Absence injustifiée d’un salarié : que peut faire l’employeur ?

Dans toute entreprise, la gestion des absences fait partie du quotidien. Mais lorsqu’un salarié s’absente sans explication ni justification, les répercussions ne se limitent pas à la désorganisation du travail : il s’agit également d’un manquement du salarié à ses obligations envers son employeur. Dans ce cas, l’employeur doit réagir rapidement, en restant mesuré mais dans le respect du droit du travail.

Que faire face à une absence injustifiée ? En quoi une absence injustifiée est-elle différente d’un abandon de poste ? Quelles peuvent être les conséquences pour le salarié ? Faisons le point ensemble.

Qu’est-ce qu’une absence injustifiée ?

Une absence injustifiée est une absence d’un salarié à son poste de travail, sans autorisation préalable de l’employeur ou justificatif d’absence valable.

Contrairement à un congé ou une absence pour maladie prouvée par un certificat médical, l’absence injustifiée laisse l’employeur dans le flou. Le salarié ne prévient pas, ne fournit aucun document, et ne donne pas d’explication dans des délais raisonnables ou fixés par le droit du travail. Cela n’a pas seulement un impact sur le salarié, mais peut déstabiliser toute son équipe, désorganiser le planning et générer des tensions en interne.

Prenons quelques exemples concrets :

• Un salarié formule une demande de congés payés, qui lui est refusée. Malgré tout, il décide de s’absenter aux dates souhaitées. Il s’agit alors d’une absence injustifiée.
• Un salarié tombe malade, mais oublie d’envoyer son arrêt de travail dans le délai légal de 48 heures. Là encore, son absence est considérée comme injustifiée.
• Parfois, l’explication est plus classique : le salarié choisit, sans prévenir, de ne pas se présenter au travail ce jour-là.

Quelle que soit la raison, sans communication ni justificatif d’absence, l’employeur peut considérer l’absence comme une faute.

Quelle différence entre une absence injustifiée et un abandon de poste ?

Il faut distinguer l’absence injustifiée d’un abandon de poste. L’abandon suppose une volonté manifeste du salarié de ne plus revenir, de façon définitive, à son poste de travail. L’absence injustifiée, elle, est temporaire.

Peut-on parler de démission en cas d’absence injustifiée ?

Non, une absence injustifiée ne vaut pas démission. Seule une lettre rédigée, un mail ou une communication à l’oral peut valoir démission, si et seulement s’il s’agit bien d’un choix clair, libre et non-équivoque du salarié. Un employeur ne peut en aucun cas transformer une absence prolongée en une démission, contrairement aux abandons de poste.

Votre salarié s’absente car son enfant est malade, est-ce une absence injustifiée ?

Le droit du travail encadre précisément les absences liées à la vie personnelle, et il est important que salariés comme employeurs connaissent leurs droits et obligations à ce sujet.

Par exemple, lorsqu’un salarié s’absente pour s’occuper d’un enfant malade, il peut bénéficier d’un congé pour enfant malade. Pour que cette absence soit considérée comme justifiée, le salarié doit transmettre dans les plus brefs délais un certificat médical émis par un médecin attestant de l’état de santé de l’enfant. L’employeur, de son côté, ne peut refuser ce type d’absence.

Le salarié a droit à un maximum de trois jours par an de congé pour enfant malade, et jusqu’à cinq jours si l’enfant a moins d’un an. Attention cependant : cette absence n’est en principe pas rémunérée, mais certaines conventions collectives plus favorables peuvent prévoir des jours supplémentaires et/ou une rémunération.

Deux conditions doivent impérativement être remplies pour bénéficier de ce congé :

• L’enfant doit être âgé de moins de 16 ans ;
• Il doit être à la charge du salarié.

Votre salarié perd un proche, a-t-il droit à des jours d’absences justifiés ?

La réponse est évidemment oui : un salarié a droit à des congés en cas de décès d’un proche, quel que soit son poste ou son ancienneté dans l’entreprise. Contrairement au congé pour enfant malade, ces jours d’absence sont rémunérés.

