CVthèque : le guide complet pour un sourcing réussi

Face à la pénurie de candidats sur certains métiers et à la multiplication des canaux de sourcing, attendre passivement que les candidatures arrivent ne suffit plus. Il devient plus que jamais nécessaire d’aller chercher les bonnes personnes là où elles se trouvent. C’est précisément ce que permet une CVthèque : accéder à un vivier de candidats actifs et passifs, cibler les expertises dont vous avez besoin et gagner un temps précieux dans le cadre de vos processus de recrutement. Dans cet article, vous allez découvrir comment utiliser une CVthèque avec efficacité pour transformer votre approche directe en véritable levier de recrutement.

Qu’est-ce qu’une CVthèque et pourquoi l’utiliser pour recruter ?

C’est une base de CV regroupant des milliers, voire des millions de CV. Ces personnes peuvent être en recherche active d’emploi ou simplement ouvertes aux opportunités. En complément des candidatures spontanées et des personnes qui répondent à une offre d’emploi, la CVthèque vous permet d’adopter une posture proactive dans votre recrutement.

L’utilisation de cet outil présente trois avantages majeurs pour les recruteurs. Premièrement, elle vous donne accès à un vivier de professionnels élargi, incluant des candidats passifs qui peuvent être intéressés par votre opportunité. Ensuite, elle vous fait gagner un temps considérable en évitant le tri manuel de centaines de candidatures non qualifiées. Enfin, grâce aux filtres de tri et aux fonctionnalités avancées, vous pouvez cibler avec précision les personnes correspondant exactement à vos besoins.

Que vous recrutiez un technicien de maintenance, un commercial ou un chef de projet, la CVthèque devient un outil indispensable pour identifier rapidement les bons contacts et prendre contact avec eux avant vos concurrents.

Comment choisir la CVthèque adaptée à vos besoins ?

Toutes les CVthèques ne se valent pas. Avant de vous abonner à un service, plusieurs éléments méritent votre attention pour faire le bon choix en fonction de vos besoins de recrutement.

La taille et la qualité de la base de CV constituent le premier élément à vérifier. Une CVthèque peut contenir plusieurs millions de CV (8 millions de profils pour la CVthèque Hellowork), mais ce qui compte vraiment, c’est le taux d’actualisation de ces CV. Des CV datant de plusieurs années n’auront que peu d’intérêt pour vos besoins. Privilégiez les plateformes qui affichent clairement la fraîcheur de leur base de CV.

La spécialisation sectorielle représente également un élément déterminant. Certaines plateformes sont généralistes et couvrent tous les secteurs d’activité, à l’image de la CVthèque Hellowork, tandis que d’autres se concentrent sur des niches spécifiques comme l’informatique, l’ingénierie ou les postes cadres. Selon vos besoins récurrents en recrutement, une CVthèque spécialisée peut vous offrir une meilleure qualité de CV.

Les fonctionnalités varient fortement d’une plateforme à l’autre. Certaines CVthèques proposent uniquement des filtres basiques, quand d’autres intègrent la recherche booléenne avancée ou même des algorithmes d’intelligence artificielle pour vous suggérer les meilleurs CV. Assurez-vous que l’outil réponde à votre niveau d’expertise et à vos exigences.

Enfin, le budget et la tarification doivent être pris en compte. Les modèles économiques varient : abonnement mensuel ou annuel, paiement au CV consulté, formules illimitées. Évaluez vos volumes de recrutement pour choisir la formule la plus adaptée.

Les étapes pour sourcer efficacement dans une CVthèque

1. Définir précisément votre besoin avant de commencer

Avant même d’ouvrir votre CVthèque, prenez le temps de définir avec précision le type de personne que vous souhaitez recruter. Cette étape préparatoire conditionne la réussite de votre approche.

La fiche de poste élaborée avec le manager doit être votre référence. Celle-ci doit détailler les missions, les aptitudes techniques requises et les qualités comportementales attendues. À partir de ces informations, listez les savoir-faire indispensables et les qualifications souhaitables. Cette hiérarchisation vous évitera de passer à côté de personnes qui ne cocheraient pas toutes les cases secondaires.

