7 conseils pour réussir vos entretiens annuels

L’entretien annuel permet de faire un bilan global de l’année écoulée avec vos collaborateurs. C’est l’occasion d’aborder les performances, les réussites, les échecs, les axes d’amélioration, les objectifs à venir, les aspirations professionnelles, la rémunération… Mais un entretien mal préparé peut rapidement perdre tout son intérêt : il risque de se transformer en une source de frustration pour le collaborateur et un fardeau pour le manager. Pour éviter cela, il est important de faire de cet échange un levier de motivation, de développement et de performance. Voici huit conseils pour faire de vos entretiens annuels un outil vraiment efficace.

Avant l’entretien

Préparez-vous !

Un entretien réussi repose sur une préparation rigoureuse. « La préparation est essentielle pour avoir des points d’appui factuels sur le bilan de l’année passée, identifier les points d’amélioration et fixer les objectifs sur la période à venir. Sans préparation, l’entretien va être une discussion en surface, basée essentiellement sur du ressenti et forcément de la subjectivité », explique Marie-Françoise Hosdain, consultante en orientation professionnelle et co-autrice de Réussir ses entretiens RH, paru aux éditions Gereso Eds.

Collectez toutes les informations pertinentes pour éviter de tomber dans le biais cognitif de récence, et montrez à votre collaborateur que votre évaluation repose sur une analyse objective et complète. Cela renforce votre crédibilité et la confiance qu’il aura en vous.

Notre astuce : N’hésitez pas à préparer une trame d’entretien pour structurer les échanges et éviter les oublis.

Outillez-vous pour des comptes rendus exploitables

Un des pièges fréquents des entretiens annuels, c’est la production de comptes rendus trop longs ou mal structurés. « Bien souvent, les RH ont du mal à exploiter ces comptes rendus à rallonge qui finissent par être inexploités. Il est important de penser cela en amont », explique Marie-Françoise Hosdain.

Pour éviter cela, utilisez des outils adéquats : logiciels de gestion des talents, formulaires dématérialisés standardisés, grilles d’évaluation… Ces outils permettent de structurer vos échanges, de produire des comptes rendus synthétiques et orientés « action », tout en centralisant les informations pour une analyse rapide et efficace.

Impliquez les deux parties

« La clé d’un entretien réussi est d’éduquer les collaborateurs à préparer leur entretien tout autant que les managers, afin qu’un vrai dialogue s’instaure sur la base d’une réflexion commune. Encore faut-il demander au collaborateur de compléter lui-même son auto-évaluation en amont du jour J », note la co-autrice de Réussir ses entretiens RH.

Pour rendre l’entretien plus interactif et pertinent, encouragez le collaborateur à réfléchir sur ses réalisations, à identifier ses réussites autant que ses axes d’amélioration, et à proposer des idées ou des objectifs pour l’avenir. Cela favorise une discussion plus équilibrée et collaborative.

Notre astuce : Partagez-lui un formulaire à remplir en amont, incluant des questions ouvertes telles que « Quelle a été votre plus grande réussite cette année ? » ou « comment pourrait-on vous aider pour mieux réussir ? ».

Pendant l’entretien

Créez un climat de confiance

Pour réussir un entretien annuel, créez un climat de confiance en adoptant une écoute active et bienveillante, sans jugement. Encouragez le collaborateur à s’exprimer librement à travers des questions ouvertes, telles que : « De quoi êtes-vous le plus fier cette année ? » ou « quels obstacles avez-vous rencontrés, et comment pourrions-nous les surmonter ensemble ? » Cela permettra au collaborateur de se sentir compris et soutenu.

Profitez aussi de cet échange pour réaffirmer la vision et les priorités de l’entreprise en expliquant clairement comment les performances du collaborateur s’intègrent aux objectifs globaux. Utilisez un langage simple, positif et motivant pour encourager l’adhésion. Plutôt que « vous devez améliorer ceci », préférez « avec quelques ajustements, vous pourriez atteindre des résultats encore plus impressionnants ».

Favorisez un bon dosage entre points positifs et négatifs

L’entretien annuel ne doit devenir une séance de reproches. « Le manager reproduit souvent le mode d’évaluation scolaire, avec une forte tendance à souligner ce qui ne va pas et à omettre de valoriser ce qui va bien. Cette attitude aboutit à des fins d’entretien très mitigées, voire démotivantes, car le manager aura trop insisté sur un ou deux points négatifs, alors que la performance globale est bonne. Dans ce cas, le résultat est totalement inverse avec le but recherché : faire le point et remotiver pour l’année à venir », déclare Marie-Françoise Hosdain.

On vous l’accorde, il n’est jamais facile de trouver les mots pour aborder les points négatifs, et malheureusement, les managers sont souvent mal préparés à cet exercice. Pourtant, « trouver le juste équilibre entre les retours positifs et les axes d’amélioration est essentiel pour motiver le collaborateur sans le décourager. Dire ce qui va bien, avec des exemples et des remerciements adaptés, ne coûte pas cher et peut rapporter gros au manager en termes de motivation », ajoute-t-elle.

Notre astuce : Commencez toujours par mettre en avant les réussites et les progrès réalisés par le collaborateur. Abordez dans un second temps les points à améliorer, en restant factuels et en proposant des solutions. Et enfin, terminez par une note positive.

Soyez factuel et constructif dans vos retours

Des feedbacks précis et objectifs sont indispensables pour permettre au collaborateur de comprendre vos attentes et s’améliorer. « Une des clés pour réussir ses entretiens annuels est de se baser sur des éléments factuels. Si vous n’êtes pas factuel, vous tombez vite dans le ressenti subjectif. Dans ce cas, le manager et le collaborateur auront peu de chance de se mettre d’accord », explique la co-autrice de Réussir ses entretiens RH.

Exemple : « Pendant ce projet, tu as accompli un travail de qualité, mais certains livrables ont été rendus en retard. Un meilleur suivi du calendrier pourrait t’aider à gagner en efficacité. »

En s’appuyant sur des faits concrets, les deux parties auront plus de chances de parvenir à un accord. De plus, le manager montre son implication en proposant des solutions concrètes pour favoriser la progression de son collaborateur.

Abordez les aspirations professionnelles

Profitez de l’entretien pour explorer les aspirations de votre collaborateur : souhaite-t-il évoluer hiérarchiquement ou à un poste différent ? Acquérir de nouvelles compétences ?

Ce n’est plus un secret. La rétention des talents est un enjeu important pour les entreprises et les services RH. Ce type d’échange montre au collaborateur que l’entreprise se soucie de son bien-être au quotidien et de son développement professionnel, renforçant de fait son engagement à long terme.

Bon à savoir :

« L’entretien dit annuel, [qui n’est pas obligatoire, ndlr], porte sur l’analyse de la performance de l’année écoulée et la fixation d’objectifs ou de projets sur le poste de travail annuel pour l’année à venir. Il est à dissocier de l’entretien professionnel qui lui est obligatoire et porte davantage sur la carrière du collaborateur et ses aspirations futures », conclut Marie-Françoise Hosdain.