Recrutement : nos modèles de message à envoyer à chaque étape
Bien communiquer avec vos candidats tout au long du processus de recrutement est essentiel. Voici nos modèles de message à envoyer pour entretenir le lien avec efficacité.
Accuser réception d’une candidature, inviter le candidat à un premier entretien, lui faire des feedbacks, annoncer un refus ou à l’inverse lui envoyer une proposition d’embauche… A chaque étape du recrutement, il est primordial de bien communiquer avec ses candidats. C’est un levier stratégique pour attirer les meilleurs profils, les maintenir engagés tout au long du processus et, in fine, les convaincre de vous rejoindre.
Pourtant, 50% des candidats disent ne jamais recevoir de réponse lorsqu’ils ne sont pas retenus, selon notre dernière enquête Hellowork*. 93% d’entre eux jugent aussi important de connaître les différentes étapes du processus de recrutement ainsi que le contenu des entretiens qui les attendent. Mais seulement 37% des entreprises l’indiquent systématiquement dans leurs offres.
Il existe donc un décalage entre les attentes des candidats et les pratiques de nombreux recruteurs alors que chaque point de contact doit être l’occasion pour vous de faire bonne impression, de rassurer, de maintenir l’intérêt et de renforcer votre marque employeur. De la réception du CV jusqu’à l’arrivée du nouveau collaborateur, voici ce que vous pouvez dire aux candidats pour optimiser votre communication et leur offrir une expérience de qualité.
Accusez réception de chaque candidature reçue
Le premier contact après l’envoi d’une candidature est déterminant. Un candidat qui ne reçoit aucune confirmation se demande si son CV est bien arrivé, si votre entreprise est sérieuse, si son profil sera étudié. Ne le laissez pas dans le doute.
Objectif de cette communication
Rassurer le candidat sur la bonne réception de sa candidature et lui donner de la visibilité sur la suite du processus.
Ce qu’attend le candidat à cette étape
Une réponse rapide (idéalement sous 48 heures), la confirmation que sa candidature a été prise en compte ainsi que des informations sur les prochaines étapes et les délais.
Exemple de message d’accusé de réception
Bonjour [Prénom],
Nous avons bien reçu votre candidature pour le poste de [intitulé du poste] et nous vous en remercions.
Votre profil va être étudié par notre équipe dans les prochains jours. Voici les étapes de notre processus de recrutement :
– Étude des candidatures : jusqu’au [date]
– Préqualification téléphonique pour les profils retenus : semaine du [date]
– Entretien avec le manager : semaine du [date]
– Décision finale : avant le [date]
Nous vous tiendrons informé de la suite donnée à votre candidature, quelle qu’elle soit, d’ici le [date].
Bien cordialement,
[Signature]
Les erreurs fréquentes à éviter :
- envoyer un accusé de réception trop générique et impersonnel, qui donne l’impression d’un message automatisé sans valeur ajoutée
- ne pas préciser de délai de réponse, ce qui laisse le candidat dans l’incertitude
- oublier de mentionner les étapes du processus
- accuser réception plusieurs jours après l’envoi de la candidature
Au moment de la préqualification ou du premier entretien, invitez et préparez le candidat
Une fois la première sélection effectuée, vous devez contacter les candidats retenus pour les convier à une préqualification téléphonique ou à un premier entretien. Cette invitation doit être claire, complète et faciliter l’organisation du candidat.
Objectif de cette communication
Fixer un rendez-vous dans de bonnes conditions et permettre au candidat de se préparer efficacement.
Ce qu’attend le candidat à cette étape
Des informations pratiques précises (date, heure, lieu ou lien visio, durée, personnes présentes), des éléments sur le contenu de l’échange et, si possible, des conseils pour se préparer.
Exemple de message d’invitation à un premier entretien
Bonjour [Prénom],
Votre candidature pour le poste de [intitulé] a retenu notre attention. Nous souhaitons vous rencontrer pour échanger sur votre parcours et vous présenter plus en détail le poste et notre entreprise.
Nous vous proposons un entretien le [jour] à [heure] dans nos locaux situés au [adresse]. La durée prévue est d’environ [durée]. Vous serez reçu par [nom et fonction].
Lors de cet échange, nous aborderons votre expérience, vos motivations et les missions que vous seriez amené à remplir. N’hésitez pas à préparer vos questions sur l’équipe, l’organisation ou tout autre sujet qui vous intéresse.
Merci de confirmer votre disponibilité d’ici le [date]. Si ce créneau ne vous convient pas, nous pouvons vous proposer d’autres options.
