Entretien professionnel : comment bien le préparer pour atteindre vos objectifs RH

Le Code du travail prévoit que tout employeur, quelle que soit la taille de son entreprise, organise, tous les deux ans, un entretien professionnel avec ses collaborateurs, pour échanger sur leurs perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi.

Nous avons demandé à Catherine Marché, directrice générale adjointe et DRH du groupe Demos, leader de la formation professionnelle, de nous livrer ses conseils pour préparer au mieux ce temps d’échange privilégié.

Rappeler au collaborateur les objectifs de cet échange

Avant tout, il convient de rappeler au collaborateur, en amont du rendez-vous, les objectifs de celui-ci et de le distinguer de l’entretien annuel : « A la différence du second, qui évalue la performance de la personne, l’entretien professionnel s’inscrit dans une démarche de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences). La loi amène les entreprises à réfléchir avec leurs collaborateurs aux métiers de demain et à les accompagner dans l’évolution de leurs métiers, notamment grâce à une déclinaison de formations. »

In fine, l’objectif pour l’entreprise est de veiller au maintien de la capacité du salarié à occuper un poste. « Avec le développement de l’intelligence artificielle, un tiers des métiers n’existeront plus demain, souligne Catherine Marché. C’est pourquoi les certifications privilégient aujourd’hui une approche par compétences (hard skills et soft skills) au détriment d’un raisonnement par métier. L’idée est de capitaliser sur des savoir-faire et des savoir-être pour conserver son métier ou briguer un autre poste. »

En résumé, l’entretien professionnel vise à dresser un état des lieux des compétences de vos collaborateurs et à comprendre leur projet professionnel pour trouver le meilleur moyen d’accomplir le chemin entre les deux (formations, certification, mobilité professionnelle…). « Un gestionnaire sur un plateau téléphonique qui souhaite devenir formateur pourra, par exemple, mettre à profit son sens de la relation client et sa connaissance du métier, mais devra sans doute se former à la conception de supports de formation ou à l’animation d’un cours. »

Y consacrer suffisamment de temps

« Pour tirer une matière intéressante de cet entretien, il faut le préparer de part et d’autre et le planifier à l’avance, en informant le salarié du jour et de l’horaire fixés et en laissant une plage horaire suffisante pour traiter tous les volets, précise la DRH. On ne le fait pas entre deux portes, on prend le temps de se poser ! »

Associer le manager

C’est souvent le service RH qui est à l’origine de cet entretien mais l’échange peut être mené de concert avec le manager : « Si le DRH a un regard sur l’évolution de la cartographie des métiers de son entreprise, le responsable opérationnel est plus à même de définir les besoins au sein de son équipe et de détecter un potentiel chez un collaborateur pour répondre à ses besoins. »

« Le manager peut aussi se faire l’écho d’une demande d’un salarié qui désire être reçu en entretien professionnel pour faire un point dans le cadre, par exemple, d’un souhait de mobilité professionnelle. Rien ne l’empêche d’en faire la demande, même avant le délai de deux ans », poursuit-elle.

Construire une trame d’entretien

Pour être certain de n’omettre aucun point lors de l’entretien, il est conseillé d’établir une grille qui servira de fil conducteur à votre discussion et que vous pourrez transmettre au manager s’il mène l’entretien.

Vous pouvez, par exemple, suivre cet ordre :

• Quelles formations le salarié a-t-il suivi au cours des deux dernières années ?

• Qu’a-t-il retiré de ces formations ? Comment les a-t-il vécues ?

• Quel a été le parcours professionnel du collaborateur jusqu’à aujourd’hui ? Occupe-t-il un poste conforme à la formation qu’il a suivie ? Est-il en reconversion ? A-t-il bénéficié d’une validation des acquis de l’expérience (VAE) ?

• Quelles compétences a-t-il acquises ?

• Quels sont ses points d’amélioration dans son métier ?

• Quels sont ses souhaits de formation ou d’évolution professionnelle ? Comment se projette-t-il ?

« Même si c’est une obligation légale, l’entretien professionnel ne doit pas être considéré comme un exercice imposé. Il doit alimenter la motivation du collaborateur et lui donner des perspectives, le rendre acteur de son évolution professionnelle. Dans le même temps, il fournit aux RH un aperçu des forces en présence et des potentiels qui existent dans l’entreprise », précise Catherine Marché.

Et après ?

Ce qui s’est dit durant l’entretien doit ensuite être retranscrit sur un document dont une copie sera remise au salarié et qui permettra d’assurer un suivi. 

« Le but de cet échange est de faire coïncider les besoins de l’entreprise et les aspirations des collaborateurs. Si c’est un one shot et qu’on se donne rendez-vous dans deux ans, je ne vois pas l’intérêt ! A mon sens, en fonction de l’ampleur des actions mises en place et des changements, il faut se revoir au moins une fois dans l’année qui suit pour un retour d’expérience », estime Catherine Marché.