Justificatif d’absence : ce que l’employeur peut exiger

La gestion des absences des salariés fait partie des missions quotidiennes des RH. Que ce soit pour raison de santé, à cause d’un événement familial ou d’un imprévu, les motifs d’absence peuvent être multiples. Mais quelles sont les règles à respecter lorsqu’un salarié ne se présente pas au travail ? Quels justificatifs sont requis pour justifier les absences et que faire, en tant qu’employeur, si votre salarié ne vous les fait pas parvenir ?

Comment évolue l’absentéisme au travail ?

4,5%, c’est le taux d’absentéisme au travail pour l’année 2024, un chiffre en hausse de 0,3 point par rapport à 2023, d’après l’édition 2025 du datascope d’AXA*. Cette augmentation des absences serait principalement due à l’augmentation de la durée moyenne des arrêts maladie (23,3 jours en 2024 contre 20 jours en 2019).

En 2024, 42% des salariés se sont vu prescrire un arrêt de travail, pour cause de maladie ou d’accident du travail, selon le baromètre de l’absentéisme publié par Malakoff Humanis le 5 juin dernier**. Les moins de 30 ans sont les plus exposés à cet absentéisme : 49% d’entre eux ont été au moins une fois en arrêt maladie au cours de l’année 2024. Autre population particulièrement touchée, les managers, dont 53% ont été absents l’an dernier pour cause de maladie.

40% de ces arrêts ont pour motif des maladies ordinaires (grippe, gastro-entérite, rhume, angine) ou Covid, 16% concernent des troubles psychologiques, 14% des troubles musculo-squelettiques, 13% un accident ou un traumatisme.

Que dit la loi sur les absences au travail ?

Tout salarié lié à son employeur par un contrat de travail a pour obligation d’être présent à son poste. S’il ne peut pas se rendre au travail, quel qu’en soit le motif (médical, familial…) et la durée, il doit en avertir son employeur par tout moyen et lui présenter le justificatif adéquat. Les absences sont dites justifiées lorsque le salarié a :

• Soit obtenu une autorisation préalable de la part de son employeur. C’est le cas s’il pose des congés payés ou des RTT ;
• Soit fourni un justificatif légal de son absence dans le délai imparti.

A défaut, son absence sera considérée comme injustifiée et il pourra être sanctionné.

Il relève de la responsabilité de l’employeur de s’assurer que le collaborateur a bien justifié ses absences, car la multiplication d’absences injustifiées peut nuire au bon fonctionnement de l’entreprise et à sa productivité.

Quels sont les motifs d’absence justifiée ?

Les motifs d’absence au travail autorisés par la loi sont les suivants :

• Congés payés, RTT… ;
• Absence liée à un motif médical : maladie ou accident du salarié ou de l’un de ses proches ;
• Absence liée à un événement familial : mariage, Pacs, décès, naissance, adoption… ;
• Absence liée à la formation du collaborateur ;
• Absence pour convenance personnelle : congé sans solde, congé sabbatique, congé pour création d’entreprise ;
• Absence pour convocation judiciaire, politique ou civique.

En cas d’absence du salarié pour l’un des motifs listés ci-dessus, celui-ci doit informer son employeur de son absence et lui adresser le justificatif approprié. S’il ne le fait pas, son absence sera alors considérée comme injustifiée.

Sous quel délai le justificatif d’absence doit-il être envoyé à l’employeur ?

En principe, le salarié absent dispose d’un délai de 48h à compter du début de son absence pour transmettre à son entreprise un justificatif. Il doit également informer sous 48h son employeur de son absence par tout moyen, oral ou écrit : coup de fil, mail, SMS…

Quel justificatif un employeur peut-il demander en fonction du motif d’absence ?

Des absences telles que les congés payés ou les RTT doivent faire l’objet d’une validation de la part de l’employeur en amont mais ne nécessitent pas de justificatif. En dehors de ces cas, toute absence doit être justifiée auprès de l’entreprise par un document propre à chaque situation.

