Intégration des alternants : 6 clés pour transformer l’essai

Chaque année, des milliers d’alternants font leurs premiers pas en entreprise. Pourtant, leur intégration ne saurait se calquer sur celle d’un collaborateur aguerri. Contrats courts, sentiment de n’être que de passage, codes professionnels à apprivoiser : pour ces jeunes à la croisée du monde scolaire et du monde du travail, les écueils ne manquent pas.

Chez Siemens France, où l’alternance irrigue des métiers aussi variés que l’ingénierie, la production industrielle ou la cybersécurité, la question a été érigée en priorité. « Les alternants arrivent souvent avec beaucoup de questions et parfois un peu d’appréhension. Il est important qu’ils se sentent tout de suite intégrés, écoutés et capables de contribuer concrètement à nos projets », pose Zoé Martel, Talent Acquisition & Onboarding Specialist chez Siemens. Voici 6 clés pour bien les embarquer.

1. Créez le lien avant le premier jour

Quelques jours, parfois plusieurs semaines, peuvent s’écouler entre la signature du contrat et l’arrivée effective de l’alternant. Une période au cours de laquelle l’enthousiasme peut s’étioler, le lien se distendre et le doute s’installer.

Pour combler ce vide, Siemens a déployé SoonIn, une application de pré-onboarding accessible dès la signature. « Elle permet à l’alternant de découvrir notre entreprise de façon ludique et interactive, de s’immerger dans notre culture et de commencer à se sentir connecté et motivé dès la signature du contrat », explique Zoé Martel. Entre guides pratiques et modules e-learning de bienvenue, le futur collaborateur appréhende son environnement avant d’en franchir le seuil.

2. Formalisez les attentes dès le jour J

Une erreur répandue ? « Sous-estimer l’importance de formaliser les attentes et le parcours dès le premier jour, répond sans hésiter Zoé Martel. Les alternants arrivent d’un environnement scolaire et entrent dans un univers riche en processus et outils à appréhender. Si on leur transmet trop d’informations d’un coup, ils risquent de se sentir perdus ou dépassés. »

Pour parer à cet écueil, chaque nouvel alternant reçoit un passeport d’intégration, pensé comme une boussole pour ses premières semaines. « Il détaille les rencontres prévues, les formations et les objectifs à atteindre. Il fixe des étapes claires, de la découverte des outils à la prise en main de ses premières missions, le tout complété par un suivi régulier avec son tuteur », complète-t-elle.

Le premier jour inclut également « des sessions d’onboarding sur site ou à distance, des rencontres avec les équipes RH ou Qualité et Sécurité, une découverte des coulisses de l’organisation, le tout ponctué par un mot de bienvenue de la direction. Une intégration immersive pour comprendre notre environnement et trouver sa place », précise Zoé Martel.

3. Détectez les signaux faibles avant qu’il ne soit trop tard

« Certains alternants peuvent rester discrets, hésiter à poser des questions ou prendre peu d’initiatives. Ce n’est pas forcément un problème, mais ces petits signaux méritent qu’on s’y attarde pour comprendre comment les accompagner au mieux », explique Zoé Martel.

Pour y parvenir, Siemens a instauré des « growth talks », des points réguliers entre l’alternant, son tuteur et son manager. « Ces rendez-vous permettent d’encadrer et d’accompagner l’alternant », précise-t-elle. Le rythme s’ajuste à mesure que l’autonomie progresse : bi-hebdomadaire au démarrage, puis bimensuel, et enfin mensuel a minima. L’essentiel étant de ne pas attendre l’entretien annuel pour identifier un malaise.

4. Structurez l’accompagnement pour éviter l’isolement

Un alternant bien intégré est d’abord un alternant bien entouré. Pour ce faire, il convient d’articuler l’accompagnement autour de plusieurs figures complémentaires.

Le tuteur, d’abord, est sélectionné sur la base du volontariat. « Nous faisons en sorte que seuls ceux ayant envie d’accompagner et de transmettre deviennent mentors, pour que chaque alternant se sente bien guidé », tranche Zoé Martel. Une fois désigné, il entame un parcours en trois temps pour décrocher son « Permis de tutorer » : e-learning, formation en présentiel, puis retour d’expérience pour s’assurer que tout se passe bien. Des « News tuteurs » mensuelles et des guides pratiques viennent étoffer le dispositif, pour que personne ne se sente perdu.

Le parrain, ensuite, qui est pensé comme un filet de sécurité. « On désigne un parrain ou une marraine qui devient un bras droit pour les premières semaines », poursuit Zoé Martel. « Ce référent informel répond aux questions du quotidien et explique les codes de l’équipe, notamment quand le tuteur ou le manager est occupé. Il est un visage familier qui rassure et facilite l’ancrage dans l’équipe » ajoute-t-elle.

5. Ancrez les alternants dans la culture d’entreprise

Comment éviter que l’alternant ne se sente de passage ? « On se dit souvent qu’on n’a pas deux fois la chance de faire bonne impression », rappelle Zoé Martel. Fort de cette conviction, Siemens a fait de l’ancrage collectif un axe à part entière.

« Chaque rentrée, entre septembre et octobre, les apprentis se déplacent au siège à Courbevoie pour des séminaires d’intégration avec des interventions RH, sécurité et découverte de l’environnement », décrit-elle. Au-delà de ces temps formels, l’entreprise cultive les moments fédérateurs : concours d’éloquence, hackathons tels que la Nuit des loup-garous, concours d’innovation Altern’up, ateliers bien-être au travail, actions solidaires autour d’Octobre rose ou de la Journée des femmes. « Nous proposons aussi des interventions métiers avec des collaborateurs qui étaient eux-mêmes apprentis avant de devenir ingénieurs en CDI. Ces échanges sont des sources d’inspiration qui montrent que la réussite est possible et permet de se projeter et de grandir au sein de l’entreprise », ajoute-t-elle.

Côté digital, le Campus alternance fédère l’ensemble des apprentis, à l’échelle nationale comme locale, autour d’un espace d’échange accessible tout au long de l’année. « Nous avons également développé une communauté d’apprentis ambassadeurs présents depuis quelques années, dont le rôle va être d’accompagner les nouveaux arrivants », complète Zoé Martel.

6. Articulez montée en compétences et objectifs académiques

L’alternant évolue dans deux univers aux temporalités distinctes : l’entreprise et l’école. Faire cohabiter les deux suppose une coordination étroite.

« Nous avons des points de suivi réguliers pour synchroniser le planning des cours et des projets en entreprise. Nous essayons de répondre aux attendus de l’école en termes de projets demandés », explique Zoé Martel.

Côté entreprise, la progression s’appuie sur des formations internes ou externes, complétées par une plateforme e-learning accessible en permanence. « Les apprentis peuvent s’y former sur les sujets de leur choix, à leur rythme », précise-t-elle.