La durée du congé dépend du lien de parenté entre le salarié et la personne décédée :

• 3 jours pour le décès du conjoint, partenaire de Pacs ou concubin ;
• 3 jours pour un parent ou un beau-parent ;
• 3 jours pour un frère ou une sœur ;
• 14 jours pour un enfant de moins de 25 ans, auxquels s’ajoutent 8 jours de congé de deuil prévus par la loi.

Certaines conventions collectives ou accords d’entreprise peuvent prévoir des durées plus longues.

Le salarié doit informer son employeur de son absence dès que possible et transmettre un justificatif, tel qu’un acte de décès, dans un délai raisonnable.

Que peut faire l’employeur face à une absence injustifiée ?

L’employeur a des droits, mais aussi des obligations. Il ne peut pas prendre de sanctions sans respecter une procédure détaillée.

1.      Tenter de contacter le salarié

Face à une absence non signalée, la première réaction de l’employeur doit être bienveillante. Il est recommandé de tenter de joindre le salarié par téléphone ou par mail afin de comprendre les raisons de son absence. Il peut s’agir d’une urgence personnelle imprévue, d’un oubli, d’un réveil qui ne sonne pas, ou d’un malentendu sur l’accord d’un congé. L’erreur étant humaine, un quiproquo est vite arrivé. C’est pourquoi il est toujours préférable de rechercher un échange et une explication avant d’envisager une procédure disciplinaire, qui pourrait s’avérer injustifiée.

Par ailleurs, rappelons qu’un salarié dispose légalement d’un délai de 48 heures pour transmettre un justificatif d’absence à son employeur. En l’absence de nouvelles, il est donc prudent d’attendre deux jours avant de tirer toute conclusion ou de prendre des mesures.

2.      Demander un justificatif d’absence

Si le salarié répond, l’employeur peut exiger un justificatif (arrêt maladie, preuve de force majeure, acte de décès dans le cas de la perte d’un proche…). En l’absence de réponse ou de justificatif, l’absence reste injustifiée.

Si le salarié transmet son justificatif d’absence après le délai légal de 48 heures, mais avant l’envoi d’une mise en demeure, l’employeur peut envisager une sanction légère, telle qu’un blâme ou un avertissement. En revanche, si le justificatif d’absence parvient après l’envoi de la mise en demeure, l’employeur est en droit d’adopter une mesure plus sévère, à l’image d’une mise à pied. D’où l’importance pour le salarié de respecter les délais légaux, et pour l’employeur de réagir de façon mesurée avant de lancer une procédure disciplinaire.

3.      Envoyer une mise en demeure

Une fois le délai raisonnable de 48 heures écoulé et sans nouvelle du salarié, l’employeur est en droit de lui adresser une mise en demeure de reprendre le travail ou de fournir un justificatif d’absence valable.

4.      Engager une procédure disciplinaire

En l’absence de réponse du salarié à la mise en demeure, l’employeur peut engager une procédure disciplinaire en le convoquant à un entretien préalable, pouvant aboutir à une sanction, voire à un licenciement pour faute grave si l’absence injustifiée persiste dans le temps. Dans ce cas précis, l’absence injustifiée devient un abandon de poste.

Lors de cet entretien, l’employeur doit exposer les faits reprochés et permettre au salarié de s’expliquer et de faire valoir ses arguments. Cette étape est importante pour garantir le respect des droits du salarié.

5.      Notifier la sanction

Enfin, après l’entretien préalable, l’employeur dispose d’un délai compris entre 2 jours et 1 mois maximum pour notifier la sanction choisie.

Cette sanction peut prendre différentes formes : blâme, avertissement, mise à pied ou licenciement pour faute grave. La décision dépendra de plusieurs éléments : la durée de l’absence, la présence ou non d’un justificatif, la répétition, ou les explications fournies par le salarié pendant l’entretien préalable.