C’est ensuite le moment de sélectionner les mots-clés métiers et leurs synonymes. Un même poste peut être désigné de plusieurs façons selon les entreprises ou les secteurs. Par exemple, un responsable des ressources humaines peut aussi s’appeler RRH, DRH adjoint ou HR manager. Listez toutes ces variantes pour ne manquer aucun CV pertinent.

2. Maîtriser les filtres de base

Une fois votre besoin clairement défini, familiarisez-vous avec les filtres de sélection proposés par votre CVthèque. Ces fonctionnalités basiques constituent votre premier niveau de ciblage.

La localisation géographique et la mobilité de la personne sont souvent déterminantes. Si votre poste nécessite une présence physique quotidienne à Lille, inutile de contacter des personnes basées à Marseille qui ne souhaitent pas déménager.

Son niveau d’expérience et sa formation permettent également d’affiner rapidement vos résultats. Ciblez-vous un collaborateur junior avec deux à trois ans d’expérience ou un expert avec plus de dix ans de pratique ? Le diplôme est-il un élément bloquant ? Ces filtres vous éviteront de perdre du temps sur des CV inadaptés.

Lorsqu’elles sont précisées, les prétentions salariales et la disponibilité représentent des informations précieuses pour un recruteur.

Enfin, accordez une attention particulière à la date de mise à jour du CV. Un CV actualisé il y a moins d’un mois signale généralement un candidat actif ou en veille, donc plus susceptible de répondre à votre approche. Privilégiez les CV récents, sauf pour des spécialistes très rares où vous devrez élargir votre spectre.

3. User des mots-clés avec méthode

Au-delà des filtres standards, la sélection par mots-clés constitue le cœur de votre stratégie de sourcing. Cette fonctionnalité vous permet de cibler précisément les expertises, les outils maîtrisés ou les certifications mentionnées sur le CV.

Commencez par une requête simple en testant plusieurs formulations. Un même savoir-faire peut être exprimé différemment. Dans un deuxième temps, vous pouvez combiner plusieurs mots-clés pour affiner votre ciblage, en associant par exemple les compétences métiers aux logiciels utilisés, aux certifications professionnelles ou aux secteurs d’activité.

A titre d’exemple, pour recruter un technicien de maintenance industrielle, vous pouvez combiner les mots-clés suivants : maintenance industrielle, électromécanique, automatisme, maintenance préventive. Testez aussi des variantes d’intitulé de poste comme technicien maintenance, électromécanicien ou agent de maintenance. Cette approche élargie vous garantit de ne manquer aucun CV pertinent.

4. Affiner vos résultats à l’aide des opérateurs booléens

Une fois à l’aise avec les requêtes basiques, vous pouvez franchir un cap avec la recherche booléenne. Cette méthode consiste à utiliser des opérateurs logiques pour construire des requêtes complexes et ultra-ciblées.

La requête booléenne repose sur trois opérateurs essentiels que vous pouvez combiner pour affiner considérablement vos résultats :

• l’opérateur ET ou AND permet de cumuler plusieurs éléments. Tous les termes reliés par cet opérateur devront apparaître dans le CV pour qu’il ressorte dans vos résultats. Par exemple, commercial ET B2B affichera uniquement les CV ayant ces deux mentions ;
• l’opérateur OU ou OR élargit au contraire votre périmètre en acceptant l’un ou l’autre des termes. Cette fonction s’avère particulièrement utile pour les synonymes ou les variantes. Ainsi, manager OU responsable OU chef vous permettra de capter tous les CV de management quelle que soit l’appellation utilisée ;
• l’opérateur SAUF ou NOT exclut certains termes. Vous recrutez un collaborateur expérimenté et souhaitez écarter les juniors ? La requête « commercial SAUF junior » vous fera gagner un temps précieux.

Voici quelques exemples pratiques pour différents postes.

• Pour un commercial, vous pouvez utiliser : commercial ET (B2B OU grand compte) SAUF junior. Cette requête vous donnera tous les commerciaux expérimentés en vente aux entreprises.
• Pour un chef de projet digital, essayez : chef de projet ET (digital OU web) ET (Agile OU Scrum). Vous ciblerez ainsi les personnes maîtrisant les méthodologies agiles dans l’environnement digital.

Comment évaluer et sélectionner les bons CV ?

Vous avez identifié plusieurs dizaines, voire centaines de CV correspondant à vos besoins ? Il est maintenant temps de les évaluer pour sélectionner les meilleurs.

Pour objectiver votre sélection, vous pouvez remplir une grille de scoring simple reprenant vos critères indispensables, importants et souhaitables pour les personnes shortlistées. Ce tableau comparatif vous aidera à visualiser rapidement les forces et faiblesses de chacun. Remplissez les cases avec vos notes et observations. Cette vue d’ensemble facilitera grandement votre prise de décision et vos échanges avec le manager pour valider les personnes à contacter en priorité.

Voici une proposition de tableau de grille de scoring pour trois personnes en shortlist pour un poste de responsable commercial B2B :

Légende du coefficient de pondération :

• 1 : élément indispensable (éliminatoire si non respecté)
• 0,75 : élément important (impact significatif sur la réussite au poste)
• 0,5 : point souhaitable (valeur ajoutée mais non déterminant)

Approcher les candidats issus de CVthèque : les bonnes pratiques

Rédiger un message d’approche personnalisé et percutant

Vous avez identifié les bons CV, il est temps de les contacter. La qualité de votre message d’approche déterminera en grande partie le taux de réponse que vous obtiendrez.

Le bon réflexe : débuter votre message par un élément précis du CV qui a retenu votre attention. Cela prouve à votre interlocuteur que vous avez réellement lu son parcours et que vous ne lui envoyez pas un message automatisé.

Expliquez ensuite pourquoi son parcours vous intéresse spécifiquement. Vous pouvez, par exemple, mettre en avant une expérience particulière, une expertise rare ou un parcours qui correspond parfaitement à vos besoins. La personne doit comprendre que vous le contactez pour de bonnes raisons.

Enfin, présentez brièvement le poste et votre entreprise sans entrer dans tous les détails. L’objectif est de susciter la curiosité et de donner envie d’en savoir plus, pas de tout dévoiler dès le premier contact. Gardez des arguments pour la suite de l’échange.

Exemple de message d’approche

Bonjour Marc,

 

Je me permets de vous contacter car votre expérience en tant que technicien de maintenance chez [nom de l’entreprise du candidat] a particulièrement retenu mon attention. Votre maîtrise de la maintenance préventive sur lignes automatisées correspond exactement aux expertises que nous souhaitons intégrer.

 

Au sein de [nom de votre entreprise], nous travaillons actuellement sur le développement de notre site de production à [nom de la ville] et cherchons à renforcer notre équipe maintenance. Votre expertise pourrait vraiment faire la différence dans ce projet.

 

Seriez-vous disponible pour échanger quelques minutes par téléphone cette semaine afin que je vous présente l’opportunité plus en détail ?

 

Bonne journée,

 

[signature]

Respecter le timing et la relance

Le moment où vous contactez un candidat peut influencer son taux de réponse. D’après les pratiques observées en recrutement, privilégiez les créneaux en milieu de semaine, entre le mardi et le jeudi, et plutôt en milieu de journée, entre 10 heures et 16 heures. Évitez les lundis matins et vendredis après-midis où les personnes sont généralement moins disponibles.

Si vous n’obtenez pas de réponse après votre premier message, autorisez-vous une relance au bout de sept jours. Ce délai permet à votre interlocuteur de prendre le temps de réfléchir sans être pressé. Dans votre relance, restez courtois et rappelez brièvement votre premier contact.

En revanche, ne multipliez jamais les relances au-delà de deux messages. Une personne qui ne répond pas après deux sollicitations n’est manifestement pas intéressée. Insister davantage serait contre-productif et pourrait nuire à votre marque employeur.

CVthèque et RGPD : ce que vous devez savoir

L’utilisation d’une CVthèque vous soumet à des obligations légales en matière de protection des données personnelles. Le RGPD encadre strictement la collecte, le traitement et la conservation des CV.

Première chose à savoir pour être en conformité, les personnes dont les CV figurent dans la base de CV doivent avoir explicitement consenti à l’utilisation de leurs informations par des recruteurs. Les solutions sérieuses s’assurent de recueillir ce consentement lors de l’inscription des utilisateurs sur leur plateforme.

Deuxièmement, la durée de conservation des CV est limitée dans le temps. La Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) recommande une durée maximale de deux ans pour les candidatures non retenues. Au-delà, vous devez supprimer les informations ou obtenir un nouveau consentement de la personne.

Troisièmement, les personnes disposent de droits qu’elles peuvent exercer à tout moment : droit d’accès à leurs données, droit de modification et droit de suppression. Votre entreprise doit être en mesure de répondre à ces demandes dans les délais légaux.

Optimiser votre stratégie de sourcing avec les CVthèques

Au-delà de son utilisation ponctuelle pour un besoin de recrutement immédiat, la CVthèque peut devenir un véritable outil stratégique dans votre gestion des ressources humaines. L’idéal est de programmer des alertes sur vos postes stratégiques. Cette fonctionnalité vous avertit automatiquement lorsqu’un nouveau CV correspondant à vos besoins est ajouté à la base. Vous serez ainsi parmi les premiers recruteurs à contacter ces candidats fraîchement disponibles.

En allant puiser régulièrement dans cette base de CV, vous pourrez vous constituer un vivier classé par catégorie, métier ou expertise clé. Lorsqu’un besoin émergera, vous disposerez déjà d’une base de contacts qualifiés à approcher rapidement.

Ne misez jamais tout sur un seul canal de recrutement. Combinez l’utilisation des CVthèques avec d’autres sources comme les réseaux sociaux, la cooptation ou les jobboards. Cette stratégie multicanale maximise vos chances d’identifier les meilleurs professionnels.

Enfin, mesurez régulièrement vos résultats pour ajuster votre stratégie. On vous conseille de répertorier le nombre de personnes contactées par campagne de recrutement, votre taux de réponse aux messages d’approche et votre taux de transformation en entretien. Ces indicateurs vous permettront d’identifier ce qui fonctionne dans votre méthode et ce qui mérite d’être amélioré.

FAQ

Une CVthèque est-elle payante ?

La grande majorité des CVthèques professionnelles sont payantes. Les modèles tarifaires varient selon les plateformes : certaines proposent un abonnement mensuel ou annuel donnant un accès illimité à la base de CV, d’autres fonctionnent au paiement par CV consulté ou téléchargé.

Quelle est la différence entre une CVthèque et un ATS ?

Une CVthèque et un ATS (Applicant Tracking System) sont deux outils complémentaires mais distincts dans le processus de recrutement. La CVthèque est une base de CV externe contenant des CV de personnes que vous pouvez consulter et approcher de façon proactive, qu’ils aient postulé chez vous ou non. Un ATS est un logiciel de gestion de candidatures qui centralise et organise les candidatures reçues dans votre entreprise suite à vos offres d’emploi. Les deux outils sont souvent utilisés conjointement et peuvent être intégrés au sein d’une même solution, à l’image de Buddi by hellowork, pour optimiser votre stratégie de recrutement globale.

Comment savoir si un CV est récent dans une CVthèque ?

La plupart des CVthèques affichent la date de dernière mise à jour du CV, généralement visible dans les résultats de recherche ou sur la fiche détaillée du candidat. Cette information est essentielle pour évaluer la pertinence du contact. Un CV actualisé dans les six derniers mois signale généralement un candidat actif sur le marché du travail ou au minimum en veille. À l’inverse, un CV non mis à jour depuis plus d’un an a de fortes chances de correspondre à un professionnel qui a déjà trouvé un poste.

Peut-on utiliser plusieurs CVthèques en même temps ?

Non seulement vous pouvez utiliser plusieurs CVthèques simultanément, mais c’est même une pratique recommandée pour maximiser vos chances de trouver les bons CV. Chaque CVthèque possède sa propre base de CV, avec des spécialisations sectorielles ou géographiques différentes. En diversifiant vos sources, vous élargissez considérablement votre vivier de professionnels potentiels. Cette approche multicanale est particulièrement pertinente pour les profils en tension ou très spécialisés.

La recherche booléenne fonctionne-t-elle sur toutes les CVthèques ?

Cette fonctionnalité avancée est généralement disponible sur les plateformes professionnelles payantes, mais elle peut être absente des solutions d’entrée de gamme ou gratuites. Avant de choisir votre CVthèque, vérifiez dans la documentation ou lors d’une démonstration si la recherche booléenne est disponible et comment elle fonctionne.