Comment bien rédiger un email professionnel ?

Une faute d’orthographe oubliée, un point d’exclamation mal interprété ou une formule de politesse hasardeuse et c’est le drame. Devenu un outil de travail à part entière, l’e-mail peut en effet générer « de l’incompréhension, des difficultés d’interprétation et des conflits », selon une note de l’Observatoire de la responsabilité sociétale des entreprises. Quelles sont alors les règles à respecter pour ne pas commettre d’impairs ? Quelles formules de politesse utiliser pour ne pas passer pour un rustre ? Aline Nishimata, auteure de « Savoir rédiger vos e-mails professionnels« , livre des conseils pour éviter que sa correspondance finisse dans le dossier « Boulets » d’un collègue…

Quels sont les principaux points à soigner pour bien rédiger un mail ?

La première chose, c’est l’objet du mail. Il est nécessaire d’y indiquer le contenu de votre message, ne serait-ce que pour être certain d’être lu. Pour ne pas froisser son interlocuteur, commencer par un « Cher Monsieur X » ou « Chère Madame X » est préférable à un simple « Bonjour » ou même seulement « Cher Monsieur » ou « Chère Madame ». Accoler le nom de famille est en effet très important. Concernant le contenu, il faut respecter la règle journalistique des 5 W : Who ? What ? When ? Where ? Why (Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Pourquoi ?). Cela évite d’oublier des informations importantes et permet de mieux structurer le texte. Dans la même idée, trop souvent les gens oublient ces petits mots de liaison (et, en conséquence, ainsi, etc.) qui donnent pourtant du sens à leur écrit.

Quant à la formule de politesse qui doit conclure le mail, si le « Cordialement » est toujours de rigueur, il faut ajouter auparavant une phrase de conclusion qui évite de paraître trop sec comme : « Je vous remercie de votre réponse », « Je me tiens à votre entière disposition » ou encore « N’hésitez pas à prendre contact avec moi ». C’est d’ailleurs une des évolutions introduites par le mail : l’usage de l’impératif. Auparavant, il était interdit de l’utiliser sous peine de passer pour un malpoli.

L’email a-t-il modifié d’autres pratiques professionnelles ?

Oui et ce qui a bien évidemment le plus changé, c’est l’immédiateté. Auparavant, des secrétaires rédigeaient les contenus professionnels. Et leur patron pouvait les obliger à réécrire ces documents autant de fois qu’il le jugeait nécessaire. Aujourd’hui, tout le monde écrit ou répond à des mails. Mais si une personne est compétente dans son domaine d’activité, il n’est pas certain qu’elle maîtrise l’art de la rédaction. Ce qui peut poser des problèmes et même nuire à l’image de marque de l’entreprise.

Le mail crée aussi artificiellement un rapport très convivial entre les salariés. La hiérarchie n’existe plus et l’on se permet même d’envoyer des courriels très privées à ses collègues. Cela n’est pas forcément gênant. Ce qui l’est en revanche, c’est que tout le monde n’est pas bienveillant en entreprise. Certaines personnes n’hésiteront alors pas à archiver vos mails pour s’en servir plus tard comme d’une arme. Même l’employeur, s’il cherche à mettre quelqu’un à la porte, peut inspecter la messagerie de son employé pour trouver des éléments justifiant le licenciement.

Dans une récente étude, le mail était analysé comme une source d’incompréhension, un facteur de tensions… Vous partagez cette analyse ?

Le mail attise souvent les conflits en effet. Vous mettez plusieurs destinataires dans la boucle et il y en aura toujours un pour relever que vous avez oublié telle ou telle chose. Cela est souvent usant et peut même être vécu comme une forme d’harcèlement. Un email peut aussi être mal interprété parce que le niveau de langage n’est pas adapté au cadre professionnel. Il faut par exemple bannir les points de suspension ou encore les points d’exclamation qui sont réservés à un échange amical ou en tout cas personnel.

Evitez également de répondre ou d’envoyer un mail sous le coup de la colère. Si vous êtes dans un rapport émotionnel fort avec votre correspondant, commencez par rédiger un brouillon sur lequel vous reviendrez plus tard, une fois apaisé. Il y a fort à parier que son contenu sera ensuite profondément modifié…

Savoir rédiger vos e-mails professionnels, Aline Nishimata, Gualino Edition, 48 pages, 4,50 €. Contact : nishimata@gmail.com. Photo Orse