RH : comment annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur à ses équipes

Première étape de l’onboarding, l’annonce de l’arrivée d’une nouvelle recrue dans l’entreprise doit faciliter la bonne intégration de celle-ci.

Une à deux semaines avant l'arrivée de votre nouvelle recrue, pensez à diffuser un message annonçant sa venue !
Une à deux semaines avant l'arrivée de votre nouvelle recrue, pensez à diffuser un message annonçant sa venue ! © Anna/stock adobe.com

La rentrée approche à grands pas avec, souvent, dans son sillage de nouvelles recrues. Vous avez recruté un nouveau talent et vous l’avez informé de son jour d’arrivée dans l’entreprise ? Ce n’est pas tout, il vous faut maintenant annoncer sa venue à vos autres collaborateurs. Comment procéder ? Voici quelques conseils pour préparer le jour J !

Pourquoi est-ce important de prendre le soin d’annoncer la venue d’un nouveau salarié ?

Elément essentiel de l’onboarding, l’annonce de l’arrivée d’un nouveau candidat n’est pas toujours faite dans les règles de l’art. Pourquoi faut-il prendre le soin de présenter le futur collaborateur en amont de son arrivée ?

1.     Pour vérifier que son poste de travail est prêt

Simple mais logique ! Cette annonce permettra au manager d’effectuer les démarches nécessaires avant l’arrivée du collaborateur pour éviter qu’il manque de quoi que ce soit (bureau, chaise, matériel informatique…) lors de sa prise de poste et pour faire en sorte qu’il se sente immédiatement à l’aise.

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2.     Pour s’assurer que l’équipe lui réservera le meilleur accueil possible

Des salariés au fait de l’arrivée d’un nouveau collaborateur se montreront certainement plus chaleureux et bienveillants qu’une équipe qui n’a pas été mise au courant. Une embauche cachée jusqu’au jour J à ceux qui côtoieront cette personne au quotidien peut être source de rivalités ou de jalousies, notamment si le poste était brigué en interne par un autre membre de l’équipe. La transparence est donc de mise !

Cela permettra également aux futurs collègues de la nouvelle recrue d’organiser leur emploi du temps afin d’être disponibles pour la former en fonction de ses besoins.

3.     Pour faciliter l’intégration du nouveau collaborateur

Selon une étude publiée en 2013 par l’Observatoire du SIRH, 20% des nouveaux arrivants dans une entreprise avaient envie de la quitter dès le premier jour, en raison d’un accueil défectueux sur le plan humain, administratif ou matériel. D’où l’importance d’anticiper avec soin les premiers pas du collaborateur dans l’entreprise.

Si le collaborateur se sent attendu par l’équipe, est salué par son prénom lors de son arrivée, reçoit un accueil souriant, sa phase d’intégration démarrera sous les meilleurs auspices !

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Comment et quand annoncer l’arrivée d’un nouveau salarié ?

Une réunion avec l’équipe concernée

Dès la promesse d’embauche signée, le manager peut organiser un brief avec son équipe pour lui expliquer quel sera précisément le rôle de ce nouveau collègue et la raison pour laquelle il a été recruté. Dans le cadre d’une petite entreprise, cette annonce peut être faite par le dirigeant, lui-même, ou un membre de l’équipe RH.

Vous pouvez mettre à profit les informations contenues dans la section « centres d’intérêt » du CV du futur collaborateur pour le présenter sous un angle plus personnel.

Une communication interne à l’ensemble des collaborateurs

Une à deux semaines avant le jour J, pensez à envoyer un mail à l’ensemble de vos collaborateurs ou à publier un post sur le réseau social d’entreprise pour présenter brièvement le nouvel arrivant.

Parmi les informations à mentionner : son nom et son prénom, le jour de son arrivée, le poste qu’il occupera, le service qu’il rejoindra, ses missions principales et les personnes et services avec lesquels il sera amené à travailler.

Vous pouvez aussi enrichir la mosaïque de photos de vos collaborateurs affichée dans l’entreprise ou bien le trombinoscope numérique avec un portrait de la nouvelle recrue.

Organiser un événement de pré-boarding

Enfin, il peut être judicieux de planifier un événement de pré-boarding, moins officiel que le premier jour, pour que la personne rencontre ses futurs collègues. Qu’il s’agisse d’un repas au restaurant ou d’un pique-nique où chacun apporte sa spécialité culinaire, ce moment de convivialité détendu sera certainement apprécié par le salarié.

Si cet événement se déroule au sein de vos locaux, il sera l’occasion pour le nouvel arrivant de se familiariser avec les bureaux et, sans doute, de moins appréhender le premier jour de travail effectif chez son nouvel employeur.

Bienvenue à tous les nouveaux et bonne rentrée à tous !

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Par Maïté Hellio

Reporter tout terrain et pianiste, aime quand les mots et les notes sonnent juste !

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