10 astuces de productivité pour le quotidien des RH

On le sait, le quotidien des RH est multi-tâches, parce que vos missions sont nombreuses et très variées, tout comme leurs interlocuteurs. Parce que vous devez passer de sujets stratégiques à d’autres plus prosaïques, et qu’il ne faut pas pour autant délaisser ces derniers.

Pour vous aider à aborder sereinement la rentrée, nous avons listé 10 astuces de productivité qui vous permettront de remettre en question vos habitudes ou d’en mettre en place de nouvelles !

1. Programmez un timer

C’est la fameuse technique Pomodoro : vous associez une plage horaire à une tâche, vous programmez le timer et vous restez concentré sur cette tâche jusqu’à ce qu’il sonne, moment où vous pouvez vous accorder une pause. La littérature en ligne suggère de fonctionner avec des créneaux de 25mn et des pauses de 5mn, mais vous pouvez aussi les adapter à votre propre capacité de concentration. Dans tous les cas, l’objectif est de laisser côté mails et sollicitations sur le créneau calé !

2. Utilisez la règle des deux minutes

C’est David Allen, le fameux auteur américain à l’origine de la méthode GTD (Getting Things Done en anglais, S’organiser pour réussir en français), qui vous le suggère : si une tâche vous prend moins de deux minutes à faire, faites-la immédiatement. Car elle n’a pas vocation à alourdir votre to-do ou votre charge mentale. Quant à sa compatibilité avec la technique Pomodoro citée précédemment… à vous de voir !

3. Ne soyez pas esclave de votre boîte mail

La plupart des clients mail vous propose de couper les notifications ou de les paramétrer selon vos besoins. Vous pouvez aussi différer l’envoi de mails : avec cette fonctionnalité, vous pouvez vous alléger d’une bonne idée ou d’un rappel à un collègue tout en faisant en sorte de ne pas avoir à réagir tout de suite. A l’inverse, vous pouvez paramétrer une notification si vous attendez un email important. Dans ce cas, vous saurez que l’alerte mérite toute votre attention, sans avoir besoin de vérifier votre boîte toutes les cinq minutes.

4. Tirez le meilleur parti de tous vos outils

Au-delà du paramétrage des notifications, les outils du quotidien vous offrent une multitude de possibilités. Explorez-les pour les adapter au mieux à la manière dont vous travaillez, faites-en sorte qu’ils deviennent des outils sur mesure ! Et ne sous-estimez pas les possibilités offertes par un simple calendrier : au-delà des réunions et rendez-vous, il peut vous être utile pour programmer vos tâches (time-blocking) et pour rassembler sur un même créneau différentes tâches de même nature (ce qu’on appelle le batching).

5. Créez des templates (et mutualisez !)

Vous avez probablement un certain nombre de mails que vous pouvez templater pour faciliter votre quotidien, n’hésitez pas à le faire ! Des réponses types, des demandes de document, des points spécifiques de vos check-lists d’onboarding… Si vous travaillez dans une équipe RH, échangez avec vos collègues pour mutualiser et mettre à disposition de l’équipe une bibliothèque des différents contenus dont vous avez besoin au quotidien.

6. Challengez vos réunions

Le rythme, le contenu, le nombre de participants, la prise de note… les réunions peuvent être améliorées sur bien des points ! Chez Amazon, Jeff Bezos applique par exemple la règle des deux pizzas. Si deux pizzas ne peuvent pas nourrir l’ensemble des personnes présentes, cela signifie que ces personnes sont trop nombreuses.

De nombreuses bonnes pratiques donnent à réfléchir : définir un objectif précis à chaque réunion (et le communiquer), commencer et finir à l’heure, désigner une personne qui animera, une autre qui prendra des notes… Selon l’objectif de la réunion, demander aux participants de partager leurs pistes de travail en amont. Dans tous les cas, le but est de ne pas subir vos réunions et d’avoir la certitude qu’elles enrichissent votre quotidien plutôt qu’elle ne vous prive d’un temps précieux.

7. Priorisez !

La priorisation est le levier le plus simple et le plus puissant pour venir à bout de vos to-do ! Vous connaissez la célèbre matrice d’Eisenhower ? Grâce à cette grille de lecture, vous classez vos tâches en importantes/non importantes et urgentes/non urgentes. Les 4 combinaisons possibles vous indiquent ensuite ce que vous devez faire des tâches en question : faire, planifier, déléguer ou annuler. A tester si ce n’est pas déjà fait !

8. Mesurez, pour améliorer

Les data RH sont passionnantes à explorer : considérez celles de votre entreprise, celles de votre équipe et vos propres KPI et décidez sur quels points précis porteront vos efforts pour les semaines ou mois à venir. « Ce qui se mesure s’améliore », l’adage bien connu est parfois un rappel utile.

9. Avalez le crapaud !

Encore un conseil venu d’outre-Atlantique, mais cette fois d’un Canadien, Brian Tracy, qui semble savoir aider ses lecteurs à devenir riche. Contentons-nous pour aujourd’hui d’un conseil simple et plein de bon sens qui est aussi le titre d’un de ses ouvrages : Eat that frog !, traduit en français en Avalez le crapaud !. Ce crapaud est en fait la tâche qui vous rebute le plus sur votre to-do, en conséquence de quoi vous avez peut-être tendance à la repousser. Eh bien, désormais, vous allez considérer que cette tâche est un crapaud et que plus vite vous l’aurez avalé, mieux vous vous porterez ! C’est donc à cette tâche précisément que vous allez vous attaquer à chaque début de journée.

10. Prenez soin de vous

Aucune méthode de productivité ne pourra améliorer votre quotidien si vous êtes épuisé(e) ou que vos conditions de travail sont très dégradées ! A ma connaissance, on n’a pas encore vu d’ouvrage intitulé « Avalez le crapaud, même si vous n’en pouvez plus ! » dans les rayons spécialisés des librairies.