Pré-boarding : comment bien communiquer avec un candidat avant son arrivée

En amont de la phase d’intégration à proprement parler, le pré-boarding est une étape à ne pas négliger pour maintenir le lien avec votre candidat avant son arrivée dans l’entreprise.

La relation avec le candidat embauché doit aussi être soignée en amont de sa prise de poste.
La relation avec le candidat embauché doit aussi être soignée en amont de sa prise de poste. © VecotrMine/stock adobe.com

Entre le moment où un candidat accepte votre proposition et celle où il prend effectivement son poste peut s’écouler un laps de temps de quelques mois durant lequel le candidat peut être courtisé par d’autres employeurs !

Selon une étude réalisée en 2019 par le cabinet de recrutement Robert Walters, 35 % des candidats qui ne se présentent pas pour leur premier jour en entreprise le font à cause de l’absence totale de communication entre la promesse d’embauche et la date d’intégration, 56% parce qu’ils jugent finalement qu’ils n’adhérent pas aux valeurs de l’entreprise et 40% parce qu’ils ont reçu une contre-offre.

Comment mettre toutes les chances de votre côté pour éviter que votre candidat ne vous fasse faux bond le jour J ?

Combien de temps dure un processus de recrutement ?

Maintenir le lien par mail ou téléphone

Entretenir la relation avec le candidat est d’autant plus important s’il s’écoule de nombreuses semaines entre l’acceptation de l’offre d’embauche et la prise de poste.

Vous pouvez, par exemple, lui envoyer une demande de feedback sur le processus de recrutement via un questionnaire par mail. Le candidat se sentira ainsi considéré et déjà partie prenante de l’entreprise.

Vous pouvez également lui proposer un échange téléphonique afin qu’il vous pose toutes ses questions. Et, tout simplement, anticiper la constitution de son dossier en lui demandant d’envoyer certaines pièces (photos, photocopie de CNI…) pour gagner du temps lors de la phase d’onboarding.

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Anne Delbègue, DRH d'Audiens

« Votre candidat rêvé a accepté la promesse d’embauche et débute son contrat dans deux ou trois mois ? Ne l’oubliez pas ! Alimentez-le, profitez de cette période pour commencer à lui donner de l’information, lui faire rencontrer des interlocuteurs et continuez à lui donner envie. Quand il sera arrivé, il sera dans l’urgence de sa prise de poste et ce sera plus dur. Dans le pire des cas, si vous ne le contactez pas pendant cette période, il arrive fréquemment qu’il se ravise parce que son employeur actuel a su le retenir. Réussir un recrutement, c’est aussi réussir l’intégration : l’idéal est que l’interlocution avec la DRH se poursuive pendant la 1ère année de l’intégration. Comme un cabinet de recrutement le fait souvent, le recruteur peut rencontrer le nouveau collaborateur 3 mois, 6 mois, 1 an après son arrivée. »

Inviter le candidat dans vos locaux en amont du jour J

Vous pouvez aussi proposer à votre future recrue de venir vous rencontrer dans votre entreprise, pour la signature de son contrat par exemple. L’occasion de faire le tour des locaux et de rencontrer en avant-première ses futurs collègues de travail lors d’une de leurs pauses.

Le convier à vos événements d’entreprise

Vous organisez un afterwork, une journée portes ouvertes ou un séminaire avant l’arrivée effective de votre nouvelle recrue ? Pourquoi ne pas lui proposer de se joindre à vous et, ainsi, de faire connaissance avec ses futurs collègues dans une ambiance décontractée ?

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Lui donner accès à votre réseau social d’entreprise ou à votre plateforme de formation en ligne

Pour satisfaire la curiosité du candidat, vous pouvez lui suggérer de se connecter à votre réseau social d’entreprise. Il pourra ainsi être informé de vos actualités et s’imprégner de votre culture d’entreprise. Si les membres de l’équipe communiquent entre eux via des groupes de discussion (Whatsapp, Slack…), vous pouvez y intégrer le futur arrivant quelques jours avant sa prise de poste.

De la même manière, si vous avez réalisé des vidéos d’e-learning en lien avec le poste du nouvel embauché ou que vous possédez votre propre plateforme de formation en ligne, vous pouvez proposer au candidat de les découvrir avant son arrivée dans l’entreprise.

Lui envoyer son programme des premiers jours

Pour donner une idée au candidat de ce qui l’attend pour sa première journée, voire sa première semaine, vous pouvez lui envoyer, une semaine avant son arrivée, son planning. Celui-ci peut comporter des points avec son manager et/ou certains membres de l’équipe, des sessions de formation, une visite des bureaux, des moments de rencontre avec son équipe autour d’un café ou d’un déjeuner ou des premiers cas pratiques.

Veillez à lui donner toutes les informations pratiques : adresse, heure de début et de fin de la journée, horaires de la pause déjeuner, accès (transports en commun ou parking voiture ou vélo, codes éventuels ou étage des bureaux…) pour qu’il aborde sa venue en toute quiétude.

Tous ces éléments rassureront le futur collaborateur et lui donneront le sentiment d’être attendu et accompagné dans sa prise de poste. L’objectif étant de réduire au maximum son niveau de stress afin que ses premiers pas dans votre entreprise soient faits avec motivation et enthousiasme !

Par Maïté Hellio

Reporter tout terrain et pianiste, aime quand les mots et les notes sonnent juste !

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