Les erreurs à ne pas faire lors des entretiens annuels

Les entretiens annuels sont un levier pour l’engagement et la performance de vos collaborateurs, à condition de les mener comme il se doit. Découvrez les erreurs à éviter pour transformer ces échanges en opportunités.

L’erreur classique : arriver non préparé

« Dans la plupart des entretiens, le temps consacré à la préparation est sous-estimé, notamment pour réunir des éléments factuels, définir les finalités de l’entretien, préparer les points à aborder et les messages clés », note Marie-Françoise Hosdain, consultante en orientation professionnelle et co-autrice de Réussir ses entretiens RH, paru aux éditions Gereso Eds.

Ne pas préparer un entretien annuel revient à minimiser son importance. Cela peut donner au collaborateur l’impression que son travail et ses préoccupations ne sont pas pris au sérieux. Et les conséquences peuvent être nombreuses : discussions superficielles ou désorganisées, décisions basées sur des ressentis plutôt que sur des faits, incompréhension entre les deux parties, et donc conflits.

Oublier de reconnaître les réussites

Un entretien trop centré sur les points à améliorer peut être démotivant, même pour les collaborateurs productifs. « Au final, l’objectif est de déterminer si le collaborateur est globalement performant. Si tel est le cas, il serait contre-productif de dresser une liste des points qui ne vont pas, et préférable de trouver comment travailler dessus positivement. Trop insister sur les failles peut laisser le collaborateur démotivé, alors qu’un échange positif et orienté vers le progrès peut, au contraire, renforcer son engagement », explique Marie-Françoise Hosdain, également numérologue.

Il est donc important de trouver le juste équilibre dans vos retours et, surtout, d’aller au-delà de la simple constatation des axes d’amélioration. Proposez plutôt des solutions concrètes pour aider votre collaborateur à progresser. Cela transforme un feedback démotivant en une occasion pour lui de se développer.

Et surtout, n’oubliez pas de féliciter les efforts et les résultats obtenus.

Ne pas se projeter vers l’avenir

Se focaliser uniquement sur les performances passées et ignorer les aspirations professionnelles de vos collaborateurs est une erreur. L’entretien ne doit pas être une simple rétro-analyse. Il doit aussi être un moment de projection pour ouvrir des perspectives et répondre à des ambitions individuelles.

Les collaborateurs ont besoin d’une vision à long terme. Même si vous ne pouvez pas toujours répondre à toutes leurs aspirations, les écouter et les considérer est nécessaire pour maintenir leur engagement. Ignorer ces ambitions risque non seulement de les démobiliser, mais aussi de les pousser à chercher des opportunités ailleurs.

Manquer d’écoute active

Selon Marie-Françoise Hosdain, « tous les conflits en entreprise sont issus de difficultés de communication. Pendant un entretien, ce savoir-faire est d’autant plus crucial que le manager ou le RH sont investis d’un rôle et d’une responsabilité. Et c’est le lieu où les dérives de communication peuvent vite arriver, mettre fin à l’échange, ou se terminer par un conflit ».

Soyez dans l’écoute active : reformulez, validez les propos du collaborateur, posez des questions pour approfondir. Un manager qui interrompt ou monopolise la parole va décourager le collaborateur de s’exprimer librement.

La clé d’un bon entretien ? « Une posture neutre, ouverte, bienveillante et surtout assertive, pour éviter de se positionner “supérieur à l’autre”, ou à l’inverse, en position de soumission, sans savoir réagir », précise-t-elle.

Laisser vos ressentis personnels prendre le pas

Vous vous apprêtez à faire passer des entretiens annuels à vos collaborateurs ? Veillez à adopter une posture qui soit à la fois positive et objective. « Les a priori et préjugés ont un impact certain, ce qui nécessite de se préparer mentalement, de se mettre dans un état d’esprit positif et de se focaliser sur l’objectif », explique Marie-Françoise Hosdain.

Poser des questions fermées

« Autre erreur courante, poser des questions fermées, induites ou alternatives, qui vont très vite fermer le dialogue et induire des réactions négatives de la part du collaborateur », déclare la co-autrice de Réussir ses entretiens RH.

Tandis que ces questions freinent les échanges, celles plus ouvertes invitent à la réflexion et à l’expression. Par exemple : « Quelle a été votre plus grande réussite cette année ? » ou « comment pourrait-on vous aider pour mieux réussir ? ».

Ne pas gérer son temps correctement

Un autre piège régulier dans lequel tombent souvent les managers est la gestion du temps. « Un entretien annuel, ce n’est pas une conversation libre. Il doit s’inscrire dans un cadre précis, un peu comme un ordre du jour pour une réunion. Fixer une durée permet de rester concentré et d’être plus efficace. On sait que pour diverses raisons, ces échanges peuvent rapidement dévier. Si on dépasse le temps imparti, entre 1h30 et 2h maximum, c’est que la discussion a dérivée. Dans ce cas, il faut stopper l’entretien, se mettre d’accord ou prévoir un report pour aborder les autres points plus tard », conclut Marie-Françoise Hosdain.

Il est important de déterminer en amont une durée précise, d’allouer un temps spécifique à chaque point à aborder et de respecter ces règles. Si un sujet imprévu est soulevé, notez-le pour plus tard, mais veillez à ne pas laisser la conversation s’écarter de son objectif ni s’enliser.

Avec ces conseils entre les mains, vous être prêt pour élever vos entretiens annuels.