Entretien annuel : 7 questions à poser pour un échange constructif (et celles à éviter)
Temps d’échange privilégié entre un manager et un collaborateur, l’entretien d’évaluation doit se dérouler dans un climat de confiance pour être fructueux.
L’entretien annuel d’évaluation est un outil à la main de l’employeur pour dresser le bilan du travail accompli par un salarié. C’est également dans ce contexte qu’il peut proposer une augmentation ou une promotion à son collaborateur. Jean-Michel Boquet, ex-DRH et gérant de l’agence mRHq, qui accompagne les TPE et les PME sur tous les sujets ayant trait à la gestion des ressources humaines, nous propose une grille de questions pour un entretien fécond.
Comment te sens-tu dans ton poste ?
L’expert suggère d’abord de prendre la température en demandant au salarié de dire ce qu’il pense de ses missions : « Au quotidien, on parle de tel dossier, de tel client, de telle facture. L’entretien est un moment privilégié où le manager parle de lui à son salarié, où le salarié nous parle de lui, c’est une parenthèse qui s’ouvre et se ferme. En tant que manager, je dois pouvoir dire à quelqu’un lors de cet entretien des choses un peu différentes de ce que je lui dis tout au long de l’année. Et je dois laisser la porte ouverte à ce que la personne puisse me dire qu’elle veut changer de poste ou de façon de faire son travail. Récemment, j’ai reçu en entretien une collaboratrice qui souhaite prendre deux mois de congés cet été. C’est bien qu’elle m’ait prévenu longtemps à l’avance car cela s’anticipe, se planifie, s’organise avec l’équipe et les clients. Il ne faut pas en faire un moment anodin ! »
Comment te sens-tu au sein de l’équipe ?
Cette question permet de réaffirmer à votre collaborateur que son bien-être au travail et sa bonne intégration au sein de l’équipe ont de l’importance à vos yeux. Pour que votre interlocuteur se confie le plus honnêtement possible, il faut créer un climat de confiance, décrit Jean-Michel Boquet : « Le manager doit d’abord se mettre dans de bonnes dispositions, refuser toute sollicitation extérieure durant l’entretien, ne pas consulter ses mails, ne pas répondre au téléphone. Cet entretien ne se fait pas ni au resto ni sur un coin de bureau mal rangé. Et il ne faut pas le planifier à 10h si vous avez une réunion importante à 11h ! Il faut également informer le collaborateur dix à quinze jours avant de la date et de l’horaire de l’entretien pour qu’il ne soit pas pris au dépourvu. »
L’expert insiste aussi sur le fait que cette relation de confiance se construit tout au long de l’année et qu’il ne faut pas hésiter à dire à votre équipe lorsque vous êtes content d’elle : « Si vous négligez votre collaborateur le reste du temps, vous ne sortirez rien de valable de l’entretien d’évaluation. Pour que celui-ci soit constructif, il faut permettre à l’autre de s’exprimer en n’oubliant pas que votre collaborateur a peut-être une perception des choses totalement différente de la vôtre. Souvent, le fait de vous livrer incitera la personne en face de vous à le faire également. Ensuite, libre à elle de ne pas vous laisser accéder à sa bulle personnelle. »
Que peut-on changer dans l’organisation pour que tu sois plus à l’aise, que tu puisses donner davantage le meilleur de toi-même ?
Une fois que le manager a bien en tête la situation vécue par le salarié, il peut ensuite lui proposer de réfléchir avec lui à la manière de faciliter son quotidien de travail : la charge de travail est-elle adaptée ? Souhaite-t-il être challengé par de nouvelles missions ? Faut-il penser à le faire changer de binôme de travail ?
Que penses-tu de ton année ?
Une variante de cette question peut être : « Qu’est-ce que tu penses de notre année ? ». « L’idée est d’amener le salarié à dire s’il estime qu’il a contribué à la réussite de l’entreprise et de quelle manière, explique Jean-Michel Boquet. Cela vous permettra de rebondir sur ses succès en le félicitant et de lui faire part des points d’amélioration que vous avez identifiés. »
Que comptes-tu te fixer comme objectif(s) ?
« J’ai pris le parti de ne plus fixer les objectifs de mes collaborateurs mais de les inciter à le faire eux-mêmes dans le cadre de l’entretien annuel », précise le gérant de mRHq. « Chez nous, on planifie des objectifs à trois mois car c’est une période sur laquelle on a facilement de la visibilité et que, en particulier dans la période que nous traversons, il est compliqué de demander au collaborateur de se projeter sur un an. »
Quelles compétences as-tu développées ? Et celles que tu souhaiterais développer ?
L’entretien professionnel, réalisé tous les deux ans et obligatoire, permet aux salariés d’aborder leurs besoins de formation. Pour autant, l’entretien annuel est aussi un bon moment pour parler de compétences à développer ou à acquérir. Pour les managers et les RH, cela permet d’avoir une vision globale des projets à lancer, voire à mutualiser. Et c’est une façon constructive d’envisager un manque de telle ou telle compétence.
Comment as-tu trouvé cet entretien ?
« A la fin de l’entretien, j’apporte ma conclusion par écrit et je demande au collaborateur d’écrire ensuite une réaction à cette conclusion. C’est vraiment un endroit d’expression libre où la personne est invitée à donner son avis sur notre échange. En général, quand l’entretien est bien préparé, les collaborateurs sont satisfaits. »
BONUS. Les questions à éviter
Es-tu satisfait de ton salaire ?
Si la question du salaire est indissociable de l’exercice, elle ne doit pour autant pas faire oublier l’objectif premier de l’entretien annuel : évaluer la performance, le développement et le bien-être au travail.
Que penses-tu de tes collègues ?
Si l’entretien annuel permet d’évaluer la bonne collaboration au sein d’une équipe, il doit avant tout être constructif. Les jugements de valeur n’y ont que peu d’intérêt et pourraient être source de frictions, plus que de solutions.
As-tu rencontré des problèmes personnels qui ont eu un impact sur ton travail ?
La question est intrusive ! Si un collaborateur souhaite partager des informations sur sa vie personnelle, la démarche doit venir de lui. De votre côté, vous devez respecter la frontière entre vie pro et vie perso.
Les questions « pièges »
« Des questions du type : où te vois-tu dans trois ans ou dans cinq ans ne donnent souvent pas lieu à des réponses très intéressantes, remarque l’ancien DRH. Elles peuvent même mettre le salarié mal à l’aise s’il n’ose pas répondre qu’il brigue votre place. »
Les questions fermées
« Je déconseille également les questions telles que ‘’as-tu atteint tel objectif ?’’ qui appellent souvent des jugements lapidaires et des réponses manquant de nuances. »
Bien s’équiper pour bien recruter
