Absence pour entrée-sortie : comment la calculer ?

Vous vous apprêtez à accueillir un nouveau collaborateur en cours de mois dans votre entreprise ? L’une de vos collaboratrice vous quitte avant la fin du mois ? Vous devrez alors déduire de sa paie le montant correspondant au nombre d’heures non travaillées par la personne au cours du mois.

En gestion de la paie, c’est ce qu’on appelle l’absence pour entrée-sortie. Ce dispositif vise à garantir l’équité de la rémunération, en s’assurant que le salarié touche la somme qui lui est due pour le travail qu’il a fourni. Il évite qu’un salarié touche indûment une rémunération complète alors qu’il n’a pas travaillé sur la totalité du mois, ce qui pourrait créer un trop-perçu à rembourser à son employeur.

Quelles sont vos obligations dans cette situation ? Où indiquer cette information sur le bulletin de paie ? Et comment calculer ce montant ?

Quels salariés sont concernés par l’absence pour entrée-sortie ?

Cette disposition s’applique à tout collaborateur qui n’a pas effectué l’intégralité des heures de travail prévues par son contrat de travail dans le mois, et ce qu’il s’agisse d’un salarié en CDD, en CDI, à temps plein, à temps partiel ou les intermittents. Il s’agit ici de compenser le fait que le collaborateur ne travaille pas la totalité du mois en déduisant ses heures d’absence de sa paie, tout en assurant une juste rémunération par rapport au travail réellement fourni.

Les salariés non concernés par la mensualisation du temps de travail, à l’instar des travailleurs temporaires ou des saisonniers ne sont pas concernés par ce dispositif.

Où doit figurer cette information sur le bulletin de paie ?

L’absence pour entrée-sortie doit être inscrite sur la fiche de paie du salarié. Généralement, elle apparaît en haut du bulletin de paie, juste en dessous du salaire brut de base. Cette ligne peut être désignée sous le nom d’« absence entrée-sortie », « déduction entrée-sortie » ou « réduction E/S ».

Quelles conséquences de cette absence sur les autres éléments de la fiche de paie ?

Le montant est déduit du salaire de base pour obtenir le salaire mensuel brut du salarié. Conformément au Code du travail, cette somme doit être strictement proportionnelle au temps d’absence du salarié dans l’entreprise.

Cet élément a également une incidence sur le plafond de la Sécurité sociale. En vertu de l’article R.242-2 du Code de la Sécurité sociale, le plafond de la Sécurité sociale doit s’ajuster de manière proportionnelle au nombre de jours calendaires de présence du salarié. Enfin, cette déduction a un impact sur le calcul des cotisations salariales et patronales, puisque ces dernières se basent sur le salaire brut du collaborateur.

Comment calculer l’absence pour entrée-sortie ?

Deux méthodes de calcul existent pour calculer la déduction entrée-sortie, qui correspond à une retenue sur salaire. L’employeur doit retenir la plus avantageuse des deux pour le salarié.

La méthode de calcul basée sur l’horaire réel

La méthode de calcul basée sur les heures réelles est celle validée par la Cour de cassation en cas d’absence non indemnisée.

Elle suppose de calculer d’abord le taux horaire du salarié, qui s’obtient en divisant le salaire mensualisé par le nombre d’heures normalement travaillées dans le mois.

Ce qui donne : taux horaire pour le mois en cours = salaire mensuel brut / nombre d’heures normalement travaillées dans le mois.

Prenons un exemple : un salarié arrive dans l’entreprise le 8 septembre 2025. Son contrat de travail stipule qu’il travaille 35h par semaine sur la base de 7h par jour, du lundi au vendredi, pour un salaire mensuel brut de 2 000€. S’il avait travaillé tout le mois le septembre, il aurait travaillé 154h (22 jours x 7 heures).

Son taux horaire est donc le suivant : 2 000 / 154 = 12,98€.

