Télétravail : 10 conseils pour réussir l’onboarding d’un collaborateur à distance

Comment accompagner un nouveau salarié dans sa découverte de l’entreprise à l’heure de la crise sanitaire et du 100% télétravail ? Voici les points à ne pas négliger pour un onboarding à distance réussi.

L'intégration à distance nécessite une implication particulière de l'équipe RH et du manager.
Il est important de prévoir des rendez-vous en visio réguliers durant les premiers jours d'intégration de votre collaborateur. © Paolese/ stock adobe.com

Le contact humain est sans doute l’ingrédient principal d’une intégration réussie au sein d’une nouvelle entreprise. Depuis l’annonce du deuxième confinement, le 100% télétravail est de nouveau imposé dans les entreprises. Dans ce contexte, accueillir un nouveau collaborateur à distance, via l’écran froid et impersonnel de son ordinateur, s’apparente à l’un des douze travaux d’Hercule.

L’investissement des services RH et leurs interactions avec le manager sont d’autant plus essentiels durant cette phase d’acclimatation particulière. Voici quelques conseils pour un onboarding confiné au top !

1. Soignez le préboarding

Pratique courante en temps normal, le préboarding est incontournable lors de l’intégration d’un salarié à distance. Concrètement, comment faire ? Les équipes RH peuvent envoyer une semaine avant le jour J un mail permettant de rassurer le nouveau salarié. Celui-ci abordera son premier jour plus sereinement s’il dispose d’informations telles que l’organisation de la première journée ou ses identifiants de connexion à sa session et à sa boîte mail.

Pensez à détailler le planning de la première journée (heure à laquelle se connecter) et à ponctuer sa journée de rendez-vous (présentation de l’entreprise et de l’équipe, point RH…) pour éviter de créer chez lui un sentiment de solitude.

Le service RH doit également veiller à ce que le manager s’implique avant l’arrivée du collaborateur :  un simple mail en amont de la prise de poste avec des photos des membres de l’équipe peut faire la différence.

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2. Faites livrer le matériel en amont

Faites livrer en amont au domicile du collaborateur tout le matériel nécessaire à sa prise de poste : un ordinateur portable, un casque…

Sollicitez les services techniques afin que le nouvel arrivant puisse se connecter au réseau de l’entreprise via un accès VPN (un réseau privé virtuel fournissant un accès sécurisé au réseau de l’entreprise) et communiquez-lui les coordonnées d’un membre de l’équipe technique à qui s’adresser en cas de problème.

3. Anticipez les questions

Le jour J, envoyez un mail d’accueil comprenant des informations pratiques et administratives et présentant les espaces de communication interne de l’entreprise. Votre mail répondra certainement à nombre de questions que peut se poser un nouvel embauché lors de son premier jour : horaires, frais remboursés, affiliation à la mutuelle d’entreprise… Vous pouvez y joindre un livret d’accueil.

4. Assurez-vous qu’il dispose d’un bon environnement de travail

Pour s’assurer de son bien-être, le service RH peut convenir d’un point téléphonique avec le nouveau collaborateur dans les premiers jours. Ce sera l’occasion de faire le tour des sujets liés à ses conditions de travail : dispose-t-il d’une chaise de bureau confortable ? A-t-il besoin d’un deuxième écran d’ordinateur ? Sa connexion internet est-elle bonne ?

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5. Prenez le temps de présenter l’entreprise

L’absence de rencontre en présentiel ne doit pas occulter l’importance de la relation humaine, au coeur du programme d’intégration d’un nouveau membre d’une équipe. Prenez le temps de présenter l’entreprise au salarié par visioconférence comme vous l’auriez fait dans les locaux.

Vous pouvez aussi lui transmettre un trombinoscope et/ou un organigramme des membres de la structure pour qu’il ne soit pas (trop) déboussolé lorsqu’il se rendra ensuite au bureau.

6. Présentez la nouvelle recrue à ses collègues et assurez-vous de sa bonne intégration à l’équipe

Le manager doit, de son côté, aménager un temps de présentation de la nouvelle recrue à ses collègues dès son premier jour. Un appel collectif via un outil de vidéoconférence (Microsoft Teams, Zoom…) permet d’établir un premier contact.

La bonne idée est de prévoir ensuite un moment d’échange avec chaque membre de l’équipe, par vidéo ou par téléphone, pour apprendre à se connaître. Le manager peut définir un parrain que le nouvel arrivant « osera » davantage solliciter en cas de questions puisqu’il aura été désigné comme sa personne ressource.

Pour que le collaborateur se sente partie prenante de l’équipe au plus vite, tenez-le au courant des projets en cours à son arrivée et incitez-le à donner son avis. Les discussions formelles et informelles d’équipe sur des chats, de type Slack ou Google Talk, permettent au salarié d’entrevoir l’ambiance qui règne au sein de l’équipe.

Enfin, si l’organisation d’un pot d’accueil est exclue du fait de la situation sanitaire, cafés virtuels ou e-afterworks sont autant d’occasions d’aborder des sujets hors travail.

7. Invitez le salarié à dresser un rapport d’étonnement

Les services RH peuvent proposer au salarié de dresser un premier rapport d’étonnement une semaine après son arrivée. Il peut prendre la forme d’un questionnaire abordant son recrutement, son intégration, ses premières impressions et son avis sur les missions qui lui sont confiées. Cela permettra d’identifier au plus vite les ajustements à effectuer pour qu’il se sente plus à l’aise au quotidien.

 8. Fixez des points réguliers lors des premiers jours

Pour éviter que le salarié ne se sente désœuvré, le manager peut lui transmettre un calendrier personnalisé des missions à effectuer. Les bons réflexes à adopter ? Faire un point au début de chaque journée, définir précisément chaque tâche à effectuer pour ne pas laisser son collaborateur dans le flou et dresser un bilan en fin de journée.

Le manager doit se montrer disponible durant les premières semaines et faire des retours sur le travail accompli pour rassurer le salarié. A la fin de la semaine, convenez d’un rendez-vous pour faire le point sur ses premiers jours passés au sein de l’entreprise. Soyez attentifs au fait que la distance physique et l’asynchronicité de la communication par écrit accroissent souvent le sentiment d’éloignement et peuvent donner lieu à des incompréhensions.

Par ailleurs, les services RH et le manager doivent communiquer entre eux pour s’assurer que l’intégration du salarié est réussie sur tous les plans.

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9. Organisez à distance la prise en main des nouveaux outils

Lors d’une prise de poste, le salarié a souvent besoin d’être formé à de nouveaux outils. Plusieurs méthodes de prise en main à distance peuvent être envisagées : observation à travers un partage d’écran d’un collègue maniant l’outil, tutoriel sur Powerpoint à distance avec possibilité de poser des questions.

10. Pensez aux plateformes digitales d’onboarding

Afin de faciliter l’intégration à distance, vous pouvez avoir recours à une plateforme digitale d’onboarding de type Hey Team, Cornerstone Onboarding, Workelo ou QuarksUp pour les PME.

Ces espaces offrent un panel de services et de ressources automatiquement mis à disposition du salarié : informations sur l’entreprise, Foire Aux Questions, catalogue des formations disponibles, agenda personnalisé, documents dématérialisés (contrat de travail, charte informatique…), chatbots automatiques.

Ces différents éléments doivent concourir à une intégration chaleureuse, bienveillante et efficace. A l’issue de celle-ci, nul doute que le nouveau salarié se sentira déjà bien intégré à la vie de l’entreprise avant même d’avoir mis les pieds au bureau !

Par Maïté Hellio

Reporter tout terrain et pianiste, aime quand les mots et les notes sonnent juste !

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