Comment refuser un candidat tout en le gardant dans votre vivier ?

Les refus de candidature sont souvent négligés par les recruteurs, alors qu’ils peuvent mériter une vraie réflexion stratégique. Tandis qu’un candidat écarté sur deux dit ne pas, ou rarement, recevoir de retour à sa candidature, selon l’enquête Hellowork 2025, les recruteurs  les plus avisées y voient l’occasion de construire un vivier pérenne. Le message de refus devient alors l’instrument d’une stratégie de sourcing différée, transformant chaque candidat qualifié mais non retenu en ressource potentielle pour les besoins futurs de l’organisation.

Pourquoi répondre à un candidat refusé est utile pour votre vivier ?

L’impact d’un refus mal géré sur la réputation de l’entreprise se mesure désormais au-delà du seul candidat concerné. Nombre de candidats ayant vécu une expérience de recrutement négative en parlent autour d’eux. Une pratique qui s’accélère avec les plateformes d’avis employeurs, où un candidat déçu peut impacter durablement la perception de votre organisation.

Pour éviter cela, envoyez à tous les candidats un mail de refus professionnel et bienveillant, qui permet de transformer leur expérience candidat en vecteur de recommandation. Et profitez-en pour proposer aux candidats susceptibles de vous intéresser dans le futur d’intégrer votre vivier.

Dans le meilleur des cas, un retour constructif après un entretien peut conduire à améliorer l’image de votre entreprise. Ce paradoxe s’explique par la rareté du geste : dans un marché où la moitié des postulants ne reçoit aucune réponse après un refus, le simple fait de soigner cette étape du processus vous différencie positivement et pourra accroître l’attractivité de vos futures offres d’emploi.

Comment refuser un candidat tout en ouvrant la porte à une mise en vivier ?

Lorsque vous rédigez votre mail de refus de candidature, le niveau de personnalisation de celui-ci doit être proportionnel à l’engagement du candidat dans votre processus de recrutement.

• Un refus après lecture du CV : privilégiez un mail-type personnalisé, dans lequel vous remerciez le candidat, donnez les raisons générales du refus et éventuellement ouvrez la porte à une mise en vivier si son profil vous intéresse et qu’il donne son accord.
• Un refus après une préqualification téléphonique : envoyez un mail personnalisé avec remerciement, raisons précises du refus et proposition d’intégration à un vivier.
• Un refus après un entretien : si plusieurs entretiens ont eu lieu, prenez le temps d’appeler le candidat pour lui annoncer votre refus de vive voix. Faites-lui un feedback sur ses compétences, les axes qu’il peut améliorer et proposez-lui d’intégrer votre vivier de candidats.

« Un feedback de qualité doit être factuel, précis et constructif. Il convient d’identifier ce qui n’a pas correspondu aux attentes du poste et d’expliquer au candidat ce qu’il peut améliorer pour ses futures candidatures »

ALEXANDRA GANNAT

responsable recrutement et intégration au Groupe Casino

Voici un exemple de mail que vous pouvez envoyer au candidat refusé dans lequel vous lui demandez l’autorisation de l’intégrer dans un vivier :

Comment présenter au candidat l’intégration à votre vivier ?

Le piège serait de présenter le vivier comme une consolation creuse après un refus. Pour que votre proposition demeure crédible aux yeux du candidat, elle doit comporter trois éléments :

1. La reconnaissance explicite des compétences du candidat : précisez ce qui a retenu votre attention dans son profil, même si d’autres raisons ont orienté le choix vers un autre candidat pour ce poste.
2. Une description concrète de ce qu’implique le vivier : le candidat sera recontacté en priorité lorsqu’un poste correspondant à son expérience et ses compétences s’ouvrira dans votre entreprise.
3. La demande de consentement RGPD : en tant qu’employeur, vous devez obtenir l’accord explicite du candidat pour conserver ses données de candidature.

« Soigner l’expérience candidat s’avère décisif, car il arrive de refuser un candidat dans un premier temps, puis de le recontacter trois mois plus tard, parce que le poste demeure vacant et que certains critères du processus de recrutement ont été révisés »

DAVID GOUPIL

expert recrutement chez Hellowork

Quel est le ROI d’un vivier de candidats refusés ?

Consacrer du temps aux candidats écartés d’un processus de recrutement peut sembler contre-intuitif. Les données contredisent pourtant cette perception. En 2025, plus d’un candidat sur dix recruté via l’ATS Buddi by Hellowork avait déjà essuyé un refus de l’entreprise dans laquelle il a finalement obtenu son poste. Ce constat illustre une réalité méconnue : le candidat idéal pour un poste donné ne correspond pas nécessairement aux besoins futurs de l’organisation, et inversement, les motifs d’un refus de candidature évoluant avec le temps.

« Refuser un candidat ne l’empêche non seulement pas de repostuler, mais l’incitera parfois à le faire, car il conserve l’image d’un employeur bienveillant »

DAVID GOUPIL

Un vivier correctement animé optimise considérablement les processus de recrutement. Le gain s’avère triple pour l’entreprise : réduction des délais pour pourvoir un poste, économies substantielles sur les coûts de sourcing, et renforcement durable de la marque employeur.

