Les 6 meilleures fonctionnalités à avoir dans son ATS en 2026
Focus sur les fonctionnalités les plus utiles pour faciliter votre gestion des candidatures.
Avec plus de 150 ATS présents sur le marché, il n’est pas forcément simple de choisir l’outil le plus adapté à vos besoins. S’il est tentant de se tourner vers un outil tout-en-un, avec pléthore de fonctionnalités et de l’automatisation à tous les étages, ce n’est pas toujours un choix gagnant. « Un bon ATS en 2026, c’est un outil qui vous rassure et qui vous aide réellement au quotidien », affirme Lénaïg Berthou, Product Marketing Manager chez Hellowork.
Les vraies questions à vous poser : quels sont les principaux freins à la réussite de mes recrutements ? Et où ai-je besoin de gagner le plus de temps dans mon processus de recrutement ? Cela vous aidera à distinguer les fonctionnalités dont vous ne pouvez pas vous passer de celles qui sont accessoires. Voici six essentiels qui couvrent les principaux besoins exprimés par les recruteurs.
1. Des assistants IA de rédaction
La rédaction d’offre d’emploi est, de loin, le principal cas d’usage de l’IA, cité par 75% des recruteurs qui utilisent cette technologie*. 44% des recruteurs s’en servent également pour écrire leurs mails aux candidats. Ces deux fonctionnalités sont, de fait, devenues des incontournables à posséder dans son ATS.
Avec l’IA générative, les recruteurs ont dit adieu au syndrome de la page blanche lorsque vient le moment de rédiger leur offre d’emploi. A partir d’un simple intitulé de poste, une IA intégrée à votre ATS vous fournira une première version convaincante à laquelle vous n’aurez plus qu’à ajouter votre touche personnelle.
Concernant les mails de réponse aux candidats, l’IA générative permet d’aller un cran plus loin dans la personnalisation : à partir de l’offre d’emploi, du CV du candidat et des échanges de mail, elle vous propose en une poignée de secondes un mail sur-mesure. Vous avez ensuite la possibilité d’adapter ce premier jet selon vos souhaits. « L’intérêt d’avoir un module IA directement intégré à votre ATS, c’est que vous pouvez partager avec lui des informations sensibles que vous ne pourriez pas transmettre à un LLM grand public gratuit », souligne Lénaïg Berthou.
2. Une messagerie pour avoir un historique des échanges
La fonctionnalité de messagerie vous donne accès à l’ensemble des échanges écrits avec le candidat. Le RGPD fixe à deux ans la période de conservation maximale de ce type de données. Cette fonctionnalité facilite la collaboration avec les différents acteurs du recrutement ainsi que le passage de relais entre recruteurs en cas d’absence de l’un d’eux. « Cela permet aussi d’avoir un historique avec les commentaires des recruteurs et des hiring managers si jamais le candidat postule à une autre offre à l’avenir », précise la Product Marketing Manager.
3. Un outil pour centraliser toutes les candidatures
La principale raison d’être d’un ATS est de permettre de suivre en temps réel où en sont vos recrutements : combien de nouvelles candidatures ai-je reçu pour telle offre ? Combien de candidats passent en premier entretien, en second ? Quel manager faut-il relancer ? « Avoir une vision claire et précise de la situation aide le recruteur à prioriser ses actions, ce qui lui permet de gagner en temps et en productivité. Un ATS comme Buddi by hellowork permet de centraliser toutes les informations au même endroit, sans jongler entre une boîte mail, un document Confluence et un tableur, ce qui allège la charge mentale du recruteur », explique Lénaïg Berthou.
4. Des templates de mail pour optimiser l’expérience candidat
Une expérience candidat optimale passe nécessairement par une réponse à toutes les candidatures. D’après la dernière enquête Hellowork*, 65% des candidats estiment très important de recevoir un message lorsque leur candidature n’est pas retenue. Or, avec l’accroissement du nombre de candidatures boostées par l’IA, les recruteurs ont plus que jamais besoin de s’appuyer sur un outil d’automatisation de leurs mails de réponse pour ne pas se laisser submerger. L’ATS de Hellowork propose des modèles de mail en fonction du motif de refus renseigné par le recruteur (manque d’expérience, indisponibilité, poste déjà pourvu…), qui peuvent être envoyés tels quels ou être rapidement personnalisés.
5. Un planificateur d’entretiens
En un clic, le planificateur vous donne accès à l’emploi du temps des autres personnes impliquées dans le recrutement et les créneaux de disponibilité des salles pour fixer rapidement vos prochains entretiens d’embauche. Un gain de temps précieux si vous enchaînez les entretiens !
6. Des droits d’accès différenciés
Il est également utile de pouvoir attribuer différents droits d’accès en fonction des besoins de la personne qui utilise l’ATS : un manager du service communication n’a pas besoin d’avoir accès aux informations des candidats à un poste RH. Des droits limités permettant d’accéder aux comptes-rendus d’entretien et d’apporter des commentaires suffisent amplement pour un hiring manager : « Il ne faut pas oublier que les managers n’utilisent pas l’ATS au quotidien, à la différence des recruteurs. Il vaut donc mieux opter pour un outil simple à prendre en main ou bien prévoir un programme de formation dédié si vous avez besoin d’un ATS plus sophistiqué. »
En bref, un ATS qui compile ces six éléments constitue la pierre angulaire d’un recrutement réussi dans de nombreux contextes. A vous de choisir ensuite les fonctionnalités additionnelles qui répondront le mieux à vos enjeux !
*Enquête Hellowork 2025, réalisée du 7 avril au 21 mai 2025 auprès de 2 247 candidats (dont 289 âgés entre 16 et 29 ans) et 486 professionnels de ressources humaines.
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