À très bientôt,
[Signature]
Pour une préqualification téléphonique, précisez qu’il s’agit d’un échange téléphonique de 10 à 30 minutes et demandez au candidat de vous indiquer ses disponibilités sur plusieurs créneaux. Envoyez-lui ensuite un rappel la veille du rendez-vous pour limiter les risques de no-show.
Bon à savoir : Assurez-vous que le candidat est dans de bonnes conditions pour échanger avec vous lors d’un appel téléphonique : au calme, disponible, à l’abri d’oreilles indiscrètes. Un simple SMS ou mail la veille pour confirmer le rendez-vous peut faire toute la différence.
Entre deux étapes du processus, maintenez le lien et gérez les délais
Le processus de recrutement s’étale parfois sur plusieurs semaines. Entre deux entretiens, pendant l’étude des candidatures ou lorsque des imprévus rallongent les délais, il est essentiel de maintenir le contact avec vos candidats. Le silence est votre ennemi : il génère de l’anxiété, de la frustration et pousse les talents à accepter d’autres opportunités.
Objectif de cette communication
Rassurer le candidat sur l’avancée de son dossier, maintenir son engagement et éviter le ghosting.
Ce qu’attend le candidat à cette étape
de la transparence sur les raisons du délai, une nouvelle estimation de la date de réponse, la confirmation que sa candidature est toujours active.
Exemple de message pour maintenir le lien entre deux étapes
Bonjour [Prénom],
Je reviens vers vous concernant votre candidature pour le poste de [intitulé].
Nous sommes actuellement en train de finaliser les derniers entretiens avec l’ensemble des candidats. Le processus prend un peu plus de temps que prévu en raison de [raison : disponibilité du manager, nombre de candidatures, étape supplémentaire…].
Votre profil nous intéresse toujours et nous souhaitons poursuivre notre réflexion. Nous vous tiendrons informé de notre décision d’ici le [nouvelle date].
Merci pour votre patience et votre compréhension.
Bien cordialement,
[Signature]
Les erreurs fréquentes à éviter :
- laisser passer plusieurs semaines sans nouvelles
- ne pas justifier les retards ou l’allongement des délais
- donner l’impression que le candidat est oublié ou relégué en liste d’attente sans explication
- annoncer des délais irréalistes que vous ne pourrez pas tenir
Vous pouvez utiliser votre ATS pour programmer l’envoi de messages de suivi et automatiser certaines relances, tout en personnalisant le contenu pour chaque candidat. L’ATS Buddi by hellowork propose ces fonctionnalités pour vous aider à maintenir le lien avec vos candidats tout au long du processus de recrutement.
Après l’entretien, faites un retour et annoncez la suite
À l’issue d’un entretien, le candidat attend un retour. Même s’il ne connaît pas encore votre décision finale, un feedback immédiat sur l’échange renforce son sentiment d’être considéré et maintient sa motivation.
Objectif de cette communication
Remercier le candidat pour le temps accordé, lui donner des premiers éléments de feedback et clarifier les prochaines étapes.
Ce qu’attend le candidat à cette étape
Un retour rapide (idéalement dans les 48 heures), des informations sur la suite du processus, un feedback même partiel sur l’échange qui a eu lieu.
Exemple de message pour un candidat toujours en lice
Bonjour [Prénom],
Merci d’avoir pris le temps d’échanger avec nous hier. Votre parcours et votre vision du poste nous ont beaucoup intéressés, notamment [mentionner un point précis : votre expérience sur tel projet, votre approche de telle problématique…].
Nous poursuivons les entretiens avec les derniers candidats cette semaine. La prochaine étape pour vous serait [préciser : un second entretien avec la direction, un test technique, une mise en situation…]. Nous vous confirmerons notre décision et les modalités d’ici le [date].
N’hésitez pas si vous avez des questions entre-temps.
Bien cordialement,
[Signature]
Ce type de message montre que vous avez été attentif pendant l’échange, que vous valorisez le candidat et que vous le tenez informé. Même si la décision n’est pas encore prise, vous entretenez la relation.
Comment annoncer un refus de manière constructive ?
Annoncer un refus est l’un des moments les plus délicats de la communication avec un candidat. Pourtant, c’est aussi l’un des plus importants pour préserver votre marque employeur. Un refus bien formulé laisse une bonne impression et maintient la porte ouverte pour de futures opportunités.
Objectif de cette communication
Informer le candidat de votre décision de manière respectueuse, lui donner des éléments de feedback constructifs et préserver la relation.