« Maintenir le lien avec les candidats qui ne nous rejoignent pas immédiatement peut paraître superflu, mais constitue un pari gagnant sur tous les tableaux : économies, gains de temps et valorisation de notre marque employeur »

NOÉMIE MACK

chargée de recrutement à la MAIF

Comment animer votre vivier de candidats pour les fidéliser ?

Un vivier inactif perd toute valeur stratégique. La constitution d’une base de profils qualifiés ne représente que la première étape du processus de gestion des talents. L’animation régulière conditionne son efficacité pour l’entreprise.

Quelles actions pour maintenir le lien avec vos candidats ?

L’objectif n’est pas de solliciter excessivement vos anciens candidats, mais de maintenir un lien à valeur ajoutée en tant qu’employeur. « Envoyez-leur régulièrement des informations sur les prochains événements professionnels susceptibles de les intéresser ou des articles enrichissant leur veille métier. Mais cette démarche ne se justifie que pour le recrutement de profils pénuriques, sinon elle devient chronophage », recommande Noémie Mack, de MAIF. Par exemple :

• Contenus métier : transmettez aux candidats des articles ou études susceptibles de renforcer leurs compétences et leur expérience dans leur domaine d’expertise ;
• Événements professionnels : invitez les candidats aux webinars, salons ou afterworks organisés par votre entreprise ;
• Actualités de votre entreprise : partagez vos actualités significatives (nouveaux projets, ouverture de sites…) créant potentiellement des opportunités pour de futurs postes ;
• Alertes sur des offres ciblées : informez les candidats en priorité des nouveaux postes correspondant à leur profil et leur expérience.

Comment segmenter et structurer votre vivier dans votre ATS ?

L’efficacité de votre vivier repose sur sa capacité à être exploité rapidement lorsqu’un poste s’ouvre. Dans votre ATS, créez des catégories selon les postes visés, les compétences clés, le niveau d’expérience, les aspirations exprimées en entretien, la disponibilité des candidats, et leur localisation géographique.

Cette segmentation permet d’identifier en quelques clics les profils pertinents pour chaque nouvelle offre, sans reprendre l’ensemble des candidatures. Ajoutez des tags, des commentaires et conservez l’historique de vos interactions pour capitaliser sur la connaissance acquise lors de chaque processus de recrutement.

Vivier de candidats et RGPD : quelles obligations pour l’employeur ?

La constitution d’un vivier s’inscrit dans un cadre réglementaire strict que tout employeur doit maîtriser. Le RGPD impose trois obligations principales pour la gestion des candidatures refusées :

• Le consentement : vous devez obtenir l’accord explicite et documenté du candidat avant de conserver ses données après le refus de sa candidature.
• La durée de conservation : respecter le délai maximum de 24 mois (Cnil). Au-delà, supprimer ou anonymiser les candidatures.
• Le droit d’accès et suppression : vous avez l’obligation de permettre à chaque candidat de consulter, modifier ou supprimer ses données sur simple demande.

Cette contrainte de 24 mois impose une animation régulière de votre vivier : un candidat recontacté qui renouvelle son intérêt pour l’entreprise voit le compteur repartir à zéro. Raison supplémentaire de maintenir le lien avec les profils dont l’expérience et les compétences correspondent à vos besoins de recrutement.

FAQ

Faut-il appeler ou envoyer un mail pour refuser un candidat après un entretien ?

Cela dépend de l’étape atteinte dans votre processus de recrutement. Pour un candidat écarté sur CV, un mail de refus personnalisé suffit. Pour un candidat reçu en entretien d’embauche, privilégiez un appel téléphonique pour échanger sur les raisons du refus et proposer l’intégration au vivier.

Comment relancer un candidat intégré au vivier il y a plusieurs mois ?

Rappelez le contexte de votre premier entretien, mentionnez les compétences et l’expérience qui avaient retenu votre attention dans son profil, et présentez le nouveau poste de manière transparente. Le candidat appréciera que l’entreprise ait conservé la mémoire de vos échanges lors du processus de recrutement précédent.

Que faire si un candidat refuse d’intégrer votre vivier ?

Respectez son choix et supprimez ses données de candidature conformément au RGPD. En tant qu’employeur, remerciez-le pour le temps consacré à sa candidature et laissez-lui la possibilité de repostuler spontanément à une future offre.

Combien de temps peut-on conserver les candidatures dans un vivier ?

La Cnil recommande 24 mois maximum pour la conservation des candidatures refusées. Passé ce délai, vous devez soit obtenir un nouveau consentement du candidat, soit supprimer ses données.

Comment mesurer l’efficacité de votre vivier de candidats ?

Suivez le taux d’embauche issu du vivier, le délai pour pourvoir un poste via ces profils (vs sourcing classique), et le taux de réponse des candidats lors de vos relances. Intégrez ces indicateurs à vos KPI de recrutement pour optimiser votre processus et affiner votre gestion des candidatures.