6 conseils pour réussir vos onboarding au cœur de l’été 

Accueillir un nouveau collaborateur en plein été implique parfois une organisation différente. En particulier si une partie de son équipe, son manager ou son référent RH est en congés.

1. Garder un parcours d’onboarding identique au reste de l’année

La tentation existe d’alléger le programme d’intégration en été, en misant sur le calme ambiant. Mais, pour Florian Nourry, chargé RH chez Hellowork, « l’idéal est de garder le même process toute l’année, que le salarié arrive en mars ou en août. L’objectif est que tous les nouveaux salariés aient le même niveau d’information. » Conserver un parcours d’intégration structuré, identique toute l’année, évite de créer une inégalité de traitement dans l’intégration de vos collaborateurs.

2. Anticiper l’arrivée plusieurs semaines avant l’été

L’été peut réduire votre marge de manœuvre, si une partie de l’équipe ou les personnes chargées de préparer le poste de travail sont absents le jour J. « Chez Hellowork, une arrivée prévue fin août se prépare dès la fin juin : vérification des jours de congés pris par le manager, préparation bien en amont du matériel informatique et des badges d’accès, planification des points RH et IT en fonction des personnes présentes au bureau… », explique Florian Nourry.

Les deux chargés RH veillent à ne jamais poser leurs congés en même temps pour assurer la continuité du service RH. « Le fait que notre processus d’onboarding soit bien structuré permet de passer facilement le relais. Lorsque l’un est absent, l’autre peut sans problème assurer les présentations d’arrivée, répondre aux questions ou encore suivre les rapports d’étonnement », liste Lisa Milbéo, également chargée RH chez Hellowork. Une présence est également garantie en permanence du côté du service informatique.

3. Communiquer en toute transparence sur les absences éventuelles

« Avant de partir en vacances, j’envoie un mail pour informer les personnes qui arrivent en septembre de mon absence. Je leur dis que s’ils ont des questions, c’est Florian qui prend le relais et je communique ses coordonnées », précise Lisa Milbéo. Les RH prennent également le temps d’envoyer un dernier message de préboarding au manager avant son propre départ en congés, pour qu’il puisse l’envoyer dans les temps à la nouvelle recrue.

4. Sécuriser un référent présent le jour de l’arrivée

La date d’arrivée se fixe généralement d’un commun accord entre le manager et le salarié. « Le mieux, c’est que le manager soit là, confirme Lisa Milbéo. Si on sait que le manager ne sera pas présent, il faut prévenir le collaborateur en amont pour qu’il ne soit pas surpris. L’onboarding peut se faire sans lui, mais il faut alors désigner un référent. » Cette transparence désamorce une partie du stress lié à une arrivée dans un contexte inhabituel. Même en prenant cette précaution, un imprévu de dernière minute reste toujours possible. « Exceptionnellement, on peut alors proposer au candidat de décaler son arrivée d’un jour ou deux », précise Florian Nourry.

5. Créer des liens avec l’équipe avant l’arrivée officielle

Lisa Milbéo encourage à provoquer les premiers contacts avant même la date d’arrivée. « Le manager peut proposer au futur collaborateur, avant son premier jour de travail, de venir déjeuner avec l’équipe fin juin ou début juillet, quand les équipes sont encore présentes. » L’été est particulièrement propice à l’organisation de moment de convivialité, auxquels les nouveaux collaborateurs peuvent être associés, même en amont de leur prise de poste. « On propose aux personnes qui arrivent plus tard, au cours de l’été, de participer à des évènements internes à la société. Ça permet de faire connaissance dans un cadre moins formel », souligne Florian Nourry.

6. Anticiper le volet administratif pour limiter le stress de l’arrivée

Florian Nourry recommande de respecter, si possible, un délai minimal entre le recrutement et la prise de poste : « L’idéal est de laisser un délai de 3 ou 4 semaines, entre la validation du recrutement et l’arrivée du collaborateur, afin de préparer au mieux son arrivée. C’est à ce moment que nous pouvons lui envoyer les éléments contractuels et d’intégration. »

Une arrivée dans une nouvelle entreprise reste un moment qui peut être source de stress. Plus les informations circulent tôt, mieux le collaborateur se sent préparé.

Plusieurs éléments gagnent à être transmis aux RH avant le premier jour :

• l’abonnement de transport pour la prise en charge de la partie employeur ;

• le souhait ou non de titres-restaurant, avec la commande de la carte associée ;

• des informations relatives à la paie ou à la mutuelle.

Enfin, l’été présente également des avantages pour votre organisation RH. « La période estivale étant plus calme, cela nous permet de mettre à jour toutes nos présentations RH, mais aussi de revoir et digitaliser nos process », constate Florian Nourry. « L’été dernier, nous avons justement pris le temps de retravailler notre présentation d’onboarding, pour y ajouter des informations essentielles, ou encore en simplifier d’autres… », complète Lisa Milbéo.

En définitive, assurez-vous que vous communiquez bien auprès du futur collaborateur, que son arrivée est bien anticipée par tous les acteurs impliqués dans le process et que la personne sera entourée. Cela permettra à vos onboarding de juillet/août d’être des succès !