Etat de santé

Si un salarié est malade ou victime d’un accident du travail, il doit se faire prescrire par un médecin un arrêt de travail et l’envoyer à son employeur sous 48h. Ce justificatif précise la durée de l’arrêt de travail mais ne détaille pas la nature de la maladie. De même, si l’un des proches du salarié est malade et que la présence de ce dernier est requise pour s’occuper de lui, il doit fournir à son employeur un certificat médical attestant de l’état de santé de son proche.

A noter qu’à partir du 1^er juillet 2025, les arrêts de travail papier prendront une nouvelle forme, avec pour objectif de limiter les arrêts frauduleux. Ce nouveau formulaire Cerfa d’avis d’arrêt de travail comportera toujours trois volets (deux pour l’Assurance-Maladie et un pour l’employeur), mais comprendra des éléments supplémentaires pour attester plus facilement de son authenticité : papier spécial, étiquette holographique, encre magnétique… « Tous les autres formats seront systématiquement rejetés. Les scans et les photocopies, notamment, ne pourront être acceptés et seront considérés comme des faux », précise l’Assurance maladie sur son site internet.

Evénement familial

Pour justifier une absence liée à un événement familial, le collaborateur doit adresser à son employeur le certificat correspondant (acte de mariage, de naissance, de décès…). La durée d’absence autorisée dépend de la nature de l’événement :

• le mariage ou remariage : 4 jours ;
• le Pacs : 4 jours ;
• le mariage d’un enfant : 1 jour ;
• la naissance ou l’adoption d’un enfant : 3 jours ;
• le décès du père, de la mère, du frère, de la sœur, du beau-père, de la belle-mère ou d’un conjoint : 3 jours ;
• le décès d’un enfant : 12 jours (portés à 14 jours si l’enfant était âgé de moins de 25 ans, ou quel que soit son âge s’il était lui-même parent). S’y ajoute un congé de deuil de 8 jours ;
• le décès d’une personne de moins de 25 ans à la charge effective et permanente du salarié : 14 jours. S’y ajoute un congé de deuil de 8 jours ;
• l’annonce de la survenue d’un handicap chez un enfant : 5 jours ;
• l’annonce de la survenue d’un cancer ou d’une pathologie chronique et évolutive chez un enfant (5 jours).

Un accord d’entreprise peut fixer des durées différentes mais pas inférieures aux durées légales d’absence pour chaque motif.

Le congé maternité et paternité

En prévision du congé maternité, la salariée enceinte doit envoyer un certificat attestant de sa grossesse à son employeur et précisant les dates de début et de fin du congé. Ce congé est d’une durée totale de 16 semaines (26 en cas de 3^e enfant).

Dans le cas d’un congé paternité, le jeune père devra remettre à son employeur l’un des justificatifs suivants :

• une copie intégrale de l’acte de naissance de l’enfant ;
• la copie du livret de famille mis à jour ;
• la copie de l’acte de reconnaissance de l’enfant ;
• en cas de naissance d’un enfant sans vie, la copie de l’acte d’enfant sans vie et un certificat médical d’accouchement d’un enfant né mort et viable.

Formation

Si la formation du salarié se déroule dans le cadre de l’entreprise, celui-ci n’a pas de justificatif à fournir. En revanche, si elle se fait en dehors du cadre de l’entreprise, le collaborateur devra fournir à son employeur un justificatif émanant de l’organisme de formation avec la date et les heures de celle-ci.

Grève ou catastrophe naturelle

Si le salarié ne peut se rendre au travail pour cause de grève des transports, son employeur peut lui demander une attestation délivrée par la compagnie de transport.

Les catastrophes naturelles sont considérées comme des cas de force majeure pouvant justifier une absence. Dans ce cas, tout justificatif tangible et crédible pourra servir de preuve : photos de la rue, articles de presse, attestation de transporteur… En l’état actuel du droit, les salariés peuvent demander un congé d’une durée maximale de 20 jours à leur employeur pour venir en aide à des victimes de catastrophe naturelle. Une proposition de loi, déposée au Sénat le 7 mai dernier, vise à créer un congé de deux jours « faire face aux conséquences de cette catastrophe sur leur situation personnelle », et notamment pouvoir effectuer les démarches administratives liées aux dégâts subis par leur habitation.