Deux options s’offrent alors à vous :

• valoriser le temps d’absence du salarié. La formule qui s’applique est alors la suivante : absence pour entrée-sortie = nombre d’heures d’absence x taux horaire

Si on reprend notre exemple, le calcul, d’après cette première méthode, serait le suivant : 35 x 12,98 = 454,3. On déduit donc 454,3€ d’absence entrée-sortie au salaire de base, ce qui donne un salaire brut de 1 545,7€ pour le mois de septembre 2025.

• valoriser les heures effectivement travaillées. La formule qui s’applique est alors la suivante : rémunération = nombre d’heures réellement travaillées x taux horaire.

Si on reprend notre exemple, en suivant cette deuxième méthode de calcul, cela donne un salaire brut de : 119 x 12,98 = 1 544,62€.

Il convient ensuite de retenir la formule la plus avantageuse pour le salarié.

La méthode de calcul basée sur le forfait

Dans certaines situations, la méthode de l’horaire réel peut être moins favorable au salarié qu’un forfait, notamment si le mois en question compte un nombre de jours ouvrés inférieur à la moyenne. L’employeur pourra alors opter pour la méthode du forfait, qui repose sur un nombre d’heures mensuelles fixe.

Il devra :

• déterminer le nombre d’heures moyennes prévues dans le mois, en multipliant le temps hebdomadaire prévu au contrat de travail par 52, puis en le divisant par 12 ;
• puis le nombre d’heures non travaillées, c’est-à-dire les heures d’absence pour cause d’entrée ou sortie en cours de mois ;
• et appliquer la formule suivante : déduction entrée-sortie = (heures non travaillées / heures moyennes totales du mois) × salaire mensuel.

Dans le cas de notre exemple, le nombre d’heures moyennes prévues dans le mois pour un salarié aux 35h sera de 152,67 (35 x 52/12) et le nombre d’heures non travaillées de 35.

Le montant de sa déduction entrée-sortie est donc égal à : (35/152,67) x 2 000 = 458,50€. Une fois cette somme déduite de son salaire de base, son salaire brut sera donc de 1 541,5€ pour le mois de septembre 2025.

Dans notre exemple, il convient donc d’adopter la méthode de calcul basée sur l’horaire réel en valorisant le temps d’absence du salarié.

FAQ

Quelles conséquences en cas d’oubli de l’inscription de la déduction entrée-sortie sur le bulletin de paie ?

Si vous oubliez d’indiquer la déduction entrée-sortie sur la fiche de paie de votre salarié arrivé ou parti de l’entreprise en cours de mois, vous commettez une erreur de paie. Vous pourrez alors régulariser la situation en effectuant une retenue sur salaire sur le bulletin de paie du mois suivant dans le cas d’une arrivée ou bien en lui demandant de vous rembourser le trop-perçu en cas de départ.

Faut-il l’indiquer sur le solde de tout compte ?

Notez qu’en cas de départ en cours de mois, la déduction pour entrée-sortie doit également figurer sur le solde de tout compte, l’un des documents obligatoires (avec le certificat de travail et l’attestation France Travail) que l’employeur doit remettre à l’issue de la fin du contrat de travail.

Quelles différences avec l’absence injustifiée ?

Contrairement à l’absence pour entrée-sortie, l’absence injustifiée est une situation dans laquelle le collaborateur aurait dû venir travailler mais ne s’est pas présenté, sans prévenir son employeur. Ce type d’absence peut être considéré comme une faute professionnelle passible de sanctions. A l’inverse, l’absence pour entrée-sortie concerne une période où l’employé n’était pas censé venir travailler et donc elle ne peut pas lui être reprochée ni entraîner une sanction par l’employeur.

En résumé

• L’absence pour entrée-sortie désigne une déduction d’une partie du salaire d’un collaborateur arrivé dans l’entreprise ou parti de celle-ci en cours de mois ;
• Son montant doit être proportionnel au temps de présence du collaborateur dans l’entreprise ;
• Elle concerne tous les salariés embauchés en CDD, CDI, à temps partiel, complet ou les intermittents, mais pas les travailleurs temporaires ou saisonniers ;
• Elle peut être calculée selon la méthode des heures réelles (validée par la Cour de cassation) ou selon la méthode du forfait.