entreprise ?

Le salarié cumule des droits à congés payés dès sa prise de poste, à raison de 2 jours et demi ouvrables par mois. Il peut donc poser ces congés sous forme de congés anticipés, avant le 31 mai, sous réserve de l’accord de son employeur.

Est-ce que j’acquiers des congés payés pendant mon congé maternité/paternité ?

Un employé acquiert des congés payés pendant toute période considérée comme du temps de travail effectif, y compris pendant son congé maternité ou paternité. D’autres absences, assimilées à du temps de travail effectif, ouvrent également droit à l’acquisition de congés payés : le congé d’accueil de l’enfant et d’adoption, les jours de repos acquis au titre de la réduction du temps de travail, les congés de formation, les absences consécutives à un accident du travail ou à une maladie professionnelle, les absences liées à un arrêt de travail d’origine non professionnelle (dans ce cas le salarié n’acquiert que deux jours de congés payés par mois d’absence), l’activité partielle, la période de préavis dispensée par l’employeur, les absences liées à des activités associatives, civiques, sociales, politiques ou militantes.

Peut-on m’imposer des congés payés ?

En cas de fermeture de l’entreprise, oui. Vos salariés toucheront alors normalement leur indemnité pour les congés payés acquis dont ils disposent. Si leur solde de CP est insuffisant, France Travail pourra leur verser une aide, sous certaines conditions.

Puis-je faire don de mes congés payés à un collègue ?

La loi autorise les travailleurs à faire don de leur cinquième semaine de congés payés, de manière anonyme et gratuite, à un autre salarié dans deux cas bien précis : si le bénéficiaire est parent d’un enfant gravement malade ou est proche aidant.