Ce qu’attend le candidat à cette étape
Une réponse personnalisée (pas un message générique), des arguments objectifs expliquant le refus, des conseils pour progresser.
Exemple de message de refus après un entretien
Bonjour [Prénom],
Nous avons finalisé notre processus de recrutement pour le poste de [intitulé] et nous avons le regret de vous informer que nous ne pourrons pas donner suite à votre candidature.
Cette décision a été difficile à prendre car votre profil présentait de réels atouts, notamment [mentionner un point positif : votre maîtrise de tel outil, votre expérience dans tel secteur…]. Cependant, nous avons retenu un candidat dont l’expérience sur [préciser le critère déterminant : la gestion d’équipe, tel type de projet, telle compétence technique…] correspondait davantage à nos besoins immédiats.
Nous vous encourageons vivement à postuler à nouveau si d’autres opportunités correspondant à votre profil se présentent au sein de notre entreprise. Nous conservons votre profil dans notre base de données.
Nous vous souhaitons plein succès dans vos recherches.
Bien cordialement,
[Signature]
Les erreurs fréquentes à éviter :
- ne jamais répondre aux candidats non retenus
- envoyer un message générique automatisé après un entretien approfondi
- ne donner aucune explication sur les raisons du refus
- formuler le refus de manière floue ou donner de faux espoirs (« nous gardons votre CV » sans réelle intention)
- adopter un ton sec ou impersonnel
Le conseil de Helloworkplace
Pour les candidats ayant passé plusieurs entretiens, privilégiez un appel téléphonique pour annoncer le refus avant d’envoyer un mail récapitulatif. Cela montre du respect pour le temps et l’énergie investis par le candidat dans votre processus.
Après la décision finale, annoncez l’embauche et préparez l’arrivée
L’annonce de l’embauche est le moment le plus positif de votre communication avec un candidat. Mais attention : cette étape ne marque pas la fin de vos échanges. Au contraire, elle inaugure une nouvelle phase où vous devez accompagner le futur collaborateur jusqu’à son arrivée effective dans l’entreprise.
Objectif de cette communication
Transmettre l’enthousiasme, formaliser l’offre, donner les informations contractuelles et préparer la prise de poste.
Ce qu’attend le candidat à cette étape
Une annonce claire et chaleureuse, les détails contractuels (salaire, date de début, conditions), les prochaines étapes administratives.
Exemple d’annonce d’embauche par téléphone (à confirmer par mail)
Bonjour [Prénom], j’ai une excellente nouvelle à vous annoncer : nous souhaitons vous proposer le poste de [intitulé] ! Votre profil, votre expérience et les échanges que nous avons eus nous ont convaincus que vous êtes la bonne personne pour rejoindre notre équipe.
Je vous envoie dans la journée un mail avec tous les détails de notre proposition : salaire, date de début, conditions contractuelles. Prenez le temps de le consulter et n’hésitez pas à me contacter si vous avez la moindre question. Nous sommes vraiment ravis de vous accueillir parmi nous !
Exemple de mail de confirmation
Bonjour [Prénom],
Comme convenu lors de notre échange téléphonique, je vous confirme notre proposition pour le poste de [intitulé] au sein de [entreprise].
Voici les conditions de votre future collaboration :
– Poste : [intitulé] – Date de début : [date]
– Type de contrat : [CDI/CDD]
– Rémunération : [montant] euros brut mensuel
– Avantages : [tickets restaurant, télétravail, mutuelle…]
Vous recevrez prochainement votre promesse d’embauche par mail [ou par courrier]. En attendant, merci de me confirmer votre acceptation de cette offre d’ici le [date].
Une semaine avant votre arrivée, je vous transmettrai toutes les informations pratiques pour votre premier jour (programme, horaires, accès, personnes à rencontrer…).
Toute l’équipe se réjouit de vous accueillir !
Bien cordialement,
[Signature]
Bon à savoir : Entre l’annonce de l’embauche et le premier jour, maintenez le contact avec votre futur collaborateur. Une semaine avant son arrivée, envoyez-lui un mail détaillant le programme de sa première journée, l’adresse précise, les horaires, les informations de stationnement ou de transports en commun. Ce geste facilite l’intégration et réduit le stress du premier jour.
*enquête Hellowork « IA, Gen Z, transparence : ces défis qui attendent candidats et recruteurs en 2026 », menée auprès de 2 247 candidats et 489 recruteurs, interrogés du 7 avril au 21 mai 2025.
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