Motif administratif ou juridique

En cas d’absences liées à une convocation administrative ou juridique, le collaborateur devra transmettre une copie de cette convocation à son employeur, par exemple dans le cas où il aurait été tiré au sort pour être juré aux Assises.

Que faire si un salarié n’a pas justifié son absence ?

Vérifier que l’absence n’est pas justifiée

Avant d’entamer toute autre démarche, il est recommandé à l’employeur de contacter le salarié pour connaître la raison de son absence (motif médical, accident, imprévu…). Assurez-vous également auprès de son manager que ce dernier n’a pas reçu de justificatif d’absence.

Envoi d’une lettre de mise en demeure par l’employeur

En tant qu’employeur, si vous n’avez pas reçu de justificatif d’absence au terme du délai légal de 48h (ou de celui fixé par votre convention collective s’il diffère), vous êtes en droit d’adresser une lettre de mise en demeure au salarié absent.

Cette demande de justificatif doit intervenir dans les deux mois suivant le début de l’absence du collaborateur. Il est recommandé d’adresser au salarié une lettre recommandée avec accusé de réception de mise en demeure. Cette lettre doit lui rappeler la nécessité de fournir un justificatif d’absence sous peine de s’exposer à une procédure disciplinaire. Elle peut être envoyée par la Poste ou remise en main propre contre décharge au salarié. Cette lettre doit contenir :

• Le nom et prénom de l’employeur ;
• Le statut de l’employeur ;
• L’identité du salarié absent ;
• L’adresse du salarié absent ;
• Les dates d’absence du salarié ;
• La précision du délai sous lequel le salarié doit revenir travailler (qui ne peut être inférieur à 15 jours calendaires) ;
• La date et le lieu précis de signature du courrier.

En cas de silence persistant du salarié, vous pouvez lui adresser une deuxième lettre de mise en demeure.

Les sanctions possibles en cas d’absence injustifiée

Si le collaborateur n’a pas fourni de justificatif d’absence, cette dernière est considérée comme injustifiée, les jours d’absence ne sont donc pas rémunérés et l’employeur est en droit de sanctionner le salarié. En fonction de la récurrence des absences, la sanction peut être plus ou moins lourde : du simple avertissement au licenciement pour faute (simple, grave ou lourde en fonction notamment du caractère répété ou non des absences) en passant par le blâme, la mise à pied ou encore la retenue sur salaire.

Si le salarié n’a pas répondu au terme du délai mentionné dans la lettre de mise en demeure, l’employeur pourra considérer qu’il s’agit alors d’un abandon de poste qui vaut démission. En effet, la loi du 21 décembre 2022 a instauré une présomption de démission pour les salariés du secteur privé abandonnant volontairement leur poste sans justification.

En résumé

– Tout salarié qui ne peut pas se rendre au travail doit prévenir son employeur et lui envoyer un justificatif d’absence.

– Le salarié doit apporter à son employeur un justificatif d’absence sous un délai de 48h à compter du moment où l’absence est constatée.

– Les motifs d’absence justifiée sont : les congés payés ou RTT, la maladie ou l’accident, la maladie d’un proche, un événement familial, une convocation judiciaire, politique ou civique, les congés pour formation, les congés pour création d’entreprise ou une convenance personnelle.

– Le justificatif demandé dépend du motif de l’absence : un arrêt de travail en cas de maladie, un acte de naissance dans le cadre d’une naissance…

– Si l’absence n’est pas justifiée, l’employeur est en droit d’adresser une lettre de mise en demeure au collaborateur absent. En l’absence de réponse, il peut lui envoyer une deuxième lettre lui demandant de justifier ses absences.

– En cas d’absence de réponse à l’expiration du délai imparti, l’employeur pourra enclencher une procédure disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute.

*Ce baromètre s’appuie sur le traitement anonymisé des Déclarations Sociales Nominatives (DSN) du portefeuille AXA observées entre 2019 et 2024, pour plus de 3 millions de salariés.

**Baromètre Absentéisme Malakoff Humanis, Edition 2025 – Etude réalisée par Ifop pour Malakoff Humanis auprès d’un échantillon représentatif composé de 400 dirigeants d’entreprise et 3000 salariés du secteur privé, du 6 au 30 janvier 2025.