10 conseils pour un entretien de recadrage efficace

L’entretien de recadrage peut être un exercice difficile pour un manager, surtout lorsqu’on ne dispose pas des clés nécessaires pour en garantir une issue positive. Pour mener cette mission au mieux, il est important de bien se préparer en amont et de faire preuve de tact le jour J.

Un recadrage mal conduit peut aggraver la situation et générer des tensions au sein d’une équipe ou nuire à la communication sur le long terme. À l’inverse, lorsqu’il est bien préparé et exécuté, il permet au salarié de se remettre sur la bonne voie, pour une meilleure continuité du travail.

Pour vous armez face à cet exercice et abordez vos prochains entretiens de recadrage avec sérénité, nous vous proposons 10 conseils clés.

1.      Bien préparer l’entretien de recadrage en amont

Un entretien de recadrage ne s’improvise pas. Et pour s’assurer de sa réussite, une bonne préparation en amont est indispensable.

Avant de convoquer un salarié, le manager doit collecter tous les faits nécessaires sur la situation. En effet, il est important de se baser sur des éléments concrets et objectifs pour assurer une discussion pertinente et constructive.

Dans un premier temps, le manager peut simplement et factuellement poser les problématiques identifiées, puis tenter de comprendre les causes du problème que rencontre le collaborateur. Enfin, il peut proposer des solutions adaptées. De cette façon, le manager va orienter l’entretien de recadrage dans la bonne direction.

2.      Choisir le bon moment et le bon lieu pour recadrer

Le succès d’un entretien de recadrage repose aussi sur le choix du bon moment et du bon lieu. Pour favoriser une communication fluide et sereine, il vaut mieux privilégier un espace calme, à l’abri des regards, des distractions et de toute interruption. Un échange en face-à-face, plutôt qu’en visio ou par téléphone, est à préférer pour instaurer un dialogue transparent et sincère avec le salarié recadré.

Aussi, il est préférable que le manager intervienne rapidement après avoir constaté les faits. Une réaction trop tardive risque non seulement de laisser s’aggraver la situation au sein de l’équipe et de l’entreprise, mais aussi de rendre l’entretien de recadrage moins pertinent : discuter d’un problème survenu plusieurs mois auparavant n’a plus beaucoup de sens.

3.      Adopter une attitude bienveillante

Pour un entretien de recadrage réussi, le manager doit faire preuve de bienveillance. L’objectif final n’est tant pas de sanctionner, mais bien de trouver des solutions pour améliorer la situation ou l’attitude du salarié. Une communication claire, précise et constructive favorise un climat de confiance pendant l’entretien, ainsi qu’au sein de l’équipe et de l’entreprise.

En management, et d’autant plus lors d’un entretien de recadrage, maintenir une posture équilibrée entre écoute, compréhension et fermeté permet d’amener le collaborateur à comprendre ses erreurs vis-à-vis des attentes de l’entreprise.

4.      Expliquer clairement le problème

Lors d’un entretien de recadrage, il est important d’expliquer avec précision les faits reprochés. Pour cela, le manager doit exposer les faits de façon factuelle et objective, illustrer les impacts négatifs que ces agissements peuvent avoir sur l’équipe, sur l’organisation du travail ou sur l’entreprise.

Enfin, le manager doit rappeler l’importance de cet échange et de cet entretien de recadrage, non pas pour « punir » le salarié, mais pour le bon fonctionnement des équipes et de l’entreprise.

Globalement, une bonne communication permet d’éviter les malentendus et de faire comprendre au collaborateur pourquoi son attitude ou ses performances doivent être améliorées.

5.      Donner la parole au salarié

En management, et probablement dans la vie en général, la communication, c’est le nerf de la guerre.

L’entretien de recadrage ne doit surtout pas être un monologue. Pour qu’il soit productif, le manager doit laisser la possibilité au collaborateur de s’exprimer. Cela lui permettra d’apprécier son point de vue, et peut-être également d’y voir plus clair sur les événements. Peut-être la situation actuelle est-elle causée par un manque de formation ? Une surcharge de travail ? Des problèmes personnels dont le manager n’aurait pas connaissance ?

Dans le cadre d’un entretien de recadrage, une bonne communication à deux entrées aide le manager à comprendre les difficultés rencontrées par le salarié. Sans cela, difficile d’appréhender la situation dans sa globalité, d’identifier les possibles raisons sous-jacentes, et donc, de mettre en place des solutions adaptées.

6.      Gérer les émotions avec intelligence

L’intelligence émotionnelle est un soft skill indispensable à tout bon manager (et pas seulement d’ailleurs). Certaines situations, telle que l’entretien de recadrage, peuvent susciter des réactions émotionnelles fortes. En management, savoir gérer ces émotions avec intelligence et empathie est un atout. Un manager doit toujours garder son calme et recentrer la discussion sur les faits pour maintenir une communication constructive, tout en étant à l’écoute du point de vue du collaborateur.

7.      Proposer des solutions adaptées

L’idée d’un entretien de recadrage n’est absolument pas de faire le procès d’un salarié. Un recadrage ne doit donc pas simplement pointer un problème : il doit avant tout aboutir sur des solutions concrètes. Le manager doit proposer des mesures adaptées à la situation : une formation pour renforcer les compétences du collaborateur, un aménagement du travail, incluant éventuellement du télétravail, un accompagnement plus rapproché pour assurer un meilleur suivi… Quelle que soit la situation, un entretien de recadrage doit toujours déboucher sur des actions concrètes.

8.      Fixer des objectifs clairs

Proposer des actions correctives et des solutions, c’est bien. Mais s’arrêter là serait une grave erreur.

De l’entretien de recadrage doit ressortir des objectifs mesurables et un plan d’action réaliste. Pour aider le collaborateur à s’améliorer, le manager peut par exemple définir :

• Les comportements ou performances à corriger.
• Un délai précis pour observer les améliorations.
• Un suivi régulier pour vérifier que le recadrage porte ses fruits.

Un bon manager sait donner un cadre clair et structurant pour assurer la réussite du recadrage.

9.      Assurer un suivi et valoriser les efforts

Un entretien de recadrage est un exercice qui dure dans le temps. Pour garantir des résultats et garder la motivation d’un salarié, un suivi régulier doit être mis en place. Un manager efficace assure un monitoring constant et valorise les efforts de ses collaborateurs. Des feedbacks positifs renforcent la motivation et favorisent une communication saine au sein de l’équipe.

10.         Et surtout : être cohérent et exemplaire

Et oui, c’est comme tout dans la vie : si on ne donne pas l’exemple, la parole perd en crédibilité. Un manager doit montrer l’exemple. Il est important qu’il aligne ses propres comportements avec les attentes qu’il fixe à ses salariés. Un bon management repose sur la cohérence et la justesse dans l’application des règles au sein de l’entreprise.