Peut-on enregistrer un entretien d’embauche ?

L’enregistrement des entretiens d’embauche, facilité par les outils numériques tels que Zoom ou Teams, est-il vraiment légal ? Cette pratique soulève des enjeux liés à la vie privée et aux données personnelles des candidats. On fait le point sur ce sujet complexe et ses implications.

Pourquoi enregistrer un entretien d’embauche ?

Enregistrer un entretien d’embauche peut offrir de nombreux avantages aux employeurs dans leur processus de recrutement. Voici les principales raisons pour lesquelles certains recruteurs optent pour cette option :

Favoriser l’équité entre les candidats

Dans un processus de recrutement, il peut être difficile de se souvenir avec précision de tous les échanges passés au cours des entretiens d’embauche. L’enregistrement permet donc de revenir sur les réponses des candidats et d’évaluer leurs propos avec plus d’objectivité. Cela limite les biais liés à la mémoire ou aux premières impressions.

Prendre du recul sur les échanges

En tant qu’employeur, reprendre le fil d’un entretien d’embauche permet de prendre du recul sur les échanges et d’ouvrir une perspective plus claire. Dans un processus de recrutement, ce recul est particulièrement utile pour mieux comprendre les motivations des candidats ou clarifier un point qui aurait pu être mal interprété pendant l’entretien.

Intégrer des parties extérieures au processus de recrutement

Tous les décideurs ne peuvent pas toujours être présents pendant les échanges. L’enregistrement d’un entretien d’embauche offre la possibilité à un collègue salarié ou à un supérieur de consulter l’échange a posteriori, pour apporter un avis complémentaire.

Offrir des feedbacks plus précis et personnalisés

Les candidats attendent souvent un retour précis sur leurs entretiens. Grâce aux enregistrements, il devient plus aisé de fournir des feedbacks factuels, qu’ils soient positifs, négatifs ou constructifs.

Apprendre de ses erreurs

Tout comme un athlète analyse ses performances, un recruteur peut revoir un entretien d’embauche enregistré pour identifier ses axes d’amélioration. Une phrase maladroite ? Une question mal formulée ? Ce retour en arrière via un l’enregistrement peut être riche d’enseignements.

Se protéger juridiquement

Enfin, dans certains cas litigieux, disposer d’un enregistrement peut faire office de preuve et attester que l’entretien d’embauche s’est déroulé dans les règles, à condition d’en avoir informé le candidat.

Avez-vous le droit d’enregistrer un entretien d‘embauche ?

Si les avantages de l’enregistrement sont nombreux, en tant qu’employeur ou recruteur, il est important de connaître et respecter le cadre légal avant d’enregistrer l’échange. En France, l’enregistrement d’un entretien d’embauche est autorisé… mais sous certaines conditions strictes. Et en l’absence de respect de ces principes, les enregistrements pourront être considérés comme illégaux et constituer une atteinte à la vie privée du candidat.

Récolter le consentement du candidat

La règle est simple : pas de consentement, pas d’enregistrement. L’employeur doit informer le candidat de son intention d’enregistrer l’entretien d’embauche et obtenir son accord explicite. Ce consentement doit être libre et éclairé : le candidat doit comprendre les raisons pour lesquelles l’entretien est enregistré et comment les données seront utilisées.

Pour sécuriser cette formalité, vous pouvez soumettre au candidat une confirmation écrite, par exemple une case à cocher dans un formulaire ou une mention dans le mail de convocation. Si le consentement est verbal, pensez à enregistrer ce moment en début d’entretien. Assurez-vous que le candidat comprend bien pourquoi l’entretien est enregistré, à quelles fins, et combien de temps les données seront conservées.

Une finalité légitime

L’enregistrement d’un entretien d’embauche ne doit pas être effectué « juste au cas où ». Il doit répondre à une finalité précise et légitime, comme permettre à l’employeur d’évaluer les compétences du candidat en cas d’absence. Toute utilisation non légitime de l’enregistrement pourrait être considérée comme abusive.

Une conservation des données limitée dans le temps

Les données personnelles, y compris les enregistrements vidéo ou audio, ne doivent pas être conservées indéfiniment. La loi impose une durée de conservation limitée, souvent alignée sur la finalité initiale. En général, les enregistrements liés à un processus de recrutement doivent être supprimés une fois la décision prise et le poste pourvu. Dans tous les cas, ils devront être supprimés dans les 2 ans.

En l’absence de respect de ces principes, enregistrer un entretien d’embauche peut être considéré comme une atteinte à la vie privée des candidats, voire une collecte abusive de données personnelles.

Téléchargez le Guide du recrutement 2025

Quelles sont les bonnes pratiques pour enregistrer un entretien d’embauche ?

Si vous envisagez d’enregistrer un entretien d’embauche, il est important de respecter le cadre légal. Cela inclut l’obtention du consentement explicite du candidat, une justification légitime pour cet enregistrement, ainsi que le respect des règles concernant la conservation des données.

Au-delà des obligations légales imposées par le droit français et le RGPD, pensez à adopter des bonnes pratiques pour garantir une gestion responsable des données personnelles. Ce sujet, particulièrement sensible, impose de prendre toutes les précautions nécessaires en limitant l’accès aux enregistrements et aux données. Assurez-vous que seules les personnes directement impliquées dans le processus de recrutement et ayant un droit de regard sur les candidatures puissent accéder aux enregistrements. De plus, pensez à sécuriser les données en utilisant des outils numériques conformes et fiables pour le stockage, afin d’éviter tout risque de fuite ou d’accès non autorisé.

En adoptant ces précautions, vous protégez non seulement les données des candidats, mais aussi la réputation et la conformité de votre entreprise.

Quels sont les risques si vous ne respectez pas la loi ?

Ne pas respecter le cadre légal en matière d’enregistrement des entretiens d’embauche peut avoir de lourdes conséquences pour votre entreprise.

Tout d’abord, en cas de non-respect des principes fondamentaux du RGPD (transparence, consentement, finalité, etc.), la Cnil, autorité compétente en France sur le sujet des données personnelles, peut infliger aux employeurs une amende allant jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise. Elle peut également exiger la publication des sanctions, ce qui pourrait ternir la réputation de l’entreprise.

De plus, enregistrer un entretien d’embauche à l’insu d’un candidat constitue une atteinte à sa vie privée. Selon le droit français, et plus précisément l’article 226-1 du Code pénal, cette infraction est passible d’un an d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende. Si les données personnelles du candidat sont détournées de leur finalité initiale, la sanction peut s’alourdir jusqu’à 5 ans de prison et 300 000 € d’amende (article 226-21).

Enfin, les candidats lésés peuvent demander réparation pour le préjudice subi, qu’il soit moral ou matériel. Dans ce cas, des dommages et intérêts viennent s’ajouter aux sanctions administratives ou pénales, amplifiant l’impact financier et juridique pour l’entreprise.