Vérification de références : les 10 erreurs à éviter absolument
Contacter un ancien employeur sans prévenir, poser les mauvaises questions, se fier à un seul avis… Voici les 10 erreurs qui fragilisent vos prises de références.
La vérification de références a l’air simple. Un appel à un ancien manager du candidat qui a votre préférence, quelques questions, et le dossier est bouclé. Et pourtant, c’est souvent à cette étape que des erreurs se glissent : erreurs légales, qui exposent votre entreprise à des sanctions réelles, ou erreurs méthodologiques, qui biaisent votre jugement au moment où vous en avez le moins besoin. Voici les dix pièges les plus fréquents, et ce que vous pouvez faire pour les éviter.
1. Contacter un ancien employeur sans l’accord du candidat
C’est l’erreur la plus grave, et l’une des plus courantes. Appeler un référent sans avoir prévenu le candidat constitue une violation du Code du travail. L’article L.1221-8 est explicite : le candidat doit être « expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard ». L’article L.1221-9 complète ce cadre : « aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. »
La Cnil précise que le recueil de références auprès de l’environnement professionnel du candidat est autorisé dès lors que l’intéressé en a été préalablement informé. Une information verbale ne suffit pas. Vous devez obtenir un consentement écrit, dans lequel sont précisés les noms des personnes contactées, les informations que vous souhaitez vérifier et la durée de conservation des données recueillies. En cas de manquement, les sanctions peuvent atteindre 20 millions d’euros d’amende ou 4 % de votre chiffre d’affaires annuel mondial.
2. Lancer la vérification trop tôt dans le process
Prendre des références dès les premiers entretiens est une erreur de timing. D’abord, parce que vous mobilisez des référents pour des candidats qui n’intègreront peut-être pas votre shortlist. Ensuite, parce que vous prenez le risque de signaler à leur employeur actuel une démarche qu’ils ignoraient. Ce type de situation détériore la relation de confiance avec le candidat avant même que la décision soit prise.
La vérification de références trouve sa place en fin de processus, une fois que vous avez identifié un ou deux finalistes. C’est à ce stade que l’effort se justifie et que les informations recueillies pèsent vraiment dans la décision.
3. Improviser les questions au lieu de préparer une trame
Appeler un référent sans préparation, c’est prendre le risque de passer à côté de l’essentiel. Sans trame, la conversation dérive souvent vers des généralités, et vous raccrochez avec des impressions plutôt qu’avec des informations vérifiables.
« Je fais systématiquement une trame : je pose quatre ou cinq questions maximum, pour vérifier une ou deux compétences clés recherchées, et je demande toujours des exemples, raconte Carina Almeida, RPO Project Director au sein du cabinet Solantis. Je finis toujours par : « Avez-vous des éléments à ajouter ? » La réponse est généralement très intéressante parce que le contact aborde des points auxquels je n’aurais pas forcément pensé et qui ne sont parfois pas tant des détails que ça. »
Une trame de quatre à cinq questions ciblées sur les compétences clés du poste est largement suffisante. Privilégiez les questions ouvertes, qui appellent des exemples concrets, ce qui vous sera bien plus utile qu’avec des questions fermées.
4. Poser des questions sur la vie privée du candidat
La vérification de références n’est pas une enquête de moralité. Les questions posées au référent sont soumises aux mêmes règles que celles posées au candidat lors de l’entretien. L’article L.1221-6 du Code du travail est clair : les informations demandées « ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles ». Tout ce qui touche à la vie familiale, à la santé, aux opinions politiques ou aux convictions religieuses est interdit.
En pratique, cela signifie que vos questions doivent porter sur des faits professionnels vérifiables : durée dans le poste, missions réellement exercées, résultats obtenus, mode de collaboration avec l’équipe. Rien d’autre.
5. Se contenter d’un seul référent
Un avis unique risque d’être partial. En fonction de la qualité de la relation que le candidat avait avec le référent que vous contactez, les circonstances de son départ ou encore les dynamiques internes de son entreprise, le témoignage que vous recueillez ne sera pas le même.
Pour éviter ça, croisez deux ou trois référents récents ayant travaillé directement avec le candidat dans des contextes proches du poste à pourvoir. Cela vous donnera une image plus fidèle. Et si l’un des référents que vous a donnés le candidat n’est pas disponible, demandez-lui d’en proposer un autre plutôt que de renoncer à ce recoupement.
6. Mal choisir ses référents
Tous les référents ne se valent pas. Un ancien collègue de même niveau hiérarchique n’a pas le même angle de vue qu’un manager direct. Un référent d’une expérience vieille de dix ans ne peut pas témoigner de la façon dont le candidat travaille aujourd’hui. Un client ou un fournisseur peut apporter un éclairage complémentaire, mais ne remplace pas la parole d’un supérieur hiérarchique qui a piloté le candidat au quotidien.
