Offboarding : les 5 erreurs à ne pas commettre quand vos collaborateurs vous quittent

L’offboarding désigne le processus de gestion du départ d’un collaborateur. Tout comme l’onboarding – qui consiste à accueillir un nouvel arrivant – l’offboarding doit faire l’objet d’une préparation spécifique. Elle est primordiale pour mettre fin à la collaboration de façon respectueuse, mais également pour soigner sa marque employeur. Afin d’éviter les écueils lors de la fin de la collaboration, voici les 5 erreurs à ne pas commettre quand vos collaborateurs vous quittent.

Finir la relation sur un conflit

La première erreur à éviter ? Prendre personnellement cette décision du salarié de quitter l’entreprise. Son départ peut être motivé par de multiples facteurs, dont la volonté d’évoluer dans sa carrière : il ne s’agit en aucun cas d’une trahison. Il faut donc accueillir la nouvelle avec bienveillance et ne surtout pas terminer la relation professionnelle sur un conflit. Le salarié en question ne mérite probablement pas de subir quelque pression que ce soit jusqu’à son départ et un conflit peut durement affecter la productivité du salarié, la motivation des équipes et l’ambiance générale.

Gardez bien à l’esprit que le salarié peut devenir un ambassadeur de l’entreprise, ou au contraire un détracteur. Une mise à l’écart n’est pas non plus une stratégie à adopter. Ignorer le salarié et lui manquer de considération jusqu’à son départ mènera à un manque d’implication de sa part et pourrait entacher la passation.

Taire ou retarder l’annonce du départ

À l’annonce du départ, il est impératif d’informer les autres collaborateurs au plus tôt. De nombreuses entreprises ont tendance à dissimuler la nouvelle ou du moins à la retarder. Cela s’explique souvent par le fait que le départ est vécu comme une trahison. Les équipes dirigeantes craignent alors l’impact de la nouvelle sur la motivation des équipes. Or idéalement, l’annonce doit être faite rapidement et de façon transparente au cours d’une réunion.

L’information sera reçue avec le bon état d’esprit si elle est communiquée de façon officielle, plutôt que de laisser libre cours aux rumeurs. En outre, il est important d’accompagner le départ du salarié pour qu’il se sente à l’aise et engagé jusqu’au bout. Si cela vous semble pertinent, vous pouvez lui donner la parole pour expliquer son départ. Sinon, le manager peut endosser cette responsabilité en expliquant les faits de façon objective.

Négliger la passation

Négliger la passation est une erreur qui peut aller jusqu’à affecter les résultats de l’entreprise. Le départ d’un collaborateur représente une perte de connaissances, qu’il convient de minimiser. Il est primordial de limiter cette perte de capital humain, en organisant la transmission avec le successeur ou les équipes qui prendront le relais. Dans le cas où la nouvelle recrue a été rapidement embauchée, profiter du chevauchement de leurs contrats respectifs est idéal. Le salarié quittant l’entreprise pourra participer à la formation de son remplaçant, ce qui un avantage non négligeable pour son onboarding. En l’absence de successeur, le salarié quittant l’entreprise doit préparer un guide facilitant la future prise de poste avec :

• Le détail des missions quotidiennes ;
• Les mots de passe et accès aux logiciels (via une solution sécurisée) ;
• Ses conseils et bonnes pratiques ;
• Les contacts importants.

Minimiser l’importance de l’entretien

L’entretien final est aussi important pour le salarié que pour l’entreprise afin de faire un bilan de la collaboration. Il est donc essentiel de l’organiser de vive voix. L’employeur doit faire des critiques constructives et bienveillantes afin de donner les clés à l’employé pour évoluer. Il doit prendre le temps de le remercier, afin de valoriser le travail fourni. Il doit également veiller à recueillir le maximum d’informations sur son expérience dans l’entreprise. Il doit être capable d’entendre la critique pour connaître ses forces et ses faiblesses et questionner son fonctionnement en vue de l’améliorer. Il n’y a pas de moment idéal pour le planifier, même s’il est recommandé d’éviter de le faire immédiatement dès l’annonce sous le coup de l’émotion ou la veille du départ lorsque le salarié est désengagé.

Ne pas organiser le jour du départ

Au cours de la semaine précédant le départ, un pot de départ peut permettre de marquer le coup de façon positive. Prévoir un tel événement est important pour remercier collectivement le salarié, le valoriser et lui montrer sa gratitude. Même en cas de conflit, le pot de départ est nécessaire pour se dire au revoir en toute convivialité. Le dernier jour, prévoyez un temps suffisant pour clôturer les comptes du salarié et s’assurer de la restitution du matériel. Le service RH doit s’assurer d’avoir respecté ses obligations, notamment en vérifiant que les notes de frais ont bien été remboursées, que les derniers paiements sont en cours et que tous les documents nécessaires lui ont été remis.