6.      Et si le salarié revient ?

Un retour inopportun ne signifie pas que tout est oublié. L’employeur peut maintenir la procédure disciplinaire si le justificatif reste absent.

Mais n’oubliez pas, comme dans toutes relations interpersonnelles, un dialogue ouvert permet souvent d’éviter de graves conflits. Et le monde du travail n’échappe pas à la règle.

Quid des absences répétées ou abusives ?

Bien sûr, lorsque les absences injustifiées d’un salarié deviennent récurrentes, elles peuvent être considérées comme une faute ou un comportement déloyal du salarié. L’accumulation peut justifier une sanction plus forte.

Licenciement pour absence injustifiée : quelle procédure ?

Le licenciement doit respecter un cadre strict : convocation à un entretien préalable et respect d’un délai de 5 jours avant l’échange, entretien préalable, rédaction et envoi d’une lettre de licenciement, précision du motif de licenciement, délai de préavis… Si l’absence est répétée ou prolongée, et si toutes les procédures sont respectées, le licenciement pourra être considéré comme fondé.

Importance du règlement intérieur et du contrat de travail

Il est recommandé à l’entreprise de notifier dans les contrats de travail et le règlement intérieur des règles et sanctions claires concernant les absences injustifiées. C’est aussi une façon de faciliter la gestion des procédures le cas échéant.

Focus sur le rôle des RH

Les ressources humaines jouent un rôle central dans la prévention et la gestion des absences : suivi, analyse, entretien de retour, accompagnement psychologique. Un salarié absent peut cacher un mal-être bien plus profond. Anticiper, c’est aussi prévenir la rupture du lien de confiance.

En résumé

• Une absence injustifiée est une absence non autorisée et non justifiée dans les délais légaux (48 heures), sans explication ni document transmis par le salarié.
• Elle se distingue d’un abandon de poste, qui traduit une volonté évidente du salarié de ne plus revenir à son poste de travail.
• Une absence injustifiée ne vaut jamais démission. Seule une démission claire, libre et exprimée clairement peut être valable.

Quelques cas particuliers d’absences justifiées :

• Enfant malade : 3 jours par an (5 jours si l’enfant a moins d’un an), non rémunérés sauf dispositions conventionnelles. Un certificat médical est requis.
• Décès d’un proche :
  • 3 jours pour le conjoint, parent, beau-parent, frère ou sœur ;
  • 14 jours + 8 jours de congé de deuil pour un enfant de moins de 25 ans ;
  • Ces congés sont rémunérés ;
  • Le salarié doit informer son employeur dès que possible et fournir un acte de décès.

Que peut faire l’employeur face à une absence injustifiée ?

• Contacter le salarié : privilégier un échange bienveillant (téléphone, mail) avant d’engager une procédure disciplinaire.
• Demander un justificatif : l’employeur peut exiger un document officiel (arrêt maladie, acte de décès…). En l’absence de justificatif, l’absence reste injustifiée.
• Envoyer une mise en demeure : passé un délai de 48 heures sans nouvelles, l’employeur peut exiger la reprise du travail ou un justificatif.
• Engager une procédure disciplinaire : si l’absence persiste, l’employeur peut convoquer le salarié à un entretien préalable pouvant conduire à une sanction voire un licenciement.
• Notifier la sanction : l’employeur dispose d’un délai de 2 jour à 1 mois pour notifier la sanction (blâme, avertissement, mise à pied, licenciement…).
• En cas de retour du salarié : la procédure peut se poursuivre si aucun justificatif valable n’est présenté.

Pour aller plus loin :

• Des absences injustifiées répétées peuvent être considérées comme une faute grave.
• Le licenciement pour absence injustifiée doit respecter une procédure stricte (convocation, entretien, notification…).
• Le règlement intérieur et les contrats de travail doivent préciser les règles liées aux absences pour faciliter leur gestion.
• Les ressources humaines jouent un rôle clé dans le suivi, la prévention et l’accompagnement des absences.