Ciblez en priorité les managers directs des deux ou trois dernières expériences. Si le candidat propose uniquement des pairs ou des contacts très anciens, c’est une information en soi, qui mérite d’être creusée avec lui.
7. Traiter la prise de références comme une formalité
La vérification de références n’est pas un tampon de validation en fin de process. Utilisée à bon escient, dans des situations précises, elle peut lever un doute, confirmer une impression ou révéler un point que les entretiens n’ont pas éclairé.
« La prise de références reste un outil, qui ne doit pas, selon moi, être systématique. Il peut venir apporter un complément d’informations dans des situations très précises et avec des questions très spécifiques », tempère Sonia Cardoso, fondatrice du cabinet SC Talent.
Pendant votre échange avec le référent, soyez attentif à ce qui n’est pas dit. Les hésitations, les silences, les formulations vagues ou l’enthousiasme excessif sont autant de signaux à noter. Un référent qui répond à chaque question par des généralités sans exemples concrets mérite qu’on insiste.
8. Ne pas croiser les références avec le reste du process
La vérification de références est un outil parmi d’autres. Elle ne remplace pas l’entretien, les tests éventuels ou l’analyse du parcours. Décider uniquement sur la base d’un retour de référent, qu’il soit positif ou négatif, expose à des biais importants.
Les informations recueillies auprès des référents prennent leur sens quand elles sont confrontées à ce que vous avez observé en entretien. Une compétence citée en entretien et confirmée par deux référents est une donnée solide. Un retour mitigé d’un seul référent sur un point que les entretiens ont validé ne doit pas suffire à tout remettre en question.
9. Oublier de faire un retour au candidat
Après une prise de références, le candidat attend un retour. Si les informations recueillies sont positives, lui dire permet de renforcer la relation de confiance et valorise la démarche. Si les retours sont plus mitigés, lui donner la parole avant de prendre une décision est une pratique à la fois éthique et utile : le candidat peut contextualiser un avis, expliquer une situation difficile ou corriger une incompréhension.
Pourtant, ce débrief est souvent négligé car perçu comme une étape chronophage, alors que c’est la marque d’un processus de recrutement rigoureux. Cela contribue aussi à votre image employeur auprès des profils que vous avez choisi de rencontrer.
10. Négliger la gestion des données collectées
Une fois la prise de références terminée, les informations recueillies restent des données personnelles soumises au RGPD. Cela signifie qu’elles doivent être accessibles uniquement aux membres de l’équipe de recrutement directement impliqués, stockées de manière sécurisée, et utilisées exclusivement dans le cadre du recrutement en cours.
Si le candidat n’est pas retenu, la Cnil recommande une conservation de deux ans maximum après le dernier contact, à condition que le candidat en ait été informé. Au-delà, les données doivent être supprimées ou anonymisées.
Ce qu'il faut préciser dans le formulaire de consentement
- Le nom, la fonction et les coordonnées de chaque référent contacté
- Les informations que vous souhaitez vérifier
- La durée de conservation des données recueillies
- Les personnes ayant accès à ces informations au sein de votre entreprise.
Les questions que vous vous posez peut-être encore
Peut-on contacter un référent qui n’est pas sur la liste fournie par le candidat ?
Non. Contacter un référent non mentionné par le candidat sans son accord constitue une violation du RGPD et du Code du travail. Vous pouvez demander au candidat d’élargir sa liste, mais vous ne pouvez pas prendre contact de votre propre chef avec des personnes qu’il n’a pas désignées.
Un candidat peut-il refuser la vérification de références ?
Oui. Le candidat est en droit de refuser. Ce refus ne peut pas être le seul motif d’un rejet de sa candidature, mais il peut être pris en compte dans votre évaluation globale, notamment pour les postes à forte responsabilité où cette étape est habituellement attendue.
Combien de temps peut-on conserver les informations recueillies lors d’une prise de références ?
La Cnil recommande une conservation de deux ans maximum après le dernier contact avec le candidat non retenu, à condition de l’en avoir informé. Au-delà, les données doivent être supprimées ou anonymisées. En cas d’embauche, elles peuvent être versées au dossier du salarié, sous réserve de l’en informer.
Peut-on faire une vérification de références par email plutôt que par téléphone ?
L’email est possible, mais moins riche. À l’oral, les hésitations et les silences sont des informations que l’écrit ne restitue pas. L’email peut servir à prendre rendez-vous pour un échange téléphonique, ou à garder une trace écrite des éléments échangés. Les deux canaux se complètent.
Faut-il faire une vérification de références pour tous les recrutements ?
Non. La prise de références est particulièrement utile pour les postes à forte responsabilité, les recrutements sur des compétences difficiles à évaluer en entretien, ou lorsqu’une zone d’ombre subsiste après le processus de sélection. La systématiser pour chaque recrutement alourdit le processus de façon disproportionnée.
