Télétravail : les enseignements (chiffrés) tirés par Microsoft du confinement

Pour comprendre ce qui se jouait pendant le confinement au-delà des apparences, Microsoft a lancé une expérimentation en se basant sur Workplace Analytics (l’outil d’analyse lié à Microsoft 365) ainsi que sur des sondages anonymes. Les équipes ne savaient pas à l’avance quelles seraient leurs découvertes, mais restaient certaines que les résultats aideraient leurs partenaires, leurs clients et les autres organisations à faire leur chemin dans cette transition, d’où le partage de ce retour d’expérience via un article publié sur Harvard Business Review.

L’étude s’est portée sur une équipe de 350 personnes, la Modern Workplace Transformation team principalement basée aux Etats-Unis. Les différentes données étudiées (mails anonymisés, agenda, messages instantanés…) ont été comparées à celles de périodes précédentes et les collaborateurs invités à partager leurs réflexions et leurs impressions, les unes complétant les autres. Voici un résumé de ce que Microsoft a découvert à l’issue de ces semaines d’observation !

Quand elles sont orientées  par les employées, des normes bien établies peuvent évoluer rapidement

A la semaine, le volume horaire consacré aux réunions a augmenté de 11%, ce qui parait naturel puisque les échanges autour de la machine à café ou dans un couloir n’étaient plus possibles. Plus surprenant, le format des réunions a évolué, avec une augmentation de 22% des réunions de 30 mn et moins et une diminution de 11% des réunions d’une heure et plus. Une tendance qui rompt avec ce qui avait pu être observé par ailleurs, ces dernières années ayant plutôt vu les réunions s’étirer au détriment de la productivité et du bien-être des salariés.

Le changement de format n’a pas été impulsé par les managers, il s’est fait naturellement et le ressenti à la fin du confinement a été très positif. Les réunions d’une heure ou plus sont désormais observées avec une certaine méfiance sur la pertinence et l’opportunité de mobiliser des plages horaires importantes sur les plannings de nombreux salariés.

Les managers ont pris la tasse mais finalement gardé la tête hors de l’eau

Plusieurs indicateurs ont montré que les managers étaient les principales victimes du passage au télétravail. Les managers seniors ont ainsi augmenté leur temps de travail collaboratif de plus de 8 heures par semaine. En Chine, où les bureaux ont été fermés des semaines avant les autres pays, les managers ont vu le temps de leurs appels doubler, passant de 7 heures à 14 heures par semaine pour notamment soutenir les employés, animer les équipes, gérer les différents pôles à distance…

Globalement, tous les employés ont connu un pic de leur temps de travail hebdomadaire après le passage au télétravail. Mais les équipes de Microsoft ont également constaté que les employés qui ont connu l’augmentation la plus faible de leur temps de travail étaient aussi ceux qui avaient le plus de temps d’échange en tête à tête avec leur manager. En d’autres mots, ces échanges leur ont permis de prioriser leurs missions et de préserver leur emploi du temps.

Il en faut (finalement) peu pour faire bouger toute une organisation

Le modèle d’organisation des journées de travail a évolué. Auparavant, les journées de travail se déroulaient de manière classique, selon des horaires classiques de bureau. Une fois tous les salariés en télétravail, il a fallu s’adapter et faire preuve de plus de flexibilité pour jongler avec les impératifs de la vie pro et ceux de la vie perso. A titre d’exemple, la pause déjeuner occasionnait auparavant une baisse de 25% des messages, cette baisse est passée à 10% pendant le confinement. De la même manière, le travail en soirée s’est banalisé : le nombre de messages envoyés entre 18h et minuit a augmenté de 52%. Et c’est aussi valable pour les week-ends, les 10% des employés qui passaient moins de 10 mn par week-end à collaborer ont vu cette durée tripler en un mois.

Microsoft rappelle qu’observées une à une, ces données pourraient paraître anodines mais envisagées comme un ensemble, elles témoignent d’une véritable évolution qui n’a ni été impulsée, ni même désirée.

Les liens sociaux sont essentiels, et les salariés trouvent le moyen de les créer

Se sentir connecté à ceux qui nous entourent est un des facteurs du bien-être au travail. Chez Microsoft, les employés ont rapidement mis en place des échanges virtuels pour compenser l’absence de voisins de bureau et de machine à café. Non seulement, les liens ne se sont pas délités, mais ils se sont même étendus en dehors des cercles habituels. Et les échanges en tête-à-tête entre employés ont augmenté de 18%, prouvant qu’ils ont préféré ajouter de nouveaux échanges à leurs agendas plutôt que de risquer de perdre ces liens.

Le plan de route de Microsoft pour les mois à venir

La première analyse terminée, Microsoft s’attaque désormais à la suite et l’étape à venir est celle de la reconstruction d’une nouvelle culture du travail, avec de nouveaux process, de nouveaux outils,  d’autres espaces de travail et manières de collaborer.

Est-ce que notre façon de travailler s’est modifiée de manière permanente par rapport à ce qu’elle était avant le Covid-19 et le passage au télétravail massif ? Microsoft ne prétend pas avoir la réponse à cette question, mais croit deux choses : que la data peut apporter des informations utiles pour influencer ce qui se passera dans le futur et que les apprentissages tirés de ces changements récents sont la clé de la résilience organisationnelle pour les mois et les années à venir.