Grille de tri de CV : comment la construire et l’utiliser au quotidien ?

En tant que recruteur, vous recevez des dizaines, voire des centaines de CV pour chaque poste à pourvoir ? Trier des CV fait partie intégrante de votre quotidien. Mais difficile de présélectionner les CV efficacement sans se laisser influencer par des biais cognitifs et sans éliminer des candidats qui pourraient pourtant convenir.

C’est là qu’une grille de tri de CV peut vous aider. Cet outil de présélection structuré vous permet de systématiser votre screening. De quoi vous faire gagner un temps précieux tout en objectivant vos décisions. Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour construire votre propre grille et l’intégrer efficacement à vos processus de recrutement.

A quoi sert une grille de tri de CV ?

Cette grille est un outil d’évaluation rapide qui permet de présélectionner les candidatures reçues en fonction des critères définis en amont avec le manager. Contrairement à la grille d’entretien, qui sert à évaluer en profondeur les compétences et la personnalité d’un candidat durant la phase des entretiens d’embauche, la grille de tri se concentre sur des éléments factuels immédiatement identifiables sur un CV : formation, expérience, compétences techniques, mobilité, disponibilité.

Son objectif principal est de vous faire gagner du temps en éliminant rapidement les candidatures qui ne correspondent pas aux exigences minimales du poste, tout en identifiant celles qui méritent d’être approfondies. Elle vous permet également d’objectiver vos décisions de présélection en vous basant sur des éléments mesurables plutôt que sur des impressions subjectives.

Mais quand l’utiliser ? C’est après la réception des candidatures et avant l’entretien de préqualification téléphonique qu’elle intervient. Elle vous aide à constituer une shortlist de candidats qualifiés que vous pourrez ensuite contacter pour approfondir certains points lors d’un entretien de préqualification. Cette grille offre aussi une traçabilité précieuse de vos décisions de présélection, facilitant les retours aux candidats non retenus et les échanges avec les managers.

Quels critères intégrer ?

Pour qu’une grille de tri soit efficace, elle doit intégrer les bons critères, ni trop nombreux ni trop restrictifs. L’idée est de les hiérarchiser en trois catégories distinctes.

Les essentiels

Ces exigences sont non négociables. Si un candidat ne les remplit pas, sa candidature ne peut être retenue, quelle que soit la qualité de son profil par ailleurs. Elles correspondent aux exigences minimales pour occuper le poste.

Parmi ces indispensables, la formation ou les diplômes requis lorsqu’ils sont obligatoires pour exercer le métier pour lequel vous recrutez, l’expérience minimum exigée, les compétences techniques indispensables, la mobilité géographique si le poste ne permet pas le télétravail intégral, ou encore la disponibilité dans les délais impartis.

Par exemple, pour un emploi de comptable, un diplôme en comptabilité et une maîtrise des logiciels de gestion comptable constituent des critères essentiels. Pour un commercial terrain couvrant plusieurs régions, le permis B et la volonté de se déplacer régulièrement sont également des indispensables.

Les importants

Ces éléments ne sont pas éliminatoires mais pèsent significativement dans votre décision. Un candidat qui ne les remplit que partiellement peut être retenu s’il présente d’autres atouts notables.

L’expérience dans votre secteur d’activité en fait souvent partie. Un candidat ayant travaillé dans un environnement similaire comprendra plus rapidement les enjeux de votre entreprise. Les expertises techniques complémentaires, la connaissance d’outils ou de logiciels utilisés dans votre entreprise, ou encore la maîtrise d’une méthodologie particulière constituent également des atouts importants.

Par exemple, pour un responsable marketing digital, la maîtrise de Google Analytics et des outils de marketing automation est importante. Un candidat qui ne connaît qu’une partie de ces outils mais démontre une forte capacité d’apprentissage peut néanmoins être retenu.

Les souhaitables

Ces éléments constituent une valeur ajoutée appréciable mais ne doivent pas peser de façon déterminante dans votre décision. Ils permettent de départager des candidats à compétences égales.

Les compétences linguistiques au-delà de celles exigées, des certifications additionnelles qui enrichissent le profil, une expérience internationale qui témoigne d’une ouverture d’esprit, ou encore la participation à des projets personnels en lien avec le domaine d’activité entrent dans cette catégorie.

Par exemple, pour un développeur web, la contribution à des projets open source ou la participation à des hackathons peut constituer des éléments souhaitables qui témoignent d’une passion pour le métier.

Comment construire votre grille étape par étape ?

Étape 1 : analysez la fiche de poste avec le manager

Avant de construire votre grille, prenez le temps d’échanger avec le manager pour bien comprendre ses besoins et ses priorités. Quelles sont les savoir-faire absolument indispensables pour réussir ? Quels sont les éléments sur lesquels vous pouvez être plus souple ? Quel niveau d’expérience minimum est réellement nécessaire ?

Cette discussion vous permet d’identifier précisément les critères de sélection et surtout de les hiérarchiser. Un manager peut de prime abord vous présenter une longue liste d’exigences, à vous de l’aider à distinguer l’indispensable du souhaitable. Définissez également ensemble les seuils acceptables : combien d’années d’expérience minimum ? Quel niveau de maîtrise pour telle compétence technique ? Cette collaboration entre les recruteurs et les managers reflète la culture de votre entreprise et ses besoins réels.

Étape 2 : définissez votre système de notation

Pour les prérequis essentiels, optez pour une notation binaire simple : le candidat le remplit ou non. Un seul critère essentiel non rempli élimine la candidature. Inutile de perdre du temps à noter les autres.

Pour les éléments importants et souhaitables, utilisez une échelle de notation adaptée à vos besoins. Une échelle de 0 à 3 suffit généralement : 0 pour absent, 1 pour niveau débutant, 2 pour niveau intermédiaire, 3 pour niveau confirmé. Vous pouvez également appliquer un coefficient de pondération pour donner plus de poids à certains critères plus importants que d’autres.

Par exemple, pour un critère important, vous pouvez appliquer un coefficient de 2, tandis qu’un critère souhaitable aura un coefficient de 1. Ainsi, une note de 3 sur un critère important vaudra 6 points dans le calcul final.

Étape 3 : créez votre grille opérationnelle

Construisez votre grille sous forme de tableau, que ce soit dans Excel ou Google Sheets. Prévoyez les colonnes suivantes : nom du candidat, critères essentiels avec validation oui/non, éléments importants avec notation et pondération, compétences souhaitables avec notation, score total, et une colonne commentaires pour noter des observations qualitatives.

Voici un modèle de grille de tri de CV pour un poste de responsable marketing digital :

Dans cet exemple, le candidat B est éliminé dès le deuxième prérequis non rempli. Inutile de continuer l’évaluation. Le candidat A obtient un excellent score et mérite clairement un entretien de préqualification.

Comment utiliser efficacement votre grille de tri de CV au quotidien ?

Préparez le terrain

Avant de vous lancer dans une session de screening de CV, relisez attentivement la fiche de poste et votre grille. Cela vous remet en tête les prérequis essentiels et évite de perdre du temps sur des profils inadaptés. Bloquez un créneau dédié dans votre agenda pour vous concentrer uniquement sur cette tâche, idéalement en début de journée quand votre attention est maximale. Pour un recruteur gérant plusieurs recrutements en parallèle, cette rigueur est essentielle.

Limitez les interruptions en désactivant les notifications et en informant vos collègues que vous n’êtes pas disponible pendant ce temps. L’analyse de CV demande de la concentration pour être efficace et objectif.

Appliquez la méthode de lecture rapide d’un CV

Lors du screening de CV, adoptez une lecture en Z ou en F : parcourez d’abord les titres de postes et les dates pour évaluer rapidement l’expérience, puis descendez en diagonale pour repérer les formations et les expertises clés. Ne lisez pas chaque ligne dans le détail à ce stade, vous aurez l’occasion d’approfondir lors de l’entretien de préqualification.

Vérifiez en priorité les critères essentiels. Si un seul n’est pas rempli, passez au CV suivant sans perdre de temps à analyser le reste. Le temps moyen de tri d’un CV varie selon le volume de candidatures : comptez 2 à 3 minutes par CV pour un recrutement classique, mais seulement 30 à 60 secondes pour un recrutement volumique, où vous devez traiter plusieurs centaines de candidatures.

Complétez la grille de façon systématique

Remplissez toujours les critères essentiels en premier. Si l’un d’entre eux n’est pas validé, marquez le CV comme éliminé et passez au suivant. Comme tout recruteur efficace, ne perdez pas de temps à noter les éléments importants et souhaitables d’une candidature qui sera de toute façon écartée.

Pour les CV présélectionnés, notez ensuite les critères importants puis les souhaitables. N’hésitez pas à ajouter des commentaires qualitatifs dans une colonne dédiée : un élément intéressant du parcours, une question à creuser en entretien, une réserve sur un point précis, une forte motivation manifestée.

Constituez votre shortlist

Une fois tous les CV triés, définissez un seuil de sélection en fonction du nombre d’entretiens de préqualification que vous pouvez mener. Pour un poste standard, prévoyez de contacter 5 à 8 candidats en préqualification téléphonique, sachant qu’environ la moitié passera ensuite en entretien physique. A vous d’adapter ce nombre en fonction des spécificités de votre secteur ou du métier pour lequel vous recrutez.

Classez les CV retenus par ordre de score décroissant. Contactez en priorité les meilleurs profils, mais gardez quelques CV de réserve au cas où certains candidats se désistent ou ne correspondent finalement pas à ce que vous cherchez lors de la préqualification.

Les avantages d’une grille de tri de CV bien construite

L’utilisation d’une grille de tri de CV présente de nombreux bénéfices concrets pour votre activité de recrutement au quotidien :

• gain de temps mesurable sur le screening : vous traitez vos candidatures plus rapidement en vous concentrant sur l’essentiel, sans vous perdre dans des détails secondaires.
• objectivité et réduction des biais de recrutement : en vous appuyant sur des éléments factuels définis en amont, vous limitez l’influence de vos préjugés inconscients et traitez tous les candidats de façon équitable.
• traçabilité des décisions de présélection : vous conservez une trace écrite des raisons pour lesquelles un candidat a été retenu ou écarté, ce qui facilitera ensuite les échanges avec les managers et les retours aux candidats.
• harmonisation des pratiques si plusieurs recruteurs interviennent : tous utilisent les mêmes éléments d’analyse et la même méthode d’évaluation, garantissant une cohérence dans la présélection.
• retours aux candidats facilités : vous pouvez expliquer précisément pourquoi une candidature n’a pas été retenue en vous appuyant sur des éléments objectifs plutôt que sur des impressions vagues.
• collaboration avec les managers améliorée : en construisant la grille ensemble, vous vous assurez d’être alignés sur les priorités et évitez les désaccords ultérieurs sur les profils présentés. Cela valorise aussi l’image professionnelle de votre entreprise.

Les erreurs fréquentes à éviter dans le tri des CV

Multiplier les exigences

Trop d’exigences rendent votre grille inutilisable et rallongent considérablement le temps de traitement des CV. Limitez-vous à 3-4 essentiels maximum et 5-6 éléments importants. Au-delà, vous perdez en efficacité et en clarté.

Chercher le mouton à cinq pattes

En voulant le candidat parfait qui coche toutes les cases, vous risquez de ne retenir personne. Soyez réaliste sur vos exigences, surtout sur des profils en tension ou pour des postes de junior. Un candidat à fort potentiel avec quelques compétences manquantes peut s’avérer un meilleur choix qu’un profil théoriquement parfait mais moins motivé.

Ne pas pondérer les critères

Tous les éléments ne se valent pas selon le poste. Un développeur peut compenser une expérience limitée par une excellente maîtrise technique, tandis qu’un manager commercial aura absolument besoin d’une solide expérience de gestion d’équipe. Pondérez ces éléments pour refléter leur importance réelle.

Se laisser influencer par la présentation du CV

Un CV élégamment présenté ne fait pas un bon candidat, de même qu’un CV sobre ne signifie pas un profil médiocre. Concentrez-vous sur le contenu factuel et les compétences démontrées. La forme ne doit intervenir qu’à compétences strictement égales.

Éliminer trop vite sur un seul critère non-essentiel

Avant d’écarter un CV, vérifiez bien que la compétence manquante est véritablement essentielle. Un candidat avec 4 ans d’expérience au lieu des 5 demandés mais avec un parcours particulièrement riche mérite peut-être d’être auditionné. Faites preuve de discernement.

Ne pas adapter la grille au contexte

Votre grille doit évoluer selon le contexte : volume de candidatures reçues, tension sur le marché pour ce profil, urgence du recrutement, période de l’année. Sur un poste en forte tension avec peu de candidats, assouplissez certains critères importants pour élargir votre vivier. Sachez aussi adapter votre grille à la période de l’année et à la stratégie RH de votre entreprise.

FAQ

Combien de temps faut-il pour analyser un CV avec une grille ?

Le temps d’analyse varie selon le contexte et votre expérience. Pour un recrutement classique, comptez 2 à 3 minutes par CV une fois votre grille bien en main. Pour un recrutement volumique avec de nombreuses candidatures, vous pouvez descendre à 30-60 secondes en ne vérifiant d’abord que les critères essentiels. L’important est de rester concentré et de ne pas se perdre dans les détails à ce stade du processus.

Faut-il utiliser la même grille pour tous les postes ?

Non, chaque poste nécessite sa propre grille adaptée à ses spécificités. Un développeur et un commercial n’ont pas les mêmes critères de sélection. En revanche, vous pouvez créer des trames réutilisables par famille de métiers que vous ajustez ensuite pour chaque recrutement. Cette approche vous fait gagner du temps tout en vous garantissant une certaine pertinence.

Comment éviter les biais inconscients lors du screening des CV ?

La grille de tri est précisément conçue pour limiter ces biais en vous concentrant sur des faits objectifs. Regardez uniquement les compétences, l’expérience et la formation. Évitez également de trier tous les CV d’un coup : votre attention diminue et vos biais peuvent ressurgir. Faites des pauses régulières.

Que faire quand aucun CV ne correspond aux critères essentiels ?

Si aucun candidat ne remplit vos prérequis essentiels, plusieurs options s’offrent à vous. Retournez voir le manager pour discuter de la possibilité d’assouplir certaines exigences ou de prévoir un temps de formation au moment de la prise de poste. Vous pouvez aussi élargir vos canaux de sourcing en explorant les CVthèques, le recrutement par approche directe ou la cooptation. Enfin, questionnez-vous sur la pertinence de vos exigences : sont-ils vraiment toutes indispensables ou reflètent-elles un profil idéal